Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Состав и правила оформления реквизитов

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет его формуляр. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым. При создании унифицированной системы документации разрабатывается формуляр-образец, который должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы.

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России) от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает:

  • ? состав реквизитов документов;
  • ? требования к оформлению реквизитов документов;
  • ? требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В ГОСТ Р 6.30—2003 для системы ОРД установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 01 — 17), содержательную (реквизиты 18—21), оформляющую (22—30).

Реквизиты 01 — 14 заголовочной части могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение).

Реквизит 01 — Государственный герб Российской Федерации

На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. № 52 (ч. I). Ст. 5021).

Реквизит 02 — герб субъекта Российской Федерации

Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Федерации (конституциями, законами, уставами и др.).

Реквизит 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом организации (положением об организации).

Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 — код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, вьщаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 — идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 — код формы документа

Код формы документа проставляют по ОКУД.

Реквизит 08 — наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09 — справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя:

  • ? почтовый адрес (указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами);
  • ? номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные.

Реквизит 10 — наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом организации (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа — обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма.

Реквизит 11 — дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 05.06.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 5 июня 2008 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.06.05. Последний вариант оформления даты соответствует традициям европейских стран и закреплен в международных стандартах.

Реквизит 12 — регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит 14 — место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Реквизит 15 — адресат

В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО «Атмосфера»

В.А. Ладынину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Алтайского края

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома «Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо направляется в организацию, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Если документ направляется физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Реквизит 16 — гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов Дата

В реквизите «Гриф утверждения документа» допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров от 05.04.2009 № 14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов.

Реквизит 17 — резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2009

Личная подпись

Дата

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 18 — заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на следующие вопросы:

о чем? (о ком?) (например: Приказ о создании аттестационной комиссии);

чего? (кого?) (например: Должностная инструкция ведущего эксперта).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Реквизит 19 — отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит 20 — текст документа

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк следует согласовывать с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы необходимо пронумеровать и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Не рекомендуется в таблице использовать самостоятельную графу «Номер по порядку», применять диагональное деление строк, проставлять номер непосредственно перед числовыми значениями величин.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст излагается именно в указанной последовательности, то это прямой порядок построения текста документа (расположения его логических элементов). Для облегчения восприятия информации возможно начинать изложение текста в документе с заключительной части (заключения), т.е. с существа вопроса, а затем подкреплять обоснованиями. В этом случае мы имеем дело с обратным порядком построения текста документа.

По характеру содержания заключения бывают активными и пассивными (описательными). Активные заключения в свою очередь подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресата побуждают к определенным действиям («разработайте», «примените», «о проделанной работе сообщите»), в косвенном активном — действие возможно или ожидается («возможен выход из строя», «примите меры»). Прямое активное заключение характерно для приказов, протоколов, писем, телеграмм; косвенное — для договоров, инструкций, положений.

Количество и расположение логических элементов зависят от управленческой ситуации, вызвавшей создание документа.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

  • ? от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
  • ? от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
  • ? от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

  • ? краткость и точность изложения информации;
  • ? исключение двоякого толкования;
  • ? объективность и достоверность информации;
  • ? составление по возможности простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
  • ? широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций;
  • ? структурирование текста документа, деление его на смысловые части (логические элементы).

Реквизит 21 — отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №...» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать эту запись, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом документе (например, сопроводительном письме) после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

Опись подписывается составителем и датируется. В документе (сопроводительном письме) делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Реквизит 22 — подпись

В состав реквизита «Подпись» входят:

  • ? наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);
  • ? личная подпись;
  • ? расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

или на бланке

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

В практике оформления документов часто проставляют косую черту или предлог «за» перед наименованием должности руководителя — это означает, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, поскольку нарушает юридическую силу документа. Документ может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя.

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок) по усмотрению организации может быть использовано факсимиле.

Законодательно установлен порядок удостоверения документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридическая сила таких документов удостоверяется электронной цифровой подписью.

Реквизит 23 — гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

или

Реквизит 24 — визы согласования документа

Согласование документа (как правило, в пределах одной организации) оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

Этот реквизит используют и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Реквизит 25 — оттиск печати

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Печати делятся на гербовые и простые. В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой.

ГОСТ Р 6.30—2003 не содержит прямого указания по поводу того, как правильно расположить оттиск печати на документе. Однако представляется очевидным, что печать не должна закрывать личную подпись руководителя, затрудняя ее восприятие. В связи с этим рекомендуется проставлять оттиск печати таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и начало его личной подписи.

Реквизит 26 — отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  • ? заверительную надпись: «Верно»;
  • ? должность лица, заверившего копию;
  • ? личную подпись;
  • ? расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • ? дату заверения.

Например:

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Реквизит 27 — отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Реквизит 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

  • ? ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»;
  • ? номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит 29 — отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Отметку о поступлении документа в организацию допускается проставлять в виде штампа.

В регистрационный штамп входят:

наименование организации — получателя документа;

место для даты поступления;

место для регистрационного номера:

При отсутствии такого штампа от руки пишутся порядковый номер и дата поступления документа.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30 — идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >