Автоматизация торговли: значение, преимущества, основы построения автоматизированных систем и автоматизированных рабочих мест

Автоматизация торговли - это внедрение в торговый бизнес- процесс торгового оборудования и программных продуктов для повышения эффективности работы предприятия и получения актуальных отчетов. Автоматизация торговли позволяет отслеживать движение товаров и денежных средств, следить за остатками товара.

Автоматизация торговли сводится к трем основным задачам: ускоряет работу с клиентом, строит отчеты по движению товаров и упрощает процесс инвентаризаций.

История автоматизации торговли в России началась в 1975 году. Ее появление связано с Универмагами. Хотя кассу изобрели в 1884, в СССР только в 70-е гг. 20 в. в магазинах начали организовывать продажи из разных отделов через одну кассу. Это и было начало автоматизации. До этого касса стояла у каждого прилавка, или ее не было вовсе. Калькуляторов не было (они появились только через пять лет), касса тоже не умела проводить вычисления больше чем сумма покупок по чеку. Продавцы вели расчеты на счетах, а бухгалтера на машинках Феликс, которые выпускались вплоть до 1975 года. Необходимость процесса автоматизации торговли в Республике Беларусь была установлена законодательными актами более 40 лет назад - в 1972 году было принято постановление Совета Министров Белорусской ССР «О некоторых мерах по улучшению торговли и ее технической оснащенности» [381.

Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности и полноте информации, без которой немыслима эффективная торговля. Роль информации в торговле на современном этапе существенно изменилась. Информация приобрела преобразующий и определяющий характер. Рост объемов информации вызывает необходимость широкого использования информационных технологий в управлении торговлей.

Для того, чтобы покупатель мог найти тот товар, в котором он нуждается, в ближайшем магазине, необходимо, чтобы нужные товары всегда были в продаже во всех однотипных магазинах. Для этого требуется, чтобы разновидность товара ежедневно находилась под пристальным вниманием торговых работников данного магазина: сколько продали, сколько осталось, сколько должно поступить по прошлому заказу, сколько следует заказать сегодня, чтобы не было перебоев с продажей данной товарной разновидности. Управление торговым ассортиментом по каждой товарной разновидности на основе оперативной информации о покупательском спросе, а не на основе прошлогодних продаж, должно стать приоритетным направлением совершенствования современной ассортиментной политики любой торговой организации. Из этого следует, что основой построения более активной ассортиментной политики для определенной торговой системы является конечное звено торговли, в котором происходит непосредственный контакт с потребителем, и данная информация должна использоваться как ключевая при разработке ассортиментной политики для всех субъектов, участвующих в процессе продвижения ассортимента товаров к потребителю.

Необходимо подчеркнуть, что зафиксировать постоянно меняющиеся потребности населения на определенные товары с помощью традиционных методов оценки удовлетворенного и неудовлетворенного спроса сегодня становится все труднее. Покупатель под воздействием средств массовой информации и быстро развивающихся средств связи давно уже перестал быть тем покупателем, с которым сталкивалась торговля 10-20 лет назад, а методы учета и регистрации спроса в большинстве организаций торговли остались, по преимуществу, неизменными.

В Республике Беларусь современная вычислительная техника, к сожалению, не находит достаточного применения в такой важной сфере микроэкономики как торговля. Это связано с такими проблемами как:

  • 1. используемые программные продукты не всегда соответствуют возможностям торгового оборудования;
  • 2. недостаточная подготовка персонала по вопросам автоматизации торгово-технологических операций;
  • 3. отсутствие постоянного сопровождения фирмой- поставщиком программно-аппаратного комплекса, включающего техническую и консультационную поддержку работы системы, а также ее модернизацию;
  • 4. использование структурными подразделениями торговых организаций различных программных продуктов, а следовательно сложности координации их работы;
  • 5. недоверие и скептическое отношение руководства многих торговых организаций к идее перевода торгового процесса на автоматизированную основу.
  • 6. незнание того, на что следует обращать особое внимание при выборе ПО;
  • 7. невозможность присвоить одному товару несколько штриховых кодов (например, товар «жевательная резинка в ассортименте»);
  • 8. отсутствие должного внимания на поддержку программным обеспечением применяемого (или планируемого) торгового оборудования: фасовочных весов, принтеров и сканеров штрихового кода (ШК), терминалов сбора данных, кассовых аппаратов, устройств авторизации пластиковых карт и т.п.

В России в сфере автоматизации торговли также существует ряд проблем. Многие из них связаны с организацией взаимоотношений с клиентом, анализом данных и сокращением влияния человеческого фактора. Основные направления развития ИТ-инфраструктуры торговых предприятий в России следующие:

1. Освоение облачных технологий

Основное отличие «облачного» варианта автоматизации - это отсутствие сервера непосредственно у бизнеса. Интерес к «облаку» проявляют многие разработчики систем автоматизации. Готовый продукт отличается невысокой стоимостью эксплуатации и хорошо стандартизован. Он активно продвигается в среде малого бизнеса, не имеющего возможности тратить большие средства на традиционный вариант автоматизации. Кроме того, при таком подходе можно значительно сэкономить на специализированном торговом и кассовом оборудовании, так как подобные системы работают и с обычными недорогими ноутбуками или планшетами. Но остается потребность в сканерах штрихкодов, фискальных регистраторах и других устройствах.

2. Маркетинговые инструменты: программы лояльности, CRM- системы

Это направление связано с необходимостью удержания клиента ритейлером, которая особенно остро стоит в условиях кризиса в экономике.

«Маркетинговые» блоки все чаще включаются в типовые решения: системы ERP (управление ресурсами предприятия) и CRM (управление взаимоотношения с клиентами). Маркетинговые инструменты присутствуют и в «облачных» сервисах. При этом, вендоры прогнозируют, что в будущем внимание ритейла будет приковано не к простым попыткам повысить лояльность, а к изучению клиента.

3. Омниканальность ритейла

Под омниканальностью понимается продажа не по одному каналу (традиционная розница), а по максимальному их количеству (интернет-магазины, горячие линии, социальные сети). Успешная стратегия - дать возможность клиенту пользоваться любым из каналов на каждой стадии покупки. Оценка и выбор товара, получение и оплата упрощаются, обеспечивается возможность моментального переключения между ними.

Система автоматизации сама по себе недостаточна для введения омниканальности, хотя и необходима для нее. Работа по развитию каналов продаж требует значительной работы и пересмотра бизнес- модели в целом. Спрос на развитие разных каналов торговли присутствует на всех уровнях бизнеса.

4. Системы самообслуживания

В области взаимодействия с конечным клиентом набирают популярность системы самообслуживания - подобные кассы уже можно встретить в некоторых крупных супермаркетах. Несмотря на значительную стоимость оборудования и установки, спрос на них достаточно стабильно растет.

5. Снижение роли человеческого фактора: М2М (М2М решения, Machine to Machine)

Человеческий фактор многие называют главным «узким местом» систем автоматизации. Это касается не только готовности тех людей, которые должны взаимодействовать с клиентом, осваивать новые технологии и ПО. Речь часто идет также о том, что не все предприниматели готовы к внедрению систем автоматизации, не всегда этот процесс организуется корректно. Идея тренда М2М - это сократить нагрузку на людей и снизить влияние человеческого фактора.

6. Инструменты класса Big Data

Все больше внимания уделяется так называемым «большим данным» и тесно связанной с ними бизнес-аналитике (BI). Потенциально большие данные несут в себе значительную выгоду для ритейла, так как содержат большое количество информации о клиенте и его поведении.

С «большими данными» связано несколько проблем - например, хранение (требуется значительный объем компьютерной памяти) и вопросы обработки (именно этим занимается бизнес-аналитика в сегментах, ориентированных на практику) - «большие данные» поступают со скоростью большей, чем способен обработать человек без специализированных и довольно сложных программных средств.

7. Аналитика на основе беспроводных сетей

В торговле можно анализировать не только чеки. Интересная технология - аналитика данных, полученных с помощью беспроводных сетей, доступная, в том числе, небольшому бизнесу.

Многие ритейлеры рассматривают и внедряют беспроводные технологии, позволяющие анализировать покупательские предпочтения, трафик клиентов, строить тепловые карты. На основе программноаппаратных платформ, предоставляемых вендорами, создаются публичные точки доступа и проводится первичная аналитика.

В России интерес к системам автоматизации имеет два основания - рыночное и нерыночное. Первое заключается в получении конкурентных преимуществ от внедрения системы автоматизации. Нерыночные стимулы для автоматизации бизнеса - это государственное регулирование. Основным из таких стимулов на сегодня является система Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС), созданная для контроля оборота алкоголя.

Для осуществления эффективной коммерческой деятельности торговым организациям необходима такая информационная база, которая бы содержала нужные оперативные и нормативные данные. Оперативные данные отражают текущее состояние коммерческой деятельности организации и требуют частого обновления в соответствии с реальной обстановкой. Поэтому эффективный учет и обработку поступающей информации в торговые организации можно осуществить лишь с помощью автоматизированной информационной системы.

Для повышения эффективности процесса управления ассортиментом товаров в торговой организации указанная автоматизированная система предоставляет следующие возможности:

  • • вести ежедневный учет количества и суммы реализации товара;
  • • знать какие товары и по какой цене пользуются наибольшим спросом, структуру остатков на складе и в торговом зале;
  • • отслеживать сроки годности товаров, прогнозировать темпы реализации товаров;
  • • облегчить процесс проведения переучетов;
  • • обеспечить строгий контроль и выявление случаев хищения товаров;
  • • повысить качество торгового обслуживания.

В направлении повышения эффективности коммерческой деятельности в целом система позволит:

  • • использовать принятую во всем мире систему маркировки товаров;
  • • повысить оперативность и достоверность учета товаров на складе и в торговом зале;
  • • планировать и своевременно платить налоги;
  • • использовать одновременно три модели учета: первую - для составления бухгалтерской отчетности, вторую - для составления отчетности в налоговую инспекцию, третью - для управленческого учета;
  • • получать отчетность по всем структурным подразделениям.

Оценка эффективности процесса автоматизации торговли это

достаточно сложный вопрос даже для специалистов. Дело в том, что эффект от применения системы автоматизации комплексный и имеет как экономическую составляющую, так и организационную, имиджевую и т.п., что также имеет большое значение для развития организации и что в деньгах, особенно в краткосрочной перспективе, посчитать трудно или вообще невозможно. Например, повышение оперативности и качества управления позволяет избежать дорогостоящих промахов и ошибок, сработать быстрее и эффективнее конкурентов. Следует также иметь в виду, что положительный эффект, как правило, проявляется не сразу, а спустя некоторое время. Например, рост культуры обслуживания приводит к повышению товарооборота и формированию положительного имиджа, что в свою очередь сказывается на рыночных позициях субъекта хозяйствования. Следует анализировать данные поставщиков ПО по итогам предыдущих внедрений или модельные оценки эффективности и сроков окупаемости системы. Необходимо также анализировать эффект от системы на каждом этапе ее внедрения и эксплуатации.

По оценкам специалистов на разработку и внедрение проекта комплексной автоматизации (охватывающей все подразделения организации и большинство задач выполняемых сотрудниками предприятия) необходимо будет потратить до 5% годового товарооборота торговой организации.

Но эти затраты могут быть достаточно быстро компенсированы, так как использование данных технологий позволяет повысить эффективность деятельности предприятия по следующим направлениям:

  • • снижение транспортно-заготовительных расходов до 60%;
  • • сокращение количества задержек с отгрузкой товаров до 45%;
  • • уменьшение страховых запасов до 40%;
  • • уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат до 30%;
  • • уменьшение складских площадей до 25%;
  • • увеличение оборачиваемости средств в расчетах до 30%;
  • • увеличение оборачиваемости товаров до 65%;
  • • увеличение количества поставок товаров точно в срок до 80%.

Основы построения автоматизированных систем в торговле

В широком понимании круг задач автоматизации включает в себя разработку, внедрение и использование множества систем: управления персоналом, наблюдения за покупателями, обработки и возврата тары, принятия решений и многие другие. При этом собственно учет занимает лишь небольшую часть торговой системы, а финансовый учет практически отделен от управления торговлей.

С точки зрения западной классификации ПО для автоматизации торговли делится на следующие виды [55 J:

  • • торговые системы центрального офиса (head-office);
  • • торговые системы магазина (back-office);
  • • кассовые программы (front-office).

Кассовые программы (front-office) позволяют организовать взаимодействие между торговым оборудованием, предназначенным для продажи товаров, и торговой системой магазина (back-office).

Структура автоматизации розничной торговой сети

Рисунок 2 Структура автоматизации розничной торговой сети

Кассовые программы могут обеспечивать передачу информации в торговую систему магазина двумя принципиально различающимися способами [55]:

  • • on-line. Данный способ работы означает, что кассовая программа в дискретные промежутки времени получает данные (целиком или только изменения) от торговой системы и помещает их на локальный диск кассового аппарата. При обслуживании продаж она пользуется только этими локальными данными. Также дискретно в торговую систему передаются результаты работы кассы. Обмен может проходить и через дискеты, модемную связь. Достоинством этого решения является надежность. Даже если произошел сбой локальной сети, кассовый аппарат продолжает работать;
  • • -ff-line. Этот способ применяется именно для оперативного получения в торговой системе данных о работе каждой кассы, мгновенного контроля остатков, резервирования товара, торговли со склада и т. п. В этом случае кассовая программа постоянно обменивается с торговой системой через локальную сеть.

Торговая система в магазине (back-office) занимается поддержанием ассортимента, заказами, управлением ценами и др. Торговую систему центрального офиса (head-office) можно рассматривать как логистическую. Она может быть оптовая и как розничная, распределяя товар и в собственные магазины, и сторонним организациям. Логистическая система может быть централизованной и децентрализованной в зависимости от того, кто делает заказ в дистрибьюторский центр. В случае когда предприятие состоит из одного магазина, его торговая система будет объединять функции магазина и центрального офиса.

Поддержка электронного торгового оборудования входит в штатный функциональный набор всех торговых систем. В таблице приведены основные виды электронных устройств используемых для автоматизации торговли на основе применения штрихового кодирования.

Основные виды электронных устройств используемых для автоматизации торговли на основе применения штрихового кодирования [55]

Вид оборудования

Функциональное назначение

POS-терминал, системный кассовый суммирующий аппарат

Поддержка всех функций продаж на кассовом узле (POS-узле), графический интерфейс, авторизация карточек, программы лояльности, мониторинг кассиров

Сканер штрих-кодов

Считывание штрих-кода товаров с целью передачи его в другие устройства

Терминал сбора данных

Проведение инвентаризаций товара в магазине и на складе

Принтер ценников

Печать ценников и плакатов с ценами

Принтер этикеток

Печать этикеток для весового и невесового товара

Весы с возможностью печати

Определение веса товара с возможностью печати этикетки

Check-out весы (с возможностью сканирования штрихкода)

Определение веса товара на кассовом узле

Весы самообслуживания с печатью

Взвешивание и этикетирование товаров самим покупателем

Наглядно функциональная схема автоматизации магазина (супермаркета) на основе применения штрихового кодирования и основные виды применяемых технических средств приведены на рисунке.

Вариант функциональной схемы автоматизации супермаркета [55]

Рисунок 3 Вариант функциональной схемы автоматизации супермаркета [55]

Данная система основана на современных компьютерных технологиях, одной из которых является использование электронного кассового терминала. Кассовые аппараты в торговом зале должны быть объединены в сеть с персональными компьютерами, которые могут быть установлены как у администратора магазина, так и на складах, в бухгалтерии, коммерческом отделе и т.д. При поступлении партии товаров на склад работники магазина с помощью сканера-карандаша вводят в компьютерную базу данных их штрих-код, количество, цену и иную информацию.

При поступлении на склад товаров без универсальных штрихкодов, на них наносят идентификационные ярлыки. Всеми кассовыми аппаратами управляет центральный компьютер, который формирует и пополняет прайс-лист каждой кассы (в него могут быть включены до 20 тысяч наименований товаров), а также получает отчет о продажах. Применение автоматизированной системы управления ассортиментом товаров на основе использования штрих-кода позволит повысить эффективность не только процесса управления ассортимента, но и коммерческой деятельности торговой организации.

Автоматизация розничных сетей имеет свои особенности. Функции автоматизированных систем напрямую засвистят от технологий, которые положены в их основу. Самые дорогие системы автоматизации позволяют следить за любым элементом торговой сети в реальном времени. Однако такой контроль нужен далеко не всегда.

Существуют три основных варианта организации передачи информации между отдельными элементами автоматизированной системы:

  • 1. Сеть построенная на основе оптоволоконных линий связи. В этом случае удается создать полностью онлайновую систему, когда центральный офис выполняет функцию магазина, а все магазины сети работают как его торговые секции. Такое решение имеет две отрицательных стороны. Первая - дороговизна оптоволоконных линий. По этой причине значительно удаленные друг от друга магазины зачастую объединять в сеть с помощью подобной технологии порой нерентабельно, так как создание и обслуживание оптоволоконных и радиоканалов достаточно дорого. Другой минус оптоволокна состоит в том, что если связь прервется, то остановится работа всей сети;
  • 2. Использование механизма репликации. Этот вариант недорогой, но скорость передачи данных невысокая. Репликация - это копирование изменений в таблицах базы данных и их пересылка на удаленные серверы. Недостатком репликации является наличие таких ситуаций, когда, например, новый товар уже поступил в систему удаленного магазина, а новой цены еще нет. Если требуется оперативный обмен информацией между офисом и магазинами, механизм репликации будет явно неудовлетворительным. Этот механизм уместно использовать в тех случаях, когда достаточно обмениваться информацией не чаще одного раза в день. Кроме того, следует предупредить, что в случае повреждения линии связи, сеть, работающая по принципу репликации, вынуждена простаивать;
  • 3. Связь на основе базы документов. Данный вариант передачи информации основан на том, что никаких изменений в магазине не может произойти, пока туда не пришел какой-либо новый документ из центрального офиса, то есть все виды связи между магазинами представляют собой пересылку одного или нескольких документов, а также полной информации по всем содержащимся в них товарам. Надежность системы, построенной на таком способе связи, очень высока, а область применения практически не ограничена.

Таким образом, многовариантность автоматизации торговотехнологических процессов требует от торговых организаций четкого их описания, определения конкретных целей и задач автоматизации.

Автоматизированное рабочее место как основа автоматизации торговой организации

Возрастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

В настоящее время большое распространение получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

Автоматизированное рабочее место (АРМ) - комплекс средств вычислительной техники и ПО, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.

Автоматизированные рабочие места должны создаваться строго в соответствии с их предполагаемым функциональным назначением. Однако общие принципы создания АРМ остаются неизменными, к ним относят: системность; гибкость; устойчивость; эффективность.

Системность подразумевает следующее: автоматизированное рабочее место должно представлять собой систему взаимосвязанных компонентов. При этом структура АРМ должна четко соответствовать тем функциям, для выполнения которых создается данное автоматизированное рабочее место.

Гибкость имеет огромное значение при создании современных и эффективно работающих автоматизированных рабочих мест. Данный принцип означает возможность приспособления АРМ к предполагаемой модернизации как ПО, так и технических средств. В настоящее время, когда скорость устаревания программных и технических средств постоянно растет, соблюдение данного принципа становится одним из важнейших условий при создании АРМ.

Для обеспечения принципа гибкости автоматизированных рабочих местах все подсистемы отдельно взятого АРМ выполняются в виде отдельных модулей. Чтобы при замене не возникало проблем несовместимости, все элементы должны быть стандартизированы.

Принцип устойчивости заключается в выполнении заложенных в АРМ функций, независимо от воздействия как внутренних, так и внешних факторов. При возникновении сбоев работоспособность системы должна быстро восстанавливаться, неполадки отдельных элементов должны легко устраняться.

При создании АРМ надо учитывать, что его эффективность будет во многом определяться правильным распределением функций и нагрузки между работником и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ПЭВМ. Только тогда АРМ становится средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Практический опыт использования АРМ как одного из элементов распределенных систем управления позволяет выделить следующие требования к эффективно и полноценно функционирующему автоматизированному рабочему месту:

  • • своевременное удовлетворение информационных потребностей пользователя;
  • • минимальное время ответа на запросы пользователя;
  • • адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;
  • • возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;
  • • надежность и простота обслуживания;
  • • понятный интерфейс;
  • • возможность работы в составе вычислительной сети.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >