ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ ФИЛИАЛА

Директор филиала:

и обеспечение надежной, безопасной, бесперебойной работы ТЦ в целом и всех его сетей и оборудования;

• ? общее руководство персоналом филиала;
• ? подбор персонала;
• ? контроль за работой всех подразделений и сотрудников фили-

сШсЦ

• ? заключение договоров коммунального обеспечения ТЦ, договоров подряда (клининг, охрана, вывоз мусора и пр.) и инженерного обеспечения работы ТЦ;
• ? обеспечение представления на утверждение проектов бюджета филиала в установленные сроки, исполнения утвержденного бюджета;
• ? ответственность за экономное и целевое расходование средств; подготовка отчета по исполнению бюджета, обоснование затрат;
• ? контроль за организацией учета и обеспечением сохранности материальных ценностей филиала;
• ? решение всех вопросов и проблем с «внешней средой» (надзорные органы, местная администрация и пр.);
• ? в пределах установленной компетенции решение всех вопросов с торговыми операторами (согласование размещения вывесок, проведения текущих ремонтов и перепланировок арендуемых помещений и пр.), оперативное решение проблем, устранение неисправностей, урегулирование разногласий и конфликтов.

Служба эксплуатации (руководитель — заместитель директора по эксплуатации):

я организация всей работы по эксплуатации здания и территории в рамках установленных норм и стандартов;

• ? обеспечение поддержания надлежащего состояния здания, помещений общего пользования и территории ТЦ;
• ? организация контроля за соблюдением операторами правил организации торговли и правил работы в ТЦ;
• ? решение всех текущих вопросов с арендаторами в рамках эксплуатации ТЦ;
• ? курирование и организация контроля за работой «клинингового» центра^[1];
• ? организация работ по благоустройству и поддержанию в чистоте и порядке прилегающей к ТЦ территории;
• ? курирование и организация контроля работы частного охранного предприятия;
• ? управление работой службы парковки
• ? организация режима допуска персонала арендаторов ТЦ и режима пользования погрузочно-разгрузочными зонами;
• ? контроль за соблюдением режима работы ТЦ;
• ? выполнение административно-хозяйственных и снабженческих функций;
• ? организация и контроль за проведением текущих ремонтов помещений ТЦ.

Служба главного инженера (руководитель — главный инженер):

и обеспечение бесперебойной работы всех инженерных систем и механизмов;

• ? организация грамотного их обслуживания и эксплуатации;
• ? энерго- и теплообеспечение работы ТЦ;
• ? подготовка к заключению всех договоров в пределах своей компетенции;
• ? планирование и проведение планово-предупредительных и текущих ремонтов сетей и оборудования, других регламентных работ;
• ? устранение последствий аварий инженерных сетей и коммуникаций;
• ? контроль за соблюдением операторами правил эксплуатации инженерных сетей и оборудования ТЦ;
• ? своевременный сбор данных о расходе энергоносителей операторами ТЦ;
• ? подготовка данных для бухгалтерии;
• ? контроль за работой систем противопожарной защиты и оповещения, охранной сигнализации и пр.;
• ? организация их обслуживания.

Бухгалтерия (руководитель — главный бухгалтер):

и организация ведения бухгалтерского учета филиала;

• ? подготовка данных для консолидации в головной компании и своевременное их представление;
• ? ведение бухгалтерского учета фирм-спутников на «упрощенке»;
• ? контроль за правильностью и своевременностью оформления всей первичной документации филиала (договора, акты, авансовые отчеты и пр.);
• ? расчет и выставление счетов арендаторам по договорам и соглашениям (аренда, эксплуатация, реклама и пр.);
• ? ведение документооборота с арендаторами (акты сверки, счета-фактуры и пр.);
• ? формирование бюджета филиала и отчета о его исполнении для директора филиала;
• ? отправка согласованной формы финансовому менеджеру и руководителю проекта в головной офис в установленные сроки.

Менеджер по работе с арендаторами:

я организация поиска торговых операторов на местном рынке;

• ? регистрация всех обращений потенциальных арендаторов;
• ? передача данных в головной офис;
• ? контроль за поступлением денежных платежей и работой по погашению дебиторской задолженности от местных операторов, своевременное информирование руководства обо всех задержках и проблемах;
• ? мониторинг местного рынка аренды; систематизация информации, подготовка отчетов для центрального офиса.

Менеджер по маркетингу и рекламе:

я исполнительная реализация рекламных кампаний ТЦ;

• ? поиск подрядчиков и контрагентов, подготовка соответствующих договоров;
• ? контроль за размещением рекламы;
• ? выполнение рекламного бюджета в доходной и расходной части;
• ? мониторинг местного рынка рекламы, выбор оптимальных средств рекламы и рекламоносителей;
• ? участие в организации проведения маркетинговых исследований;
• ? работа с местными арендаторами по консолидации усилий по рекламной активности и по формированию приходной части рекламного бюджета.

Юрист:

я техническое заключение (перезаключение) всех договоров (аренда, эксплуатация и пр.) с местными торговыми операторами;

• ? юридическое сопровождение процесса работы филиала (согласование трудовых, хозяйственных договоров и т.д.);
• ? разъяснение арендаторам положений договоров аренды, эксплуатации и их приложений;
• ? составление претензионных писем и ответов на обращения арендаторов;
• ? подготовка и участие в судебных заседаниях по трудовым, арендным и другим спорам;
• ? подготовка и организация согласования с юридическим отделом головного офиса всех прочих договоров филиала.

Системный администратор:

и обеспечение бесперебойной работы оргтехники и программного обеспечения филиала, включая работу программного обеспечения охранных систем, систем подсчета посетителей и пр.;

? поддержание бесперебойной коммуникации с головным офисом в целях своевременной консолидации данных бухгалтерской и прочей отчетности.

ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

• 1. Дайте характеристику основным видам и целям деятельности управляющей компании.
• 2. Опишите организационную структуру управляющей компании.
• 3. В чем состоят функциональные обязанности сотрудников головного офиса (управляющего филиалами, заместителя генерального управляющего по эксплуатации, запускающего директора, финансового директора, финансового менеджера и др.)?
• 4. Каковы функциональные обязанности сотрудников филиалов (директора филиала, заместителя директора по эксплуатации, главного инженера, главного бухгалтера, менеджера по работе с арендаторами и др.)?

• [1] Клининговый центр — подразделение компании, занимающееся уборкой помещений торгового центра и прилегающих к офисному или торговому центру территорий.