ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь» —

Эдуард Юнг

Если проанализировать особенности жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружится, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек - это его время. Для управления этим ценным активом все они ведут ежедневники, составляют планы работы и отдыха, продумывают дальнейшие шаги, причем, занимаются этим постоянно. У таких людей всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие. Можно сделать вывод, применимый к таким людям: они поставили себе цель — научиться качественно использовать своё время, управлять своим временем и планомерно движутся к ее осуществлению [1].

В данной статье, в контексте применения лучших практик по управлению временем, распространяющихся не только на описанных выше успешных людей, но и на каждого человека, я рассмотрю процесс управления временем, так называемый тайм - менеджмент, его структуру, методы управления и планирование рабочего и свободного времени, а также, техники упорядочивания планов рабочего времени, возможности применения его в повседневной жизни [1].

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ, time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования [3].

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Управление временем может нам помочь для формирования ряда навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию процессов, составление списков и расстановку приоритетов [2].

Изначально, управление временем приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем, значение термина расширилось, включив в себя личное время, время отдыха.

• • Рассмотрим систему управления временем, содержащую в себе совокупность процессов, инструментов, техник, методов. Такая система управления временем является необходимостью в развитии любого проекта или процесса, любой деятельности [6].
• • В системе управления временем можно выделить следующие процессы:
• • Анализ.
• • Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
• • Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития, определение и формулирование цели (целей).
• • Планирование и расстановка приоритетов: разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
• • Реализация: конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
• • Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также, в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (соответствие показателей расходов времени отдельно выполняемым задачам) для их дальнейшего применения в процессе реализации любых проектов или программ.

Как я уже писала выше, управление временем распространяется и на рабочее время, и на личное время, время отдыха. Рассмотрим процесс управления рабочим временем и причины его дефицита.

Рабочее время — это время, затрачиваемое работником на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учёта времени нахождения на работе [4].

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия [3].

Одним из методов совершенствования управления временем на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений, т.е., для выявления причин нехватки времени периодически проводится инвентаризация времени за несколько рабочих дней. При проведении такой инвентаризации, следующие моменты должны вызвать озабоченность менеджера или руководителя:

• • отсутствие чёткого расписания работы на текущий день;
• • секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определённый момент рабочего дня;
• • из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;
• • из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;
• • частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
• • менеджер/руководитель постоянно выполняет работу за своих подчинённых, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше;
• • большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой, отсутствует делегирование функций;
• • работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Если при проведении инвентаризации был выявлен дефицит времени, то определение причин такого явления необходимо и возможно. Наиболее характерными причинами дефицита времени являются:

• • неплановый характер работы как результат организации рабочего процесса не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;
• • несоответствие компетенций работника и занимаемой им должности;
• • неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;
• • отсутствие личной заинтересованности работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю), мотивации;
• • неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций).

В контексте ликвидации дефицита времени, рассмотрим меры, которые могут повысить качество тайм-менеджмента, его результативность:

• 1. Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:
  • • Упорядочение заданий;
  • • Оценка продолжительности действий;
  • • Резервирование времени (в соотношении 60:40);
  • • Принятие решений по приоритетам и делегированным поручениям;
  • • Контроль учёта выполненного.
• 2. Установление приоритетов с помощью анализа АВС.

Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АВС базируется на трёх закономерностях:

• • Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
• • Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
• • Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо следовать следующим правилам:

• • составить список всех будущих задач;
• • систематизировать их по важности и установить очерёдность;
• • пронумеровать эти задачи;
• • оценить задачи соответственно по категориям А, В и С;
• • задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
• • задачи категории В (20 %) подлежат перепоручению;
• • задачи категории С в силу своей мало значимости подлежат обязательному делегированию.
• 3. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра.

Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:

• • срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
• • срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
• • менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
• • менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.
• 4. Метод Парето (закон 80/20):
• 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.
• 5. Само менеджмент — это самостоятельная организация работником своего собственного времени.
• 6. Метод «Помидора» — техника управления временем, предложенная Франческа Чинило в конце 1980-х. Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами.

Базовые принципы метода:

• • Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
• • Поставьте помидор (таймер) на 25 мин.
• • Работайте, ни на что, не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит.
• • Сделайте короткий перерыв (3-5 мин).
• • После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15-30 мин).

Далее, остановимся на управлении личным временем, временем отдыха, его значимости для гармоничного развития личности работника.

Тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. К действиям, регулирующим эффективное использование свободного времени, времени отдыха, можно отнести следующие:

• • рекомендуется не брать работу домой,
• • рекомендуется организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени,
• • заранее тщательно планировать свободное время и следовать этим планам, в частности, регулярно практиковать эмоциональное (театры, концерты, выставки и т. п.) и физическое (спорт, фитнес) переключения,
• • использовать для активного отдыха не только выходные, но, как минимум, один вечер рабочего дня в неделю,
• • использовать в качестве мини-отпуска длинные выходные и праздничные дни,
• • в деловых поездках планировать свободное время (от нескольких часов до двух дней) для осмотра местных достопримечательностей,
• • на время отпуска установить правила использования телефона, электронной почты, интернета и придерживаться их.

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку это время не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. Поэтому, важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д. Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Например, человек, умеющий управлять временем:

• • Значительно чаще остальных достигает поставленных целей;
• • Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком;
• • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности;
• • Имеет гораздо больше времени на отдых и занятие любимыми делами;
• • Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени;
• • Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал, организовать бизнес;
• • Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье;
• • Гораздо менее подвержен влиянию стрессов и негативных факторов окружающей среды;
• • Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события;
• • Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование, воспитание детей;
• • Всегда имеет чёткий план действий;
• • Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора;
• • Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь.

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха [2].

В этой связи, мне близка и понятна мысль Генри Форда: «Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили».

Список использованной литературы:

• 1. Москвитин Г.И. Менеджмент. (Учебник) Рекомендовано УМО в области коммерции и маркетинга. Издание второе. М: Издательство Юрайт, 2016.
• 2. Москвитин Г.И. Теория управления. (Учебник). Рекомендовано ФУГП ФИРО. М: Издательство Юрайт, 2016.
• 3. Теоретико — методологические основы принятия решений. Монография. Москвитин Г.И.
• 4. Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• 5. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• 6. Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• 7. Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• 8. Экстремальный тайм-менеджмент. И. Мрочковский, А. Толкачёв
• 9. Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• 10. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен
• 11. Wikipedia. Com

Беззубенкова М. М.

студентка факультета Экономики, управления и финансов, АНО ВО «Российский новый университет»