Работа с электронными таблицами в программе Microsoft Excel 2007

В Excel 2007 возросло количество ячеек на рабочем листе. Максимальное число строк превышает миллион, столбцов стало больше 16 тысяч, это позволяет импортировать и обрабатывать огромные объемы данных в одной таблице. Обозначение столбцов заканчивается на символьной комбинации XFD.

При запуске программы Excel 2007 появится окно программы, которое выглядит так:

Вверху находятся семь лент с инструментами: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Некоторые из них очень похожи на ленты из Word 2006.

Рис. 6.2

Каждая лента состоит из панелей, на которых расположены инструменты для работы с электронными таблицами. На панель вынесены наиболее часто используемые инструменты. Для вызова полного набора инструментов той или иной панели надо открыть окно данной панели, нажав на стрелочку в правом нижнем углу.

В левом верхнем углу окна программы находится кнопка Office.

По умолчанию программа сохраняет файл с расширением xlsx, который не читается предыдущими версиями Excel. Для того чтобы документ был совместим с ранними версиями электронных таблиц, необходимо во время сохранения файла выбрать соответствующую опцию.

Если задача требует не одной таблицы, а нескольких, то информацию, связанную тематически, удобнее хранить в одном файле, но на разных листах одной рабочей книги.

Здесь представлен пример рабочей книги, раскрытой на листе «Смета». С листами можно выполнять многие операции, их можно перелистывать, вырывать, вставлять, давать им имена, а информацию, хранящуюся на одном листе, можно использовать на другом листе.

Рис. 6.3

Рис. 6.4

Для того чтобы вызвать нужный лист, достаточно щелкнуть по его закладке внизу рабочего окна.

Если закладка листа не поместилась на панели, ее можно передвинуть с помощью кнопок, расположенных в левом нижнем углу экрана:

Рис. 6.1

Крайние кнопки устанавливают указатель на первый или последний лист. Средние — передвигают указатель вправо-влево.

Для того чтобы вставлять, переставлять, удалять, копировать и переименовывать листы, необходимо для начала щелкнуть по нужной закладке ПРАВОЙ клавишей мыши и в появившемся меню выбрать нужный пункт.

Для перемещения по таблице используется маркер, маркер — прямоугольник, который указывает на нужную клетку. Обведенная рамкой ячейка называется активной. Вводить данные можно только в активную ячейку. Передвигать маркер можно клавишами-стрелками, но лучше работать с мышью. Если нужная клетка не видна на экране, то для перемещения по таблице используют ползунки внизу и справа окна.

Для того чтобы ввести информацию в ячейку, надо подвести маркер к нужной клетке, набрать содержимое и нажать клавишу Enter.

У Excel существует несколько форм указателя мыши, которые меняются при перемещении по листу:

  • • при выборе и выделении ячеек используется указатель, который имеет вид большого белого креста;
  • • при заполнении ячеек указатель мыши принимает вид черного крестика. Он появляется тогда, когда указатель мыши расположен ниже правого нижнего угла активной ячейки у черного квадрата, который называется маркером заполнения;
  • • при установке указателя мыши на границу активной ячейки он принимает вид стрелки, с помощью которой можно перемещать активную ячейку.

При вводе повторяющихся данных можно произвести копирование ячеек, протянув маркер заполнения вниз, выделяя ячейки, в которые будет скопирована информация.

Использование автозаполнения для копирования и увеличения скорости ввода данных. Программа Excel обладает средством автозаполнения ячеек: содержимое ячейки запоминается, этим можно воспользоваться при заполнении другой ячейки в этом же столбцы. Если в ячейке А1 набрать текст: Количество учащихся, затем в ячейке А2 напечать букву К, программа может продолжить ввод автоматически, при продолжении ввода другого текста автоматически продолженный вариант будет заменен.

Если в столбце остается свободная ячейка, то автозаполнение сбрасывается. Это свойство очень полезно, когда столбцы данных должны содержать повторяющиеся названия фирм, городов, стран или другую подобную информацию.

При вводе данных возможны ошибки, которых можно избежать, если четко знать, каким условиям должны удовлетворять вводимые данные. Для этого нужно выделить диапазон ячеек, в которые будут вводиться данные, затем выбрать инструмент Проверка данных на панели Работа с данными ленты Данные. В появившемся списке нужно выбрать операцию «Проверка данных...» и задать условия проверки.

Excel 2007 предоставляет мощные и удобные инструменты условного форматирования. Такое форматирование удобно для анализа данных — можно залить ячейки с данными разными цветами так, что каждый цвет будет соответствовать определенным данным. Это поможет для выявления проблемных мест одним взглядом.

Для применения условного форматирования служит кнопка Условное форматирование на панели Стили ленты Главная.

Инструменты Сортировки и фильтрации очень помогают в работе, если таблицы содержат большое количество данных, которые представлены в виде списка. Данные в столбцах должны быть однотипными. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Упорядочивание списков или сортировка облегчает поиск информации в таблице, так как отсортированные записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию (убыванию) цены и пр.).

Для того чтобы произвести сортировку списка, нужно выделить его, а затем нажать кнопку Сортировка и фильтр на панели Редактирование ленты Главная.

Для сортировки списка по нескольким полям предназначен пункт «Настраиваемая сортировка...».

При фильтрации в отличии от сортировки показываются не все данные списка, а только те, которые удовлетворяют условиям фильтрации.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр, или автофильтр, и расширенный фильтр.

Для применения автофильтра выделите выбранный диапазон ячеек и нажмите ту же кнопку, что и при сортировке — Сортировка и фильтр и выберите пункт Фильтр.

Более сложные условия отбора формируются с помощью предназначен пунктов Текстовые фильтры или Числовые фильтры.

Связанные таблицы — это набор данных, которыми можно управлять как единым целым.

Для создания связанной таблицы предназначена кнопка Форматировать как таблицу на панели Стили ленты Главная.

Нужно выбрать стиль будущей таблицы и задать диапазон ячеек, на основе которого будет создана связанная таблица.

Для создания диаграммы необходимо воспользоваться инструментами панели Диаграммы ленты Вставка.

В появившемся окне выбрать тип предложенной диаграммы. После этого надо указать диапазон данных для построения диаграммы. Если данные берутся из всей таблицы, то достаточно указать любую ячейку таблицы.

Вычисления в таблицах. Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы Excel.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение. В качества аргументов в формуле используются стандартные компьютерные символы операций. Например: + (сложение); — (вычитание); * (умножение); / (деление), заключение в скобки, больше и меньше.

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Программа Excel позволяет работать со сложными формулами, которые содержат несколько операций.

Создание простейших формул. Пусть число, которое находится в ячейке А1 таблицы, нужно умножить на число в ячейке В1 и результат поместить в ячейку С1. Для этого нужно активизировать ячейку С1, нажать знак =, щелкнуть по ячейке А1, ввести знак операции, щелкнуть по ячейке В1 и завершить ввод формулы кнопкой ENTER на клавиатуре, или щелкнув зеленую галочку Enter на панели меню. Формула может содержать несколько ячеек и операций.

Ссылка на ячейки в формулах и функциях может производиться с использованием относительных и абсолютных координат.

Относительные ссылки. В формуле А1 + В1, записанной в ячейку С1, использована относительная ссылка, которая основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячеек, на которую указывает ссылка.

При копировании формулы в ячейку С2 автоматически изменяется и ссылка на А2 + В2:

Абсолютные ссылки. При абсолютной адресации на ячейку в формуле происходит ссылка на ячейку, которая расположена в определенном месте. Абсолютная ссылка на ячейку А1, записывается $А$ 1, и при изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки.

Смешанные ссылки. Смешанная ссылка на ячейку в формуле может содержать либо абсолютно адресуемый столбец и относительно адресуемую строку, либо наоборот. Абсолютная ссылка на столбец имеет вид: $А1, $В1 ит.д., а на строку: А$1, В$1 ит.д. При переходе на другую ячейку, содержащую формулу, относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка нет.

 
Посмотреть оригинал