Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные технологии в туристской индустрии
Посмотреть оригинал

Реляционная база данных MS Access

Одной из распространенных систем управления базами данных является MS Access. Ее основой являются таблицы, связанные между собой ключевыми одноименными полями с одинаковыми типами и свойствами данных, а также количеством введенных записей.

База данных MS Access позволяет автоматизировать многие часто возникающие операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью этой базы данных можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access и Windows разработаны компанией Microsoft, поэтому они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows таким образом, что все преимущества Windows доступны в MS Access.

Реляционная база данных MS Access позволяет просматривать одновременно несколько таблиц. При этом редактировать конструктивные особенности таблицы следует, предварительно отключив связи, формирующие отношения между одноименными полями. Применение реляционной СУБД MS Access помогает структурировать данные и упростить выполнение аналитической работы.

В СУБД Access предусмотрены следующие сервисные возможности:

  • ? мастера;
  • ? выражения;
  • ? макросы.

Мастера могут создавать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок.

Выражения используются в MS Access, например, для проверки допустимости введенного значения.

Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования.

В Microsoft Access добавлены новые средства, разработанные для работы в Интернете и создания приложений для Web. Для доступа к сети «Интернет» и использования Web-средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office с помощью команды пункта меню «?». При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с MS Access.

Система MS Access содержит полезный набор инструментов для управления базами данных, включающий:

  • ? конструкторы таблиц;
  • ? конструкторы форм;
  • ? конструкторы запросов и отчетов.

Справочная система фирмы Microsoft обеспечивает контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать на клавишу F1. Справочная система приложения MS Access состоит из содержания, предметного указателя, системы поиска, журнала хронологии и закладок.

Все составляющие (объекты) базы данных, такие как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в приложением MS Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые данные. Таблица Access состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о сотруднике туристической фирмы может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

При разработке структуры таблицы необходимо определить:

  • ? названия полей;
  • ? типы полей;
  • ? свойства полей.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Обычно полям дают имена, по которым легко можно догадаться об их функции. Каждому полю задается тип данных в зависимости от их отображения при вводе. Например, 13.12.2014 — тип данных — дата/ время, фамилия — тип данных — текстовый и т.д. Тип данных может быть выбран из ниспадающего списка. Значение типа поля необходимо задавать только в режиме Конструктора. В таблице 8.1 представлены типы данных, которые используются в базе данных MS Access, и дано их описание.

Таблица 8.1

Типы данных, использующихся в базе данных MS Access, и их описание

Тип данных

Описание

Текстовый (значение по умолчанию)

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера домов (до 255 знаков)

Числовой

Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов

Дата/время

Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно

Денежный

Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части

Поле MEMO

Для хранения комментариев; до 65 535 символов

Счетчик

Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя

Логический

Может иметь только из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)

Поле объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access

Гиперссылка

Строка, состоящая из двух букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления, путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка

Мастер подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

Таблицы в MS Access можно создать при помощи четырех способов, из которых наиболее важным является четвертый.

  • 1. Для создания таблицы можно использовать мастер баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. При этом мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
  • 2. Для создания таблицы можно использовать мастер таблиц, который позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
  • 3. Можно создать таблицу, осуществив непосредственный ввод данных в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в MS Access данные анализируются и каждому полю присваиваются необходимый тип данных и формат.
  • 4. Можно создать таблицу при помощи конструктора. При этом происходит определение всех параметров макета таблицы.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, для редактирования макеты таблицы можно использовать режим конструктора. Только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая необходима, и поэтому далее будем рассматривать только этот метод.

Для ввода данных в ячейки таблицы необходимо перевести курсор в нужную ячейку, которая становится активной, и в нее вводятся данные (данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не вводятся, так как значения в этом поле появляются автоматически, когда вводятся данные в следующую ячейку строки).

При введении данных в ячейки можно использовать следующие приемы ввода:

  • ? при нажатии клавиши Del ячейка очищается;
  • ? если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение;
  • ? если нажать клавиши Enter или Tab, то в ячейку заносится новое значение;
  • ? можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы, для этого необходимо в редактируемой ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу F2.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поля объекта OLE) можно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора необходимо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем Условия на значение и ввести ограничение на данные. Например, продолжительность жизни вряд ли может быть более 150 лет и ограничение будет следующее: <150. Можно вводить ограничения и на текстовые поля. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью Построителя выражений. При нахождении курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений (рис. 8.1).

Окно построителя выражений

Рис. 8.1. Окно построителя выражений

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые MS Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, оклад большинства сотрудников составляет 9100 руб. Если ввести это число в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля Оклад примут значение 9100 руб. и необходимо будет лишь изменить значения ячеек для сотрудников с другими окладами. Или все сотрудники имеют один и тот же номер рабочего телефона. Если ввести этот номер в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля Рабочий номер телефона примут одно значение и необходимо будет лишь изменить значения ячеек для сотрудников с другими номерами телефонов. В таблице (рис. 8.2) данная операция проделана для поля Должность, так как большинство сотрудников имеют должность «Менеджер по продажам».

Таблица «Сотрудники»

Рис. 8.2. Таблица «Сотрудники»

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое значение. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока неизвестны и могут появиться в дальнейшем. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (««)), то это означает, что данные не существуют вовсе. MS Access может обрабатывать пустые поля таблицы.

 
Посмотреть оригинал
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы