ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ ФИЛИАЛА
Директор филиала:
и обеспечение надежной, безопасной, бесперебойной работы ТЦ в целом и всех его сетей и оборудования;
- ? общее руководство персоналом филиала;
- ? подбор персонала;
- ? контроль за работой всех подразделений и сотрудников фили-
сШсЦ
- ? заключение договоров коммунального обеспечения ТЦ, договоров подряда (клининг, охрана, вывоз мусора и пр.) и инженерного обеспечения работы ТЦ;
- ? обеспечение представления на утверждение проектов бюджета филиала в установленные сроки, исполнения утвержденного бюджета;
- ? ответственность за экономное и целевое расходование средств; подготовка отчета по исполнению бюджета, обоснование затрат;
- ? контроль за организацией учета и обеспечением сохранности материальных ценностей филиала;
- ? решение всех вопросов и проблем с «внешней средой» (надзорные органы, местная администрация и пр.);
- ? в пределах установленной компетенции решение всех вопросов с торговыми операторами (согласование размещения вывесок, проведения текущих ремонтов и перепланировок арендуемых помещений и пр.), оперативное решение проблем, устранение неисправностей, урегулирование разногласий и конфликтов.
Служба эксплуатации (руководитель — заместитель директора по эксплуатации):
я организация всей работы по эксплуатации здания и территории в рамках установленных норм и стандартов;
- ? обеспечение поддержания надлежащего состояния здания, помещений общего пользования и территории ТЦ;
- ? организация контроля за соблюдением операторами правил организации торговли и правил работы в ТЦ;
- ? решение всех текущих вопросов с арендаторами в рамках эксплуатации ТЦ;
- ? курирование и организация контроля за работой «клинингового» центра[1];
- ? организация работ по благоустройству и поддержанию в чистоте и порядке прилегающей к ТЦ территории;
- ? курирование и организация контроля работы частного охранного предприятия;
- ? управление работой службы парковки
- ? организация режима допуска персонала арендаторов ТЦ и режима пользования погрузочно-разгрузочными зонами;
- ? контроль за соблюдением режима работы ТЦ;
- ? выполнение административно-хозяйственных и снабженческих функций;
- ? организация и контроль за проведением текущих ремонтов помещений ТЦ.
Служба главного инженера (руководитель — главный инженер):
и обеспечение бесперебойной работы всех инженерных систем и механизмов;
- ? организация грамотного их обслуживания и эксплуатации;
- ? энерго- и теплообеспечение работы ТЦ;
- ? подготовка к заключению всех договоров в пределах своей компетенции;
- ? планирование и проведение планово-предупредительных и текущих ремонтов сетей и оборудования, других регламентных работ;
- ? устранение последствий аварий инженерных сетей и коммуникаций;
- ? контроль за соблюдением операторами правил эксплуатации инженерных сетей и оборудования ТЦ;
- ? своевременный сбор данных о расходе энергоносителей операторами ТЦ;
- ? подготовка данных для бухгалтерии;
- ? контроль за работой систем противопожарной защиты и оповещения, охранной сигнализации и пр.;
- ? организация их обслуживания.
Бухгалтерия (руководитель — главный бухгалтер):
и организация ведения бухгалтерского учета филиала;
- ? подготовка данных для консолидации в головной компании и своевременное их представление;
- ? ведение бухгалтерского учета фирм-спутников на «упрощенке»;
- ? контроль за правильностью и своевременностью оформления всей первичной документации филиала (договора, акты, авансовые отчеты и пр.);
- ? расчет и выставление счетов арендаторам по договорам и соглашениям (аренда, эксплуатация, реклама и пр.);
- ? ведение документооборота с арендаторами (акты сверки, счета-фактуры и пр.);
- ? формирование бюджета филиала и отчета о его исполнении для директора филиала;
- ? отправка согласованной формы финансовому менеджеру и руководителю проекта в головной офис в установленные сроки.
Менеджер по работе с арендаторами:
я организация поиска торговых операторов на местном рынке;
- ? регистрация всех обращений потенциальных арендаторов;
- ? передача данных в головной офис;
- ? контроль за поступлением денежных платежей и работой по погашению дебиторской задолженности от местных операторов, своевременное информирование руководства обо всех задержках и проблемах;
- ? мониторинг местного рынка аренды; систематизация информации, подготовка отчетов для центрального офиса.
Менеджер по маркетингу и рекламе:
я исполнительная реализация рекламных кампаний ТЦ;
- ? поиск подрядчиков и контрагентов, подготовка соответствующих договоров;
- ? контроль за размещением рекламы;
- ? выполнение рекламного бюджета в доходной и расходной части;
- ? мониторинг местного рынка рекламы, выбор оптимальных средств рекламы и рекламоносителей;
- ? участие в организации проведения маркетинговых исследований;
- ? работа с местными арендаторами по консолидации усилий по рекламной активности и по формированию приходной части рекламного бюджета.
Юрист:
я техническое заключение (перезаключение) всех договоров (аренда, эксплуатация и пр.) с местными торговыми операторами;
- ? юридическое сопровождение процесса работы филиала (согласование трудовых, хозяйственных договоров и т.д.);
- ? разъяснение арендаторам положений договоров аренды, эксплуатации и их приложений;
- ? составление претензионных писем и ответов на обращения арендаторов;
- ? подготовка и участие в судебных заседаниях по трудовым, арендным и другим спорам;
- ? подготовка и организация согласования с юридическим отделом головного офиса всех прочих договоров филиала.
Системный администратор:
и обеспечение бесперебойной работы оргтехники и программного обеспечения филиала, включая работу программного обеспечения охранных систем, систем подсчета посетителей и пр.;
? поддержание бесперебойной коммуникации с головным офисом в целях своевременной консолидации данных бухгалтерской и прочей отчетности.
ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ
- 1. Дайте характеристику основным видам и целям деятельности управляющей компании.
- 2. Опишите организационную структуру управляющей компании.
- 3. В чем состоят функциональные обязанности сотрудников головного офиса (управляющего филиалами, заместителя генерального управляющего по эксплуатации, запускающего директора, финансового директора, финансового менеджера и др.)?
- 4. Каковы функциональные обязанности сотрудников филиалов (директора филиала, заместителя директора по эксплуатации, главного инженера, главного бухгалтера, менеджера по работе с арендаторами и др.)?
- [1] Клининговый центр — подразделение компании, занимающееся уборкой помещений торгового центра и прилегающих к офисному или торговому центру территорий.