Этикет делового подарка

Делать подарки в деловой жизни непросто, прежде всего с точки зрения их интерпретации другими людьми. Если сразу оставить за скобками те подношения, которые имеют цель подкупить служебное лицо, то остальные формы дарения могут создать атмосферу доброжелательности и доверия, стимулировать деловые связи.

В стране традиций - Японии - существует официальный порядок обязательного обмена подарками при заключении сделок. Он называется осейбо и сохранился с незапамятных времен до наших дней. Его сумма исчисляется сотнями миллионов долларов ежегодно, а предметы дарения традиционны и представляют собой продукты, такие как чай, кофе, масло, морепродукты.

В западных странах институт дарения не закреплен в установившихся формах, но имеет широкое распространение. Повод для дарения может быть любым. Однако во многих компаниях по разным причинам негативно относятся к тем или иным подаркам, особенно от клиентов или фирм, связанных с данной компанией. Некоторые компании административными мерами запрещают дарение. Так, разумеется, дело обстоит далеко не везде. В деловой обстановке часто обмениваются подарками.

«Спектр» предметов весьма широк: ручки, карандаши, фрукты, шоколад, билеты на спортивные состязания, книги, приданое для новорожденного, услуги, как-то: консультации, обучение, предоставление информации. Подарком может быть и взнос в какой-нибудь благотворительный фонд.

Чтобы подносимые подарки не «тянули» на взятку, используется простой и надежный способ - делать сравнительно недорогие подарки. По западным меркам подарок должен стоить от 10 до 25 долл, (не более 50). Исключение составляют подарки, которые делают высшие должностные лица. В Соединенных Штатах правительственным служащим на расходы на деловые подарки выделяется максимум 25 долл. Президенту страны запрещено принимать любые подарки стоимостью свыше 100 долл. Такие принципы по существу превращают подарок в символ или знак доброго отношения людей друг к другу и не позволяют их использовать для подкупа или шантажа должностных лиц.

В США существует определенный «тариф», регламентирующий стоимость деловых подарков. Разумеется, это не жесткие правила. Подарки младших служащих или менеджеров среднего звена своим клиентам должны стоить 10-25 долл. Подарки от менеджеров среднего и высшего уровня - 25 - 50 долл. Подарки от старших служащих наиболее высокопоставленным клиентам 50 - 100 долл. Подарки стоимостью свыше 100 долл, делаются только в наиболее важных случаях.

Повод для вручения подарка. Вторая сторона процесса дарения - наличие соответствующего повода для вручения подарка. Чтобы сделать подарок, надо иметь законное и очевидное для всех основание, и, кроме того, находиться с человеком, которому дарите (или который дарит вам), в хороших отношениях. Не следует посылать подарков тому, с кем вы ведете переговоры о сделке, поскольку это может быть воспринято как попытка повлиять на исход дела.

Цель делового подарка - демонстрация своих добрых намерений стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг. Отмечая подарком какой-либо случай или событие, вы тем самым показываете свою заинтересованность в другом человеке. Это, безусловно, запомнится.

Кроме упомянутых поводов для преподнесения подарков (т. е. демонстрации доброй воли и рекламы), может быть масса конкретных предлогов и поводов для дарения подарков вашим коллегам, клиентам, покупателям и т. д.

Подарки можно делать при поздравлении:

. с рождением ребенка;

. с вступлением в брак;

. с получением награды либо премии;

. с повышением оклада и должности;

. с публикацией в газете или журнале;

. с выступлением по телевидению;

. с новым местом работы, открытием нового магазина;

. с получением ученой степени;

. с крупным достижением в любой сфере (продажей 1000-го автомобиля, выпуском миллионной книги, продажей первой картины и т. п.). Подарки по случаю:

. ухода на пенсию;

. особых дней рождения: совершеннолетие, 30-, 40-, 50-, 75-летие;

. годовщины свадьбы: каждые пять лет до 30-летия брака, затем 40-, 50-, 60-летие;

. круглых дат в трудовой деятельности;

. приобретения нового дома.

Подарки в знак благодарности:

. за сверхурочную работу, выполненную в неудобное для человека время (в том числе начальника - подчиненным);

. за выполнение срочной работы по вашему заданию;

. за бескорыстную добровольную помощь;

. за приглашение на деловой завтрак, обед, ужин или иное мероприятие.

Подарки в знак извинения:

. за недоразумения;

. за нанесенную человеку обиду;

. в случае если вы не пришли на какое-либо важное мероприятие, куда вас пригласили.

Теперь перейдем к конкретным рекомендациям по «механизму» дарения подарков. Общие положения:

• 1. Если вы дарите цветы, имейте в виду, что на дом посылают свежесрезанные цветы, а на работу - аранжированные.
• 2. Подарки не должны носить личного характера. Записные книжки, хорошая ручка и т. п. - отличный деловой подарок.
• 3. Спиртное не считается хорошим подарком, хотя допустимо, если вы точно знаете вкус человека.
• 4. Подарки должны быть красиво упакованы. Сам ритуал дарения не менее важен, чем подарок.
• 5. Вы можете использовать в качестве сопроводительной открытки свою визитную карточку. Напишите на ней дружеские слова и вложите в конверт.
• 6. Если есть возможность, вручайте подарки лично.
• 7. Лучший подарок для работников фирмы или организации - премия.

Как дарить клиентам. Подарки необходимо выбирать тщательно, показывая свой вкус. Общие подарки должны свидетельствовать о престиже фирмы. Подарок должен быть тем или иным образом связан с продукцией фирмы или организации, ее услугами или областью деятельности. На подарке или сопроводительной открытке, написанной от руки, должны стоять реквизиты фирмы, но так, чтобы это не бросалось в глаза.

Как дарить подчиненным. Когда ваши сотрудники успешно потрудились над каким-либо проектом, благодарность можно выразить в форме совместного ленча или шоколадных конфет. Докладывая начальству о проделанной работе, хорошо отзовитесь о работе своих людей. Это будет лучший подарок. На Рождество или Новый год отметьте тех своих коллег, которые работают с вами длительное время. Подарки должны сопровождаться персональными записками. Если ваш сотрудник женится, ему можно послать поздравление. Не посылайте подарок, если вы не приглашены на свадьбу. Пошлите открытку с выражением симпатии. С днем рождения поздравляйте на словах.

Подарки и тому подобное - прерогатива светского этикета и не обязательны в бизнесе (если, конечно, у вас не крохотная фирмочка с «семейной» атмосферой). Особо отличившихся сотрудников можно отметить в письменной форме.

Подарки своему начальнику. Никто из подчиненных не обязан делать подарки начальству. Поэтому главная заповедь - «Не дарите подарков!». Если коллектив вашей организации желает «в складчину» купить подарок своему руководителю, это необходимо обсудить. Секретарь может сделать подарок своему патрону, но он должен быть скромным и носить деловой характер.

Принимая подарок, всегда благодарите. Всегда принимайте с выражением удовольствия, даже если такая вещь у вас уже есть или она вам вовсе не нужна.

Получив подарок от поставщика или клиента, поделитесь им со своими коллегами или подчиненными (если возможно).

Возможно, подарок по тем или иным причинам не устраивает вас - он либо очень дорогой, либо совсем неподходящий (ракетка для тенниса, в который вы никогда не играете). В таком случае допустимо вернуть подарок.

Если вы не можете принять подарок, сразу верните его с короткой запиской примерно такого содержания: «Считаю невозможным для себя принять ваш подарок и потому возвращаю его вам». Сохраните копию этой записки. С дарителем этот вопрос больше не обсуждайте.

Сегодня модно работать много. Для большинства офис стал даже не вторым, а первым домом. Практически вся жизнь проходит на рабочем месте. За рубежом давно поняли: офис — один из основных инструментов ведения бизнеса. Это значит, что, если у ваших сотрудников неудобные рабочие места, производительность труда будет падать. А если ваш офис имеет непрезентабельный вид, вы не сможете произвести благоприятное впечатление на клиентов и партнеров.

В России только-только начали приходить к осознанию этой стороны дела. Подобно тому, как ваша речь и внешний вид должны соответствовать представлениям об образе перспективного служащего, так и интерьер рабочего помещения относится к области делового этикета. Практически любой служебный интерьер отражает имидж компании. В рабочих помещениях необходимо соблюдать элементарный порядок.

Беспорядок делает труд малоэффективным, портит мнение о компании. Он совершенно недопустим в служебном кабинете, поскольку одно из правил делового этикета гласит: бизнесмен должен выглядеть как человек, который контролирует ситуацию. Для создания впечатления преуспевающего служащего следует выполнять правила:

• 1. Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо от его размеров и продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство собственного жилища.
• 2. В офисе всегда должно быть чисто и приятно.

Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг, устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в небольшом помещении, заведите себе выдвижной «мусорный» ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет.

• 3. Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а после еды непременно все уберите.
• 4. Попробуйте поглядеть на свое рабочее место глазами постороннего человека В солидных фирмах руководство всегда думает о том, насколько комфортно сотрудникам в помещении фирмы. Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут приходить много незнакомых друг с другом клиентов или покупателей, которым в ожидании предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа, не рекомендуется ставить диваны.

В этом случае более подойдут кресла для посетителей.

Диваны создают определенную проблему: на них незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко, может быть, даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей. В такой ситуации лучше подойдут кресла, расставленные буквой «Г». Рядом с креслами для посетителей рекомендуется разложить на выбор множество журналов, которые можно полистать. Там же можно поставить телефон. Как известно, немаловажным фактором поддержания работоспособности сотрудников в течение рабочего дня является правильно выбранный тип освещения.

Он должен выбираться в зависимости от таких обстоятельств, как наличие на столах дисплеев, доступность естественного дневного света (или, напротив, полное отсутствие окон). Искусственный свет должен быть достаточно ярок, чтобы вы могли работать, однако не настолько, чтобы экран компьютера и бумага бликовала, а у посетителей начиналась головная боль. Солнечный свет также неплохо приглушать в определенные часы, чтобы он не слепил глаза и не перегревал помещение.

Современные световые технологии позволяют не только избавить офисных тружеников от головной боли, но и существенно сэкономить на электроэнергии, а также помочь в укреплении имиджа компании. Освещение офиса нужно приспосабливать к конкретным функциям помещений, к расстановке мебели и к задачам сотрудников, а не наоборот. Освещение рабочего места должно быть индивидуальным и гибким.

На современном рабочем месте свет должен быть максимально индивидуальным и одновременно много-вариантным, позволяя менять направленность, яркость и площадь освещения, потому что задачи человека за столом постоянно меняются. В приемной для создания ощущения комфорта наиболее приемлем мягкий отраженный свет; стол секретаря освещается местными источниками. В рабочих кабинетах свет может быть рассеянным, без местных источников. В рабочих помещениях освещенность должна составлять по российским нормам 400 люкс. В особых случаях, например, когда люди работают с чертежами, необходимо около 750 люкс. Для того чтобы обеспечить положенную норму, вполне достаточно иметь настольную лампу мощностью 36—40 Вт или 24 Вт с дополнительными отражателями. Принципиальный вопрос представляет и выбор типа ламп: накаливания, люминесцентных, галогеновых, металлогалогеновых.

Люминесцентные трубки бьют традиционные лампы накаливания по всем показателям. При одинаковой мощности светоотдача люминесцентной лампы в 3-5 раз выше, потребляет она в 4,5-5 раз меньше энергии, а служит в 4 раза дольше, чем лампа накаливания.

Именно по этим причинам лампы накаливания практически вышли из употребления в западных офиса. Однако у них есть бесспорное преимущество: их теплый желтоватый свет, создающий ощущение уюта. ♦ Когда люди работают в основном с экраном (биржевые торговцы, компьютерные дизайнеры), верхний свет может быть минимальным, а местный должен эффективно освещать клавиатуру и бумаги на столе. ♦ Не рекомендуется пользоваться встроенными светильниками в кабинетах руководителей, переговорных комнатах и приемных — словом, везде, где важно создать ощущение комфорта и расположить посетителей в свою пользу. Свет в кабинетах вполне может быть теплым, т. е. желтым.

Правильное цветовое оформление интерьера создает бесконфликтную обстановку в офисе. Стиль интерьера Различают стили интерьера : Классика, которая чаще всего используется в так называемых VIP-зонах, где работают и встречаются топ-менеджеры, здесь на одного человека приходится в среднем 15 кв. м площади.

Начиная с середины XVIII в. в России вошел в моду кабинет в английском стиле. «Статусное» значение этого стиля сохраняется до сих пор. Английский кабинет — это деревянные панели темного дерева (в человеческий рост или ниже) на стенах, верхняя часть стен может быть либо покрашена, либо оформлена штофными обоями; темный деревянный филенчатый, т. е. с квадратными выемками, потолок.

Классика модернизма. Офисная мебель в стиле «модерн» выглядит более привычно. Столы округлых форм, открытые шкафы, стеклянные дверки в металлических рамках и стеклянные полки. Основы этого стиля — простота, качество и функциональность. Например, стул из гнутых труб, на которые натянуты кожаные ленты. Наиболее часто применяемые материалы в мебели этого стиля — никелированные трубы, кожаные ленты или «плетенка», мех. «Экологический» стиль.

К слову «экологический» следовало бы добавить эргономичный и долговечный. В «экологической» мебели используются в основном светлые породы дерева, стекло, металл, в обивке не кожа, а ткань типа «рогожки». Это так называемый «скандинавский» стиль. Хайтек. Еще одно модное направление, распространившееся в серьезных офисах, — различные вариации на темы «высоких технологий». Здесь основная роль отводится металлу и стеклу. Характерной чертой этого стиля является тщательная отделка и подгонка деталей, продуманность и отсутствие украшений. «Выпендреж». Некоторым фирмам важно показать творческий подход к проблеме заказчика: чем «сумасшедшее» офис компании, тем интереснее она подойдет к решению задачи клиента.

В качестве акцентов в интерьере творческой фирмы могут быть такие «выпендрежные» вещи, как диван-»губы» по дизайну Сальвадора Дали, кресла в форме лилии, розы. Приведем рекомендации специалистов по поводу оформления офиса:

• 1. Не следует покупать сверхдорогие кабинеты руководителей и в то же время самые дешевые столы и стулья для сотрудников, ведь в процессе деловых отношений деловые партнеры будут работать не только и не столько с генеральным директором, сколько с конкретными исполнителями.
• 2. Помещения, где работают с бумагами или компьютерами, принято обставлять мебелью холодных тонов — она, как считается, меньше отвлекает от работы.
• 3. Для офисов, где принимают клиентов, выбирают обстановку светлого дерева теплых оттенков — такой интерьер создает располагающую к общению атмосферу.
• 4. Работникам сферы услуг (например, турфирмам) можно покупать ультрамодную мебель вызывающих цветов (синего, лилового). Они хотят произвести самое сильное впечатление на посетителей и используют яркий интерьер в качестве приманки для них.

В последние годы особое внимание в оформлении офиса уделяется растениям (живым или искусственным). Предпочтительнее, чтобы растения в офисе были живыми. Живые растения создают в офисе благоприятную атмосферу и защищают работников от офисных болезней, так как обладают терапевтическим эффектом.