Выявление и анализ проблем бизнеса, обоснование путей их решения

Анализ проблем бизнеса — одна из центральных задач обоснования мер по его изменениям. Но как бизнес-аналитик должен на основе информации о многочисленных и разнородных, нередко изменяющихся требованиях различных заинтересованных сторон выявлять проблемы, требующие решений?

Очевидно, что для этого необходимо создание постоянно действующей системы выявления, измерения, согласования, документирования, оценки значимости для бизнеса и детального анализа этих требований.

Однако для выявления проблем бизнеса действующих коммерческих организаций недостаточно знать только требования их заинтересованных сторон, необходимо оценивать и уровень реального выполнения этих требований. Поэтому необходим систематический сравнительный анализ требований ключевых стейкхолдеров и соответствующих фактических экономических, социальных и экологических параметров деятельности этих организаций. Разумеется, подобный анализ возможен лишь при условии его адекватного информационного обеспечения. В системе финансового, управленческого и налогового учета на регулярной основе должны формироваться показатели, сопоставимые с показателями, характеризующими выявляемые требования заинтересованных сторон компании.

Методика подобного анализа может базироваться на принципах GAP- анализа (анализа разрывов) — аналитического приема, с помощью которого выявляются разрывы между достигнутыми параметрами бизнеса и их желаемыми значениями, а также осуществляется поиск путей для достижения тактических и стратегических целей компании. Анализ абсолютных размеров выявляемых отклонений важен для разработки конкретных мер, направленных на их ликвидацию. Однако изучение лишь абсолютных значений таких отклонений не позволяет дать оценку сравнительной значимости проблем бизнеса, степени выполнения связанных с ними требований заинтересованных сторон и приоритетности выработки мер решения этих проблем.

В таких случаях аналитики обычно прибегают к использованию относительных показателей. Так, независимо от характера требований и выражающих их индикаторов степень выполнения этих требований допустимо определять при помощи расчета соответствующих относительных показателей — индексов выполнения требований (Iвт):

где: Iвт, i — индекс выполнения требований по i-му параметру;

Pi, des — требуемый (desired) уровень i-ro параметра;

Pi, act — фактический (actual) уровень i-ro параметра.

При значениях индекса выполнения требований, равных единице или превышающих этот уровень, можно констатировать отсутствие бизнес-проблемы. Но если данный индекс не будет достигать единицы, то налицо признаки соответствующей проблемы. И чем меньше будет уровень индекса, тем более значимой может считаться проблема.

Однако такой подход применим лишь в тех случаях, когда требования, подлежащие выполнению, связаны исключительно с повышением уровня конкретных параметров деятельности организации (рентабельности, производительности труда, фондоотдачи, оплаты труда работников и т.п.). В то же время многие из требований обусловливают необходимость снижения уровней других, не менее важных параметров деятельности компании (себестоимости продукции, цен на поставляемые изделия, брака в производстве, потерь рабочего времени, отходов, загрязняющих выбросов в атмосферу и т.д.). Поэтому важно обеспечить приведение разнообразных показателей к одной размерности, позволяющей давать однозначную трактовку выполнения разнонаправленных требований.

Одним из способов обеспечения такой сопоставимости может служить предварительная группировка всех требований ключевых стейкхолдеров и соответствующих показателей деятельности предприятия на две группы:

• - требования, ориентированные на рост количественных уровней параметров деятельности;
• - требования, ориентированные на снижение уровней таких параметров.

Разумеется, такая группировка не может осуществляться формально

и однозначно в любых ситуациях. Применительно к одному и тому же параметру бизнеса заинтересованные стороны могут выдвигать как требования его повышения, так и требования снижения. Например, собственники могут требовать как увеличения производства и продаж какой-либо конкретной продукции, так и снижения в случае принятия ими решения о сворачивании деловой активности в данном секторе рынка, о переходе на выпуск новых изделий и т.п. Поэтому отнесение требований и соответствующих им показателей к указанным выше группам должно основываться на актуальной информации о реальных требованиях ключевых стейкхолдеров, получаемой в ходе систематических и доверительных отношений компании с ними.

Для каждой из выделенных групп показателей целесообразно предложить различное построение индексов недовыполнения требований (Iнвт). Заметьте, речь здесь идет об индексах не выполнения, а недовыполнения требований. При этом различия будут касаться лишь числителей расчетных формул таких индексов.

Для требований, ориентированных на рост параметров, подобный индекс может исчисляться как отношение выявленных разрывов (абсолютных отклонений фактических значений параметров деятельности от их требуемых уровней) к требуемому уровню соответствующего параметра:

Для требований, ориентированных на снижение параметров, индекс недовыполнения требований должен предусматривать отношение абсолютного отклонения требуемого значения параметра от его фактического значения к требуемому уровню этого же параметра:

Такой подход обеспечивает однозначную трактовку рассчитанных значений Iнвт, позволяя использовать этот индекс в качестве индикатора наличия проблемы и измерителя ее масштаба. Независимо от группы исследуемых параметров все положительные значения Iнвт (1нвт > 0) будут означать недовыполнение тех или иных требований и наличие проблемы, требующей решения. При этом масштаб проблемы и необходимость ее устранения можно будет оценивать по уровню такого превышения. Все нулевые и отрицательные значения Iнвт (1нвт < 0) можно трактовать как отсутствие проблемы.

Разумеется, применение подобной методики требует количественного выражения самых разнообразных требований и фактических уровней их выполнения. Поэтому в тех случаях, когда требования касаются качественных параметров деятельности организации, традиционно подвергающихся лишь вербальному анализу, становится необходимым использование экспертных методов исследования с формированием соответствующих балльных оценок.

Рассмотрим методику такого анализа на следующем примере.

Пример

В конце отчетного года в результате взаимодействия с различными группами заинтересованных сторон предприятия были выявлены их следующие требования, которые должны быть выполнены в следующем году:

• - обеспечить рентабельность продаж на уровне 20%;
• - довести себестоимость каждой единицы основных выпускаемых изделий до следующих значений: изделие «Л» — 100 тыс. руб., изделие «Б» — 250 тыс. руб.;
• - довести среднегодовую выработку в расчете на одного работающего до 1400 ТЫС. руб.;
• - обеспечить строгое соблюдение предельно допустимого объема годовых выбросов твердых веществ в атмосферу в размере не более 100 т,-
• - довести среднемесячную заработную плату работников до 40 тыс. руб.

При этом комплексный анализ хозяйственной деятельности предприятия по итогам отчетного года позволил определить фактически достигнутые уровни параметров бизнеса, к которым относятся выявленные требования:

• - рентабельность продаж 12%;
• - себестоимость единицы изделия «Л» 120 тыс. руб.;
• - себестоимость единицы изделия «Б» 220 тыс. руб.;
• - среднегодовая выработка одного работающего 1400 тыс. руб.;
• - годовые выбросы твердых веществ в атмосферу 800 т,-
• - среднемесячная заработная плата одного среднесписочного работника 30 тыс. руб.

Требуется:

• - сгруппировать требования по их ориентации на рост показателей деятельности или на их снижение;
• - рассчитать уровни невыполнения требований, выявить бизнес-проблемы и оценить их масштабы.

Для решения задачи можно использовать прилагаемую ниже табл. 1.4.

Таблица 1.4

Выявление проблем бизнеса и оценка их масштаба

Окончание таблицы 1.4

Как видно из приведенных в таблице данных, недовыполнение требований, а следовательно, и наличие проблем бизнеса выявлено по всем показателям кроме среднегодовой выработки на одного работающего и себестоимости единицы изделия «Б» (по этим показателям индекс недовыполнения требований не достигает положительных значений). При этом наибольших положительных значений данный индекс достигает в отношении требований о снижении выбросов твердых веществ в атмосферу (1нвт = 7,0) и о повышении рентабельности продаж (1нвт = 0,4). Связанные с этими требованиями проблемы имеют более масштабный характер и требуют особого внимания. Наряду с этим проблемы, связанные с необходимостью повышения заработной платы работников (1нвт = 0,25) и снижения себестоимости изделий «А» (1нвт = 0,2), не менее важны, и их решения прямо обусловлены возможными действиями по повышению рентабельности продаж.

Выявление проблем бизнеса и определение их масштабов по предлагаемой методике должно сопровождаться их качественной интерпретацией. Это позволит провести ранжирование проблем и расставить приоритеты по поводу важности и очередности их решений в условиях естественной для коммерческих организаций ограниченности ресурсов. В ходе такой интерпретации необходимо установить:

• - какое воздействие на деятельность организации оказывает проблема;
• - к каким последствиям она может привести;
• - насколько срочно должна быть решена проблема и существуют ли временные ограничения для ее решения;
• - каков жизненный цикл этой проблемы и может ли она решиться сама естественным путем или в результате решения других бизнес-проблем;
• - не может ли решение конкретной проблемы породить новые проблемы, ущемляя интересы других стейкхолдеров;
• - компетенции каких специалистов и менеджеров могут быть наилучшим образом применены для определения наиболее рациональных путей решения данной проблемы в силу ее специфики.

Полученная подобным образом информация позволяет бизнес-аналитику определить последовательность решений проблем и адресность поручений по поводу изучения конкретных возможностей таких решений. При этом роль бизнес-аналитика сводится в основном к доведению до профильных специалистов сущности выявленных проблем, их срочности и масштабов, а также целевых параметров соответствующих показателей, достижение которых необходимо обеспечить для решения этих проблем и сбалансированного выполнения требований ключевых стейкхолдеров компании.

При этом на практике нередко приходится учитывать и целый ряд дополнительных факторов, воздействующих на решения некоторых бизнес- проблем. Так, проблема может получить общественный резонанс, и организация будет испытывать сильное внешнее давление в пользу ее скорейшего решения. Или в решении проблемы заинтересованы органы власти, выделяющие для этого целевые бюджетные средства. Возможно, проведенный анализ покажет, что решение какой-либо проблемы открывает для компании новые перспективные возможности, от которых невозможно отказаться.

Разумеется, подобные обстоятельства необходимо учитывать при обосновании конкретных решений выявленных проблем, формировании взаимосвязанной системы соответствующих действий и проектов. А поскольку такие действия должны быть направлены на выполнение согласованных и признанных требований стейкхолдеров компании, то эти действия также должны быть с ними согласованы и ими одобрены.