Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения

Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах.

Опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более — № 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется сначала ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование. Поэтому на единицы хранения электронных документов также составляются описи на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.