УПРАВЛЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ

ВИДЫ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ. РАБОТА С ДЕБИТОРАМИ

Современный этап экономического развития страны характеризуется значительным замедлением платежного оборота, вызывающим рост дебиторской задолженности на предприятиях, поэтому важной задачей любого хозяйствующего субъекта является эффективное управление дебиторской задолженностью, направленное на оптимизацию общего ее размера и обеспечение своевременной инкассации долга.

В современной хозяйственной практике классифицируются следующие виды дебиторской задолженности:

• — за товары, работы, услуги, срок оплаты которых не наступил;
• — за товары, работы, услуги, не оплаченные в срок;
• — по векселям полученным;
• — по расчетам с бюджетом;
• — по расчетам с персоналом;
• — прочие (задолженность дочерних и зависимых обществ; задолженность участников (учредителей) по взносам в уставный капитал; авансы выданные).

Существенным элементом контрольной работы финансовых подразделений организации является работа с дебиторами.

Учитывая отрицательное влияние роста дебиторской задолженности и в целях совершенствования контроля сохранности активов, вместе со счетом-фактурой покупателю целесообразно высылать напоминание об оплате с указанием следующих данных:

• — номер и дата договора (в том числе соответствующих приложений и (или) дополнений);
• — общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты;
• — механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе начисленная неустойка).

Напоминание об оплате составляет тот же работник, который отвечает за выписку счетов-фактур, и подписывает главный бухгалтер. Напоминание создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно напоминает ему о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

Один из наиболее действенных методов внутреннего контроля дебиторской задолженности — метод первичной отчетности. Рассмотрим его основные аспекты с позиции требований к отдельным работникам крупной или средней промышленной организации, т.е. укажем примерные основные требования к порядку контроля дебиторской задолженности, которые должны быть отражены в должностных инструкциях соответствующих работников.

Вести оперативный учет и методом документальной сверки осуществлять контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками) должен экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела. На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник выполняет соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также им ведется учет отказов от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований-поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

Для эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные:

• — наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса;
• — номера и даты заключения договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов);
• — формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов-фактур;
• — даты и время поступления отгрузочных документов (или их копий) в финансовый отдел;
• — даты и время предъявления их в банк (при аккредитивной форме расчетов или при расчетах платежными требованиями-поручениями);
• — порядок оплаты, т.е. календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы (в разрезе плановых и фактических данных).

Экономист по расчетам с покупателями должен составлять ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров. К данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

Устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, в финансовый отдел, предоставление их в банк для получения платежа (при аккредитивной форме расчетов), сдача в банк (или высылка покупателю) платежных требований- поручений, выписка и высылка покупателям счетов-фактур, а также ошибки в планировании продолжительности документооборота и поступлений от просроченной дебиторской задолженности, отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и др.

Проведя анализ полученных данных по отклонениям, начальник финансового отдела принимает меры в пределах своей компетенции (по виновникам, оперативной корректировке бюджетов движения денежных средств и т.д.).

Данные по оплате из финансового отдела должны оперативно передаваться в договорно-правовое бюро отдела сбыта и в бухгалтерию. Работник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.

Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и договору с учетом предъявляемого к оплате счета и обеспечивать получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).

Одновременно с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); не учтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и соответственно неучтенные поставки).

Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, не учтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

Еще одним эффективным приемом контроля дебиторской задолженности яв-ляются периодические сверки с покупателями. Для этого всем покупателям по установленному порядку (например, не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации. Данные мероприятия проводятся независимо от выверки дебиторской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалтерии в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации. Ежемесячная выверка дебиторской задолженности покупателей, осуществляемая финансовым отделом (начальником расчетного бюро), является методом дополнительного оперативного упреждающего контроля платежной дисциплины покупателей.

Акты сверки должны содержать информацию относительно суммы оплаты по календарным датам (срокам) с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров (их соответствующих приложений или дополнений), номера и даты выписки отгрузочных документов, даты (а при почасовых графиках отгрузок — и точное время) совершенных отгрузок, номера и даты выписки соответствующих счетов-фактур), а также по согласованию с начальником договорноправового бюро отдела сбыта данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорными условиями (указанные сверки проводятся независимо от хода претензионной работы по взысканию просроченной задолженности покупателей).

В акте сверки также содержится просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и порядку ее погашения в течение 10 дней со дня получения акта, а при наличии разногласий указать их причины. Акт сверки составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр, подписанный начальником финансового отдела и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю посредством факсимильной или почтовой связи (заказным или ценным письмом), при этом экономистом по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрируется дата и точное время его отправления; 2-й экземпляр регистрируется в специальном журнале (файле) и хранится в соответствующей картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности.

Покупатель должен в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить свои мотивированные возражения. Покупатель также должен заверить акт (или возражения к акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица.

Полученный ответ (подтвержденный акт сверки либо возражения к акту) также регистрируется экономистом по расчетам с покупателями с указанием даты и точного времени его получения.

В случае непризнания покупателем своего долга (полностью или частично) либо в случае отказа выверить задолженность об этом оперативно ставится в известность начальник финансового отдела, а также начальник договорно-правового бюро отдела сбыта. Начальник финансового отдела представляет информацию по данному отклонению заместителям директора по экономическим и коммерческим вопросам на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации. Заместитель директора по коммерческим вопросам (либо другое должностное лицо, уполномоченное директором организации) по согласованию с начальником юридического отдела принимает решение о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования споров).

Если ответ на обращение с просьбой выверить задолженность в установленные сроки не получен, выясняют, почему это произошло.

Получив отказ выверить задолженность о нем, оперативно передают в дирекцию организации для принятия соответствующих решений.

Если выясняется, что организация-должник не ликвидирована, то необходимо применить претензионный или судебный (арбитражный) порядок урегулирования споров.

Дебиторская задолженность ликвидированной организации- должника признается безнадежным долгом. При этом необходимо иметь в виду, что документом, подтверждающим ликвидацию организации-должника, в соответствии с п. 8 ст. 63 ГК РФ может являться только запись о ликвидации в Едином государственном реестре (или выданное на ее основе письмо из налогового органа, где состояла на учете ликвидированная организация).

Решение по поводу признания задолженности безнадежной и ее списанию принимает руководитель организации по соответствующей докладной записке главного бухгалтера, составленной на основании, представленных начальником отдела сбыта, необходимых материалов, подтверждающих ликвидацию организации-должника.

Если организация-должник не ликвидирована, дебиторская задолженность по санкции директора (документально оформленный приказ или распоряжение) на основании представленных главным бухгалтером материалов списывается в общеустановленном порядке по истечении срока исковой давности (согласно ст. 196 ГК РФ, общий срок исковой давности составляет три года).

Списанная с баланса дебиторская задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.