Пример оформления объяснительной записки

Объяснительная записка — это один из немногих документов, которые до настоящего времени составляются рукописным способом на листе формата А4. Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме и содержит подтверждение какой-либо рабочей ситуации и объяснение ее причин как правило с целью смягчить проступок работника или оправдать его.

Акт — это документ, составленный группой лиц (комиссией) или уполномоченным должностным лицом, подтверждающий установленные факты или события. Акты составляются в различных управленческих ситуациях (проведение проверки, проведение инвентаризации, передача материальных ценностей, фиксация факта выполнения работ (оказания услуг) по договору, фиксация отсутствия сотрудника на рабочем месте, фиксация факта уничтожения документов, не подлежащих хранению, фиксация факта уничтожения печатей, штампов и т.д.). Существует большое количество разновидностей актов, которые имеют особенности в оформлении и составлении текста. Для некоторых разновидностей актов разработаны унифицированные формы (например, форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; форма акта о ликвидации организации). Поэтому при составлении акта необходимо сначала уточнить наличие унифицированной формы, а если ее нет, то текст акта составляется в произвольной форме. Основной задачей составителя является подробное и точное изложение установленных или зафиксированных фактов и указание должностных лиц, которые подтверждают данные факты.

Например, акт о проведении проверки содержит результаты ее проведения, а также рекомендации по устранению недостатков в работе при их наличии. Во вводной части указывают документы, послужившие основанием для проведения проверки и издания акта (приказ руководителя, план проведения проверок, докладная записка или жалоба, ставшая причиной проведения проверки), а также обязательно указывают составителей акта (должности, фамилии и инициалы).

Акт о проведении проверки содержит следующие реквизиты:

  • ? наименование организации-автора документа;
  • ? вид документа (АКТ);
  • ? дата (указывают дату актируемого события, т.е. дату проведения проверки);
  • ? регистрационный номер;
  • ? заголовок к тексту (отвечает на вопрос «о чем?» или «чего?»);
  • ? текст;
  • ? подписи составителей (составителя) документа (акт подписывают все члены комиссии, проводившие проверку);
  • ? гриф утверждения (акт может утверждаться руководителем организации).

Акт о проведении проверки составляется минимально в двух экземплярах, каждый из которых подписывается всеми членами комиссии, начиная с председателя, и является оригиналом.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >