ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА И ОРГАНОГРАММА ОРГАНИЗАЦИИ.

Принципами организационно-управленческого аудита являются основополагающие правила, обеспечивающие эффективность и результативность его проведения, открывающие возможности инновирования организационной деятельности.

  • ? открытость для руководителя, персонала организации и других целевых групп во внешней среде; возможность изменять процесс проведения аудита, если изменилась ситуация, претерпели изменения задачи или сменились ответственные за аудит; возможность получать новую необходимую информацию;
  • ? финансовая обеспеченность является своего рода гарантом эффективности аудита, обещанием, что аудит будет доведен до конца и будет представлен отчет о проделанной работе (промежуточный результат аудита);
  • ? своевременность аудита выступает главным принципом, который определяет качество аудита. Вовремя выявленное противоречие, проблема, симптом или болезнь организации позволяют локализовать их и значительно сократить сроки на инновации, реализовывать нерадикальные инновации;
  • ? результативность подразумевает нацеленность аудита на проектные разработки в дальнейшем, на инновирование, развитие отдельных элементов организаций или целостные изменения;
  • ? ценностные основания в качестве принципа аудита позволяют задуматься и спросить себя о важности аудита в повседневной (рутинной) деятельности руководителей и персонала организации. Что важно в аудите для меня как сотрудника организации для моей группы (формальной, неформальной), для моего структурного подразделения, для руководителя, для организации в целом, для внешней среды, в которой работает организация?
  • ? экологичность дает возможность проанализировать согласованность аудита как процесса с другими организационными процессами. Важно понимать, что аудит как разновидность исследований организации является вмешательством в привычную, рутинную, повседневную работу организации. Завершая аудит, мы меняем организацию, связи, отношения, элементы, процессы в ней. Результаты аудита в форме замыслов, проектных идей, проектных разработок, прожектов, проектов и живых проектов (готовых для реализации) изменяют не только настоящее, текущее состояние организации, но и характеристики будущего (цели, задачи, стратегии). По завершении процесса аудита изменится и внешняя среда организации. Отслеживание аудита на экологичность — это стратегия, которая позволяет сохранять целостность организации (возможность осуществлять свою деятельность как единое целое);
  • ? рискованность — это готовность понимать под рисками не только ущерб, потери для организации, но и возможности развития или изменений. Аудит — выход в новое пространство, в новые практики понимания, осознания и другого управления организацией. Риски, связанные с процессом аудита, можно определить и управлять ими с помощью «матрицы риска». «Матрица рисков» позволяет зонировать организации, т.е. выявить зоны высоких, средних и низких организационных рисков; выяснить, в какой из зон на данный момент находится организация, и в случае необходимости «вывести» организации из «высоких» рисков;
  • ? конфликтность аудита проявляется на этапе знакомства с организацией, когда собирается информация о ее деятельности и осуществляется первый звонок в организацию, устанавливается первый контакт с агентом влияния в организации. Информация о работе организации может носить противоречивый характер, тогда мы, как исследователи, можем наблюдать внутренний конфликт, связанный с принятием решений о наших действиях в дальнейшем.

Следующая разновидность конфликта связана с «привратниками» в организации, т.е. теми людьми, которые мешают физически проникнуть в организацию (вертушки на входе, запрет на фотографирование вывески, товара, продавцов). «Привратники» могут являться информационными, властными, финансовыми, материальными центрами и не давать верные сведения о работе организации. Конфликты сопровождают каждый этап аудита, начиная с проблемы, для разрешения которой создана организация, миссии, целей, задач, функций, структуры организации и заканчивая инновационными предложениями в общем виде. Эти конфликты могут быть связаны с психологическими причинами сопротивления исследованиям организации (страх потерять работу, сказать неправильно или сделать неверный шаг, страх наказания от своего руководителя за проявленную инициативу и т.д.), с культурными причинами (культура страха), управленческими (авторитарный стиль управления), функциональными (неверно распределенные функции, перегруженность работой), структурными (деятельность организации изменилась, а структура осталась прежней);

? групповой характер аудита. Аудит не индивидуальная работа. Поэтому она оказывается под воздействием процессов, называемых групповой динамикой. Конфликты могут быть связаны не только с процессом исследования организаций, но и с работой самой исследовательской команды (проектной группы). На этапе формирования группы необходимо найти тех людей, членов команды, которым можно доверять, делегировать часть работ по аудиту. Это конфликты формирования команды исследований. Распределение ролей и функций внутри команды тоже не проходит гладко, ведь необходимо, чтобы все члены команды согласились и присвоили себе роли. Иначе они могут саботировать исследования и кому-то одному придется брать на себя всю работу. Это конфликт интересов, когда необходимо понять, как следовать своим интересам в более широких рамках — общей работы группы; как личные интересы смогут помочь в реализации целей группы, каким образом интересы группы могут способствовать реализации собственных интересов, целей и задач.

Следующий вид конфликтов связан с лидером и делегированием ему полномочий по управлению работой группы. При этом важно решить две задачи. Первая связана с самим лидером и его особенностями. Именно он принимает решение о том, какие обязанности он будет выполнять по отношению к членам группы и процессу аудита, какие результаты он планирует получить по процессу. А члены группы также решают вопросы, связанные со своей зоной контроля и с зоной контроля лидера группы (какие его распоряжения они будут выполнять, какой объем работы они готовы принять на себя).

Конфликты между двумя или несколькими лидерами могут возникнуть в том случае, если группа продолжит работу по процессу аудита. Трудной окажется ситуация, если лидерами будут все члены группы и каждый будет стремиться управлять ею.

Конфликты, связанные с предоставлением результатов аудита. Эти конфликты могут возникнуть в том случае, если члены команды «подзабыли» о тех обязательствах, которые они взяли в самом начале работы, на этапе формирования группы, которая будет проводить аудит.

Органограмма — это модель организационной деятельности, схема, «фотография» организации, на которой находят свое отражение финансовые, властные, материальные, кадровые и временные, информационные центры. За основу составления органограммы берется организационная структура. Далее прописываются властные, материальные, финансовые, информационные потоки в форме стрелок от одной должности к другой. Важно прописывать не то, каким образом должны проходить, например, властные потоки (от начальника к подчиненному), а отражать действительное положение дел. Для этого можно использовать метод включенного наблюдения, чтобы побыть в организации от трех до семи дней, по возможности включиться в ее рутинные практики, повседневную деятельность и отследить каждый поток, который затем на органограмме станет «стрелкой». Информационные потоки лучше всего отображать на отдельной схеме.

Органограмма прорисовывается для того, чтобы определить центры в организации и взаимоотношения между ними, выявить дополнительные патологии организационной деятельности и предложить инновации по ее усовершенствованию. Органограмма может быть составлена вручную или с помощью специальной компьютерной программы.

Резюме

  • ? Аудит организации — это комплексная оценка ее деятельности, а именно — взаимосвязанных структур, процессов, функций и других элементов современных организаций.
  • ? Основными видами аудита выступают: общеорганизационный, управленческий, финансовый, коммуникационный, конфликтологический, рискологический, аудит организационной культуры, процессов самоорганизации.
  • ? Важными причинами аудита являются проблемные поля в повседневной деятельности организации, к числу которых можно отнести понимания этих проблемных полей руководителем организации, ее сотрудниками или «давление» факторов внешней и внутренней среды организации.
  • ? Результатами организационного аудита являются итоги этой процедуры, четко прописанные в целях аудита до начала проведения общеорганизационного или другого вида аудита.
  • ? Отчет о проделанной работе (заключение аудита) по своим структурным и процессным составляющим ориентирован в большей степени на потребности заказчика и его предпочтения, связанные с визуализацией информации. Важными составляющими итогового отчета являются промежуточные или текущие отчеты.
  • ? Экспертное заключение, инновации в общем виде, инновационные разработки, проектный замысел, прожекты могут дополнять отчет о проведенном аудите, а способны стать и самостоятельными формами отчетности по итогам проведенного аудита.
  • ? Проекты выступают наиболее эффективной формой результатов аудита, поскольку в наибольшей степени способны конструктивно преобразовать полученные данные или информацию в инновационное поле организационной деятельности.
  • ? «Живые проекты», или проекты под реализацию, являются квинтэссенцией организационно-управленческих проектов. Это проекты под реализацию, в их воплощении заинтересовано руководство организации или внешние по отношению к организации стейкхолдеры, степень их влияния высока. В силу этого «живые проекты» обеспечены ресурсами в заявленном объеме, риски по ним средние или низкие.
  • ? Главные принципы проведения организационно-управленческого аудита заключаются в основополагающих правилах проведения процедуры аудита. Соблюдение принципов проведения организационно-управленческого аудита обеспечивает его эффективность, результативность и изменяет не только внутреннюю, но и внешнюю среду организации.
  • ? Основными принципами проведения организационно-управленческого аудита являются: открытость, финансовая обеспеченность, своевременность, результативность, ценностные основания, экологичность, рискованность, конфликтологич- ность и групповой характер.
  • ? Важным принципом проведения организационно-управленческого аудита является рискованность, предполагающая процесс управления рисками как самого процесса аудита, так и управление зонами риска организации.
  • ? Органограмма организации определяет топологию ее деятельности, а также ландшафт приемлемых изменений. Органограмма составляется на основе анализа информационных, властных, материальных, финансовых потоков и определяет как характер самих потоков, так и наличие информационных, властных, материальных и финансовых центров.
  • ? Основной функцией органограммы является выявление организационных симптомов и патологий, проблем организаций. Основными недостатками такого рода картографирования организации является ресурсоемкость и временные затраты, что значительно повышает риски организационно-управленческой деятельности.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >