Построение модели, методика привлечения ресурсов предприятия используемых в модели

В общем случае под моделью, которая будет решать указанные выше задачи, понимается совокупность взаимоотношений между структурными подразделениями, персоналом, привлекаемым к обработки информационного потока и т.д. Проработка такой модели основана на предварительно проведенном исследовании авиационных предприятий, деятельностью, которых является сервисное обслуживание авиационной техники государственной авиации. В результате выполненного анализа сформированы правила построения модели, в которой необходимо создать интегрированную базу данных, содержащую сведения экономического характера. Сведения определяющие истинное состояние предприятия.

Перечень задач, предлагаемых к решению модели вытекают из взятых обязательств предприятием перед госзаказчиком. Соответственно предусмотрены функциональные блоки (рисунок 3.4.6):

• - настройка на конкретное авиационное предприятие;
• - раздел «Доходы»;
• - раздел «Расходы»;
• - раздел «Бухгалтерский учет»;
• - раздел «Отчеты»;
• - зависимая система диалоговой помощи.

Разделение на функциональные блоки достаточно условно и может видоизменяться в зависимости от организационной структуры финансовой составляющей предприятия. Настройка указанных блоков будет являться компетенцией обслуживающего систему.

Запланировано, что работа будет начинаться с заведения параметров авиационного предприятия, формирования списка персонала, привлекаемого к работе с информацией, уровней доступа пользователей. Как правило все этапы работ протоколируются и при необходимости, обслуживающий систему, может определить сотрудника внесшего изменения в данные.

Рис. 3.4.6. Информационная составляющая модели

Далее необходимо рассмотреть разработку неких справочников, которые будут предусматривать хранения информации:

• - о бюджетополучателях;
• - об руководителях предприятий соисполнителях, выполняющих работы по заявкам госзаказчика;
• - должности сотрудников финансового направления.

Прогнозирование доходов планируется формировать при помощи разрабатываемой модели по полученным фактическим показателям. Результаты поступают в виде плановых показателей в соответствии с классификатором доходов. Необходимо предусмотреть, что в случае какой либо, необходимости была возможность ее корректировки, внесения изменений. Модель должна обеспечивать помесячную и поквартальную разбивку, и чтобы это можно было сделать как автоматически, так и вручную. В обязательном порядке предусмотреть автоматический контроль правильности такой разбивки. В случае ошибок результат должен блокироваться.

Если возникает случай, когда за отдельные статьи доходов отвечают разные исполнители, необходимо группировать по пользователю и предоставлять ему вариант работы только в пределах того коридора информационного потока, за которые он отвечает.

Планирование расходов предусматривается вести в следующем порядке.

Формируются данные по предварительным заявкам бюджетополучателей в виде калькуляции расходов в разбивке по статьям. В соответствии с полученной информацией формируется план расходов. После анализа доходной и расходной частей бюджета необходимо провести мероприятия по увязке, в случае необходимости, уменьшить расходные статьи бюджетополучателей. После завершения мероприятий по увязке должен сформироваться плановый вариант бюджета, который в последствии будет утверждаться руководителем предприятия. После этого модель будет отражать статус бюджета «Утвержденный», после чего его корректировка будет возможна после утверждения корректировок бюджета. В следствии чего новый вариант бюджета становится действующим, а старый переходит в архив.

После утверждения бюджета должна выполнить разбивку помесячно и поквартально, также, как и при прогнозировании доходов, которые в последствии утверждаются руководителем предприятия и устанавливается в статус «Утвержденный».

Таким образом, разрабатываемая модель будет способствовать формированию уведомлений о бюджетных ассигнованиях для получателей данных средств.

Исполнение утвержденного бюджета будет определяться следующим порядком.

Ведется учет поступлений средств на расчетный счет, он же текущий. В процессе поступления денежных средств будет формироваться распорядительные документы на их перечисление получателям в соответствии с заключенным контрактам в строгом отражении заявленных госзаказчиком работ. Все эти действия в обязательно порядке будут закреплены сметами расходов (лимитных бюджетных обязательств) и это будет подкреплено платежными документами, отработанными бухгалтерией авиационного предприятия.

Планируется, что по мере поступления средств будет формироваться распоряжения на их перечисления получателям в соответствии с заключенными контрактами в части выполнения плановых показателей и их обязательств. В случае возникновения отклонений модель проинформирует допущенных пользователей о возникших несоответствий. Так же будет возможность корректировать бюджет указанным выше способом.

Регистрация по мере движения денежных средств, будет производиться в разделе «Бухгалтерский учет». Здесь необходимо попытаться наладить автоматически или в ручном режиме формировании бухгалтерских проводок.

Таким образом по мере поступления регламентированной отчетности от получателей средств об их расходовании, необходимо будет выполнить ввод информации в систему, где и осуществляется учет, контроль и анализ отчетных сведений.

В итоге будут сформировываться группы информации (рисунок 3.4.7):

• - по учету доходов, отнесенных к отдельно взятым государственным контрактам;
• - по учету сведений о поступивших денежных средствах, как самого предприятия, так и его соисполнителей в строгом соответствии с заявленными работами госзаказчиком;
• - по учету платежных документов по распоряжениям, оформленных бухгалтерией предприятия;
• - по учету перечисленных авансов на выполнение работ;
• - по учету источников финансирования на выполнение работ по сервисному обслуживанию воздушных судов государственной авиации.

Рис. 3.4.7. Формирование групп по характеру информации

На основе информации выдаваемой моделью планируется формировать отчеты о расходовании средств для их использования в процессе работы и внутреннего документооборота.

В рамках, указанных выше мероприятий произведена разработка алгоритмов и соответственно построение модели. Заведомо определено, что модель предназначена для удовлетворения интересов персонала управленческого аппарата предприятия (персонала принимающих участие в принятии управленческих решений). В модель вносятся необходимые сведения (большой объем текущей информации), которые в свою очередь обрабатываются. После этого результаты в аналитическом обобщенном виде представляются на стационарный ЭВМ управленческому персоналу, в том числе представителю госзаказчика.

Для работы с моделью, разработана некая структура управляющего сектора предприятия. Данную структуру необходимо наложить на организационную штатную структуру предприятия. Таким образом, можно утверждать, что модель ориентирована на функционирование в рамках стандартной базовой структуры управления учетноконтрольного обеспечения управления доходами и расходами авиационного предприятия. На схеме не детализированы все административно-управленческие службы, но указаны подразделения, которые взаимодействуют с моделью через систему автоматизированных рабочих мест с помощью ЭВМ, которые допущены к работе с моделью. Принципиальным является то, что разрабатываемая модель должна быть простой и легкодоступной для освоения пользователями, имеющими огромный дефицит времени. Предполагается, что указанная схема интегрируется (накладывается) на штатную структуру предприятия. В каждом подразделении определяется сотрудник, который будет непосредственно работать с моделью, а именно вносить необходимую информацию. Таким образом, взаимодействие с разрабатываемой моделью будет осуществляться через определенных сотрудников распределенным по подразделениям обслуживающего сектора предприятия (на схеме они указаны отдельно с условным названием специалиста, например: аналитик. Зона ответственности представлена.

Подразделения участвуют в работе с моделью, но не все снабжены возможностью внесении информации и корректировок. Выполняемые действия внутри модели протоколируются, что обеспечивается жесткими правилами установленного внутреннего документооборота, доступа к модели и штатной структуры предприятия.

Кроме этого, необходимо учесть присутствие представительства госзаказчика, так как все мероприятия выполняются в соответствии с заключенными государственными контрактами. Здесь представительство госзаказчика непосредственно выполняет свои функции как контролирующего органа.

Таким образом, для пользователя внутренняя составляющая модели представляет собой множество таблиц, графиков и текстов, которая имеет свою иерархию, позволяющую управленческому персоналу предприятия получать в режиме реального времени информацию о текущих экономических показателях.

Разработан перечень основных визуальных элементов модели, расположенных в порядке возрастания степени детализации информации, а именно (рисунок 3.4.8):

• - перечень государственных контрактов с их стоимостью на выполнение;
• - сеть соисполнителей государственного контракта (составленная на каждый контракт отдельно);
• - график рентабельности;
• - график внешних обязательств;
• - перечень заключенных контрактов с соисполнителями с их стоимостью на выполнение;
• - перечень работ согласно спецификации, к заключенным контракта с соисполнителями (полная информация по каждой выполняемой работе);
• - таблица движения денежных средств;
• - таблица движения материальных средств;
• - таблица формирования цен на выполняемые работы по каждой позиции спецификации заключенного государственного контракта.

Разработан и определен экранный вид основных визуальных элементов, которые отражают соответствующую информацию в зависимости от требований оператора. Операторы могут воспользоваться сведениями согласно зон их ответственности.

Упрощенно, процесс управления происходит следующим образом: текущая информация через операторов (определенных специалистов предприятия), которые расположены в подразделениях обслуживающего звена предприятия в соответствии с установленными функциями, представляется в переработанном виде управленческому персоналу высшего уровня и по уже отработанным каналам обратной связи возвращается в виде распоряжений (распорядительных документов) в соответствии с адресатом.

В процессе реализации работы модели учетно-контрольного обеспечения управления доходами и расходами авиационного предприятия разработаны соответствующие схемы взаимодействия между структурными подразделениями, которые, как указано выше отвечают за свойственные им задачи.

Рис. 3.4.8. Основные визуальные элементы разрабатываемой модели

Таким образом, группа планирования и развития, выполняет операции:

• - разработка, оптимизация и ввод в модель сетевых графиков;
• - разработка, ввод в модель линейных планов структурных подразделений предприятия и контроль исполнения;
• - коррекция планирования.

Результатом указанного будет является эффективный сетевой график (рисунок 3.4.9). Указанный график строится для определения выполнения работ в соответствии с заключенными государственными контрактами (обязательств перед госзаказчиком). Здесь группа планирования и развития определяет иерархию выполняемых работ за общий контракт, рассматривая спецификацию всех работ к контракту как одно целое мероприятие, в котором рассматриваются несколько сценариев развития событий:

• - короткий - где результат достигается минимальными расходами и временными потерями;
• - альтернативный - более затратный и протяженный по времени;
• - протяженный - сценарий дублер, согласно которого спланированы максимальные расходы и максимальные временные показатели.

Рис. 3.4.9. Визуальный элемент - сетевой график

После чего, производиться проработка исполнения отдельных работ государственного контракта. Выстраивается схема исполнения мероприятий по конкретно отдельно взятой работе (рисунок 3.4.10).

В процессе проработки графика взаимодействий отдельного мероприятия, выполняемого в рамках государственного контракта, определяются соисполнители работ. Соисполнители работ рассматриваются только те, которые входят в перечень предприятий допущенных к выполнению работ для нужд государства. Такой перечень в обязательном порядке должен быть согласован с представительством госзаказчика.

Рис. 3.4.10. Сетевой график отдельного мероприятия

На сетевом графике прокладываются связи, которые предварительно планируют определенные действия между исполнителем заявленных работ госзаказчиком и его соисполнителями. Где конкретизируются следующие действия:

• - по заключению контрактов на выполнение работ (синяя линия);
• - поставка имущества или непосредственно выполнения работ (ремонт комплектующих изделий, ремонт элементов планера воздушного судна и т.д.) (красная линия);
• - перечисление денежных средств за выполняемые работы в строгом соответствии заключенных государственных контрактов (зеленая линия).

Планово-экономическая группа разрабатывает график рентабельности (рисунок 3.4.11), в соответствии с определенными функциями, при работе с моделью к основным относятся:

• - разработка и ввод в модель плановых показателей (показателей рентабельности);
• - текущая коррекция показателей по распоряжению.

Где на основании полученных результатах и выполненного их анализа выполняет расчеты плановых показателей. Далее эти расчеты видоизменяются в график.

Рис. 3.4.11. Визуальный элемент - график рентабельности

В процессе выполнения работ, роль бухгалтерии определена следующим:

• - заполнение данных о движении денежных материальных средств по первичным отчетным документам;
• - расчет налоговых отчислений.

Соответственно, после поступления первичных документов, подтверждающих фактическое выполнение заявленных госзаказчиком работ, бухгалтерия будет вносить в базу данных модели полученные сведения. Указанная информация отображается в графическом виде с последующей возможностью определения соответствия с плановыми показателями.

Также бухгалтерия дополняет модель сведениями о движении материальных средств. Такие сведения будут визуализироваться в график движения материальных средств (рисунок 3.4.12).

Рис. 3.4.12. Визуальный элемент - движение материальных средств

Такой визуальный элемент дает возможность определять в каком объеме планировать поставку всех материальных средств, используемых непосредственно в процессе проведения мероприятий по сервисному обслуживанию авиационной техники государственной авиации.

Одновременно при отработки указанных визуальных элементов, модель будет выдавать пользователям информацию по обязательствам авиационного предприятия (рисунок 3.4.13).

Рис. 3.4.13. Визуальный элемент - обязательства авиационного предприятия

Здесь будет выдаваться информация о ходе выполнения работ в соответствии с взятыми обязательствами перед госзаказчиком. Предполагается, что именно этот визуальный элемент будет востребован для представительства госзаказчика. Именно с помощью его можно определить ход выполнения работ, а именно срок и соответствие запланированным расходам с фактическими.

Таким образом, ожидается, что разработка и использование модели позволит:

• - минимальным набором визуальных элементов (диалоговых окон), которые понятны, не избыточны и предназначены для обеспечения необходимой информации при принятии управленческих решений;
• - достоверно отражать в реальном времени фактическое организационно-финансовое состояние предприятие при выполнении работ в соответствии с заключенными государственными контрактами;
• - создать все условия для системы управления стать более гибкой при воздействии на нее со стороны;
• - увеличить контроль за выполнением мероприятий авиационных предприятий направленных на удовлетворение нужд государства, выполняемых в рамках заявленных работ госзаказчиком;
• - усовершенствовать систему обеспечения представительства госзаказчика необходимой информацией, позволяющей контролировать ход выполнения работ и использование выделенных финансовых средств в соответствии с заключенными государственными контрактами.