ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ И КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Требования к оформлению документов по операциям кредитных организаций
Общие требования к оформлению бухгалтерских документов содержатся в Законе № 402-ФЗ[1], в котором определено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, установлены требования к обязательным реквизитам первичных документов и регистров учета. Однако учет в коммерческих банках имеет ряд особенностей, связанных со спецификой банковской деятельности. От четкости, правильности, оперативности обработки и движения документов зависит быстрота и качество принятия решений, а также выполнение банковских операций и отражение их в учете и отчетности. В соответствии с принципом полноты все факты финансовой и хозяйственной деятельности кредитной организации подлежат сплошному и непрерывному отражению на счетах бухгалтерского учета на основании оправдательных документов, подтверждающих их законность и достоверность. Документы являются средством передачи информации распорядительного характера по перечислению, зачислению, выдаче денежных средств и ценностей, а также совершению расчетных, кассовых, ссудных и других операций. Первичный документ служит обоснованием для формирования и систематизации записей в учетных регистрах и является основой для осуществления контрольных функций, предупреждения, выявления и анализа причин нарушений.
При оформлении учетных документов необходимо соблюдать ряд общих требований: точность, полноту отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности, своевременность составления, ясность содержания, соблюдение установленных форм и реквизитов. В зависимости от места формирования все документы подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, оформляемые клиентами и предоставляемые в кредитную организацию. К банковским документам относятся авизо по межфилиальным оборотам (МФО), мемориальные, банковские, приходные и расходные кассовые ордера, ведомость начисленных процентов, распоряжения кредитного отдела о выдаче кредита и ряд других. Клиентскими документами являются платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования, инкассовые поручения, реестры, заявления о выдаче ссуд, объявления на взнос наличными. К первичным документам также относятся справки, акты, счета, авансовые отчеты и др.
Бухгалтерский учет в банках ведется по мемориально-ордерной системе, предполагающей применение мемориальных ордеров до группировки и отражения однородных операций на счетах и в регистрах. К мемориальным ордерам прикладываются первичные документы, послужившие основанием для проведения операции и оформленные в момент ее совершения или непосредственно после. В то же время, если в первичных документах предусмотрены реквизиты, включающие краткое содержание операции, сумму и корреспонденцию счетов, по которым она проводится (например, кассовые приходные и расходные ордера, выписки из корреспондентских счетов, банковские авизо), то мемориальный ордер по ним не выписывается. Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, где о них делается запись. Если же первичные документы группируются в отдельные сшивы, то в мемориальном ордере делается ссылка на дату и номер первичного документа, на основании которого совершена проводка.
При организации работы с документами необходимо соблюдать ряд правил и установленных требований. Так, все документы должны содержать четкое изложение сущности операции. При этом запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и не соответствуют общепринятому порядку организации работы с денежными средствами и ценностями. В кассовых и мемориальных ордерах на оприходование и списание ценностей и документов, хранящихся в кладовой, итоговые суммы повторяются прописью.
Документы, используемые в учете кредитными организациями, составляются в том количестве экземпляров, которое достаточно для совершения записей по всем лицевым счетам, затронутым данной операцией. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки, и принимаются банками к исполнению независимо от их суммы.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяется приказом по банку. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
После прохождения обработки на все первичные документы ставится отметка, которая не допускает возможности их повторного использования. Для этого при обработке документов посредством вычислительной техники на них проставляется штамп лица, ответственного за обработку, а при ручной обработке делается отметка о дате записи в учетный регистр.
- [1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
