Ввод и просмотр данных посредством формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Для улучшения внешнего вида данных и облегчения восприятия формы можно добавлять линии, рамки, цвета и фоновые изображения. В дополнение к этому можно вставлять OIE-объекты (такие как рисунки и графики).

Чтобы создать форму, можно пойти несколькими путями.

В режиме базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать, открыв окно, в котором указаны способы создания формы (рис. 8.3).

Способы создания форм

Рис. 8.3. Способы создания форм

Конструктор позволяет вам создать форму самостоятельно.

Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм.

MS Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если в данной форме что-либо не удовлетворяет, можно это исправить это в режиме конструктора.

Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую форму.

Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой.

Сводная таблица — со сводной таблицей Excel.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец, ленточная, табличная.

Поля в форме в один столбец упорядочены и представлены в виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядочить как угодно. MS Access дает возможность использовать большинство стандартных элементов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом. Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой вам таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными.

Если создавать форму на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если разрабатывается форма на основе нескольких таблиц или запросов, то MS Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора. Перемещение в форме идентично перемещению в строках и столбцах. Перемещаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополнения в данные.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы (такая форма — лишь способ представления данных из таблиц или запросов). Просмотр и печать форм также производится аналогично тому, как это производится с таблицами.

В заключение отметим несколько достоинств и недостатков реляционной базы данных.

К достоинствам отнесем следующее:

  • ? простота и доступность для понимания конечным пользователем, единственной информационной конструкцией является таблица;
  • ? при проектировании реляционных БД применяются строгие правила, базирующиеся на математическом аппарате;
  • ? полная независимость данных при изменении структуры реляционной БД, изменения, которые требуется произвести в прикладных программах, минимальны.

Для построения запросов и написания прикладных программ нет необходимости знания конкретной организации БД во внешней памяти.

К недостаткам отнесем следующее:

  • ? по сравнению с другими моделями реляционная модель имеет более низкую скорость доступа и требует большего объема внешней памяти;
  • ? появление большого количества таблиц в результате логического проектирования затрудняет понимание структуры данных;
  • ? не всегда предметную область можно представить в виде совокупности таблиц.

Для преодоления недостатков, присущих реляционной модели, в настоящее время развиваются постреляционная, многомерная и объектно-ориентированная модели. Эти модели в той или иной степени опираются на реляционную модель. Но реляционная модель и коммерческие продукты, основанные на ней, доминируют при построении экономических ИС.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >