Организация рабочего времени как элемент повышения производительности труда

Во все времена и во всех сферах функционирования человека правильно спланированное время обеспечивало достижение более высоких результатов. В условиях рыночных отношений значение эффективного использования времени существенно возрастает. Это обусловлено тем, что при жесткой конкуренции все большее значение приобретает результативность труда, все заметнее сказываются на итогах деятельности как потери, понесенные вследствие упущений, так и выигрыш, полученный от реализации резервов предприятия и роста производительности труда. Рациональное использование рабочего времени является непременным условием эффективной деятельности. Специалисты отмечают прямую тесную взаимосвязь производительности труда и грамотного использования рабочего времени. Чем активнее в организации применяется технология управления временем, тем при меньших трудозатратах работники предприятий могут выполнять больший объем работы. Рациональное управление временем, и основанная на нем организация труда сами по себе в отрыве от реальной трудовой деятельности не существуют. Хорошо организованный труд в тесной взаимосвязи с технико-технологическими факторами, организацией и управлением производства даёт не только экономический, но заметный социальный эффект[1].

Развитие и прогресс жизни по всем направлениям человеческой деятельности определяется скоростью передачи информации. Информационные потоки любого объема, плотности, сложности в обязательном порядке включают в себя параметр - время. Это основной параметр, обеспечивающий качество и актуальность самой информации и качество её передачи. В таких условиях необходимость эффективного управления временем очевидна и неоспоримо актуальна. По мере развития трудовых отношений и технического совершенствования производства возрастает цена единицы рабочего времени, а его экономия достигается за счет применения технологии управления временем. В условиях современных бурно развивающихся процессов в экономике, эффективное управление временем становиться не просто одним из условий успешного функционирования предприятия, но обеспечивает неуклонное повышение эффективности организации, что приобретает чрезвычайное значение в условиях обострившейся конкуренции.

Тайм-менеджмент (или самоорганизация)- это эффективная технология организации времени как трудового, так и личного. Технологию тайм-менеджмент можно считать жизненной концепцией любого человека, стремящегося к достижению личного и профессионального успеха и считающего непростительным расточительством трату невозобновляемого ресурса - времени[2]. Научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже XIX и XX веков, хотя идея управления временем совсем не нова. Римский философ Сенека в первые годы нашей эры писал о том, что время - специфический «предмет» и обращаться с ним надо особо. Сенека был убежден, что время требует учета, а, следовательно, необходимо вести учетные записи времени, нужно оценивать полезность потраченного времени, а также насколько время наполнено и насыщено делами и событиями.

Идея научного подхода к использованию времени, и на этой основе повышения эффективности трудового процесса, принадлежит Фредерику Тейлору. Он увязал процесс управления временем с целеполагани- ем и мотивацией. Обосновав научный подход к управлению временем теоретически, впоследствии он апробировал его на практике, что привело к повышению производительности и результативности труда.

Сам термин «тайм-менеджмент» в широкое употребление вошел только в начале 80-х годов XX века. В начале XXI века эта технология стала объектом пристального внимания и изучения возможностей практического применения тайм - менеджмента для повышения эффективности производственных процессов. Тайм-менеджмент как система включает 4 элемента (рисунок 23):

Система тайм - менеджмента

Рис. 23. Система тайм - менеджмента

  • - эффективность - привычное понимание тайм - менеджмента, в основе которого лежит ответ на вопрос «как организовать свое время так, чтобы успевать и работать, и учиться, и отдыхать, причем все это делать с удовольствием;
  • - технология - позволяет находить наиболее успешные решения;
  • - стратегия - определяет направления развития;
  • - философия - в контексте тайм - менеджмента её можно выразить словами классика - «жизнь надо прожить так, чтобы не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы».

Такому пристальному вниманию данная технология обязана менеджменту любой организации, который стремится к повышению результативности труда сотрудников и к высокой эффективности функционирования самой организации. И управленцы-теоретики и управленцы-практики согласны с тем, что существуют определенные принципы управления временем, но в расстановке приоритетов и даже в формулировке принципов единства нет. Проанализировав несколько различных подходов к рассмотрению данной проблемы и видение исследуемого вопроса разными авторами, была выстроена ниже приве- денная последовательность принципов управления временем. Для построения указанной последовательности желательно определить - «зачем мы это делаем?», т.е. определить цель, потому в иерархии приоритетов первым следует поставить - целеполагание.

Целеполагание (техника постановки и достижения цели) включает: анализ существующей ситуации (достижения, неудачи, потери, приобретения и т.п.), определение цели, достижение которой позволит перейти в новое преображенное состояние, формулировку цели (правильная четкая формулировка цели - 30% её достижения), фактор времени - цель должна быть достижима в обозримом времени. В данном принципе вполне уместна методика SMART: цель должна быть конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed), достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed) (рисунок 24).

Принцип целеполагания предлагает для успешного достижения поставленной цели разбить её на локальные и более «близкие», т.е. легко достижимые. Разумная разбивка большой цели на малые основана на многовековом опыте человечества и личном опыте каждого отдельного человека, который говорит, что построить дом сразу невоз- i4s Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:

https://businessman.ru/new-upravlenie-vremenem-struktura-i-operativnoe-planirovanie-

deyatelnosti.html.

можно (также, как и написать картину, «сделать» трактор, ракету, машину, испечь хлеб и т.д. и т.п.), сначала надо разработать проект, заложить фундамент, провести надземные работы, провести коммуникации, сделать кладку стен и т.д. в определенной последовательности.

Схема методики SMART

Рис. 24. Схема методики SMART

Такая последовательность позволяет сосредоточиться на выполнении конкретной малой задачи, не теряя времени и общего направления движения к основной цели, что позволяет выполнить ее качественно. Это один из способов эффективного управления временем.

Планирование - путь к упорядочиванию времени. Человек должен четко представлять свой бюджет времени, чтобы достичь желаемого, достичь поставленной цели. Выделятся несколько видов планирования, важнейшим из которых является краткосрочное планирование, а среди краткосрочных планов наиболее важными являются оперативные (ежедневные) планы - планы на день. Эффективный тайм- менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять накануне вечером, то есть наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Расписание на один день чрезвычайно важно, потому, что:

  • - день - наименьшая и хорошо обозримая единица систематического планирования;
  • - каждый день можно рассматривать в качестве нового начала, если предыдущий день был неудачным;
  • - тот, кто не умеет придерживаться плана работы на день, не сможет также придерживаться и планов на более длительные периоды (неделя, месяц, год).
  • - планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем.

План рабочего времени на день разрабатывается на базе основных принципов и правил. Он содержит перечень конкретных дел и действий, которые должны быть выполнены в заданные моменты времени. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

При составлении дневных планов использования времени учитываются особенности индивидуальных биоритмов с таким расчетом, чтобы наиболее трудные задачи попадали на «пик» работоспособности. У так называемых «жаворонков» он приходится на утренние часы, «голуби» обычно активны в середине рабочего дня, а «совы» - под вечер. Однако при этом не следует путать биоритмику с процессом нарастания физической усталости, которая, естественно, минимальна в утренние часы и после достаточно продолжительного перерыва. Практика управления показала, что на «однодневное» планирование тратится примерно 8-10 минут, но эффект достигается многократный.

Некоторые авторы выделяют в отдельный принцип - принцип фиксирования плана на бумаге или обязательная запись планов - нет записи - нет плана! Такой поход рационален и подчеркивает тесную взаимосвязь принципов управления временем. Фиксирование планов и последовательности действий с указанием длительности выполнения и времени завершения работы делает планы конкретными и наглядными, для чего может быть использован метод «Диаграмма Ганта» . В дна- грамме указываются: все задачи общего проекта (который и есть цель), сроки выполнения задач, последовательность выполнения и длительность промежутка времени для выполнения задачи (рисунок 25).

Пример диаграммы Ганта

Рис. 25. Пример диаграммы Ганта

Нигде не предлагается в планирование включать планирование отдыха. В рамках рассмотрения данного принципа (принцип планирования) считаем необходимым рассмотреть и это важный момент. Психофизиологические возможности человека ограничены. Эффективно выполнять свои профессиональные обязанности можно только регулярно качественно восстанавливая физические, психологические, умственные силы. Необходим полноценный сон, общение с друзьями и близкими, что является сильнейшим восстановителем эмоциональных сил, занятия любимым делом, что поддерживает интерес к жизни и усиливает энергетическую поддержку профессиональной деятельности. Такой мощный источник поддержки высокой работоспособности в процессе профессиональной деятельности (отдых) не должен быть упущен из виду и должен быть планируемым, что является элементом эффективного тайм - менеджмента.

Одной из основных проблем планирования рабочего времени является установление приоритетов в решении ежедневных задач, что [3]

составляет смысл следующего принципа эффективного управления временем. Попытка выполнения большого объёма работ и распыление сил на отдельные несущественные дела приводят к тому, что в конце дня главные проблемы остаются нерешенными. Установить приоритетность - значит разделить весь поток задач по степени важности, придать им первостепенное, второстепенное и т.д. значения. Вспомогательным средством в таких случаях является анализ по принципу Эйзенхауэра200. Приоритеты в этом принципе устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела (рисунок 26).

Матрица Эйзенхауэра

Рис. 26. Матрица Эйзенхауэра

На основе приведенной матрицы можно реализовать технику анализа сложности задач АВС и желательно ежедневно составлять ниже приведенную таблицу9, которая может помочь достичь успеха.

Реализация техники анализа сложности задач АВС

Таблица 9

Срочные дела

Несрочные дела

Важные дела

Разрешение кризисных ситуаций, главные проекты

Планирование новых задач, налаживание отношений

Менее важные дела

Деловые телефонные звонки, письма, совещания

Рутинная механическая работа, пожиратели времени

200 Дмитрий Шапошников. Тайм-менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем + обзор книг, курсов и тренингов, а также реальные примеры из жизни. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://hiterbober.ru/psychology-of-success/tajm-menedzhment- upravlenie-vremenem.html.

Принцип «сосредоточься на деле» или «не распыляйся». Это скорее не принцип, а необходимое умение, доведенное до автоматизма, т.е. навык делать что-то, не отвлекаясь. Тогда использование рабочего времени будет эффективно. Не всегда удается, особенно руководителю, сосредоточится на главном вследствие большой загруженности, но рабочее время чрезвычайно дорого, особенно время руководителя. Потому необходимо овладеть приемами и техниками эффективного высвобождения времени, в частности методом делегирования, как способом передать и уполномочить выполнить конкретную работу специалисту в данной области. Если выполнение данной конкретной работы целесообразнее поручить другим специалистам, с точки зрения затрат времени, качества выполнения, совершенствования организации труда и т.д., необходимо это сделать.

Сосредоточению и концентрации внимания помогает и, приобретающий все большую популярность, метод помидора. Техника pomodoro , (или «метод помидора», рисунок 27) в тайм - менеджменте - это инструмент, помогающий в управлении временем тем людям, которые стремятся работать продуктивно, не отвлекаясь во время работы. Он заключается в необходимости выполнять начатое одно дело, не отвлекаясь на другие, в течение 25 минут. Для лучшего эффекта необходимо заводить таймер. Далее 5 минут отдыха. И снова 25 минут эффективной работы. Через четыре 25-минутки необходимо делать перерыв не менее 15 минут.

Данное время (25 минут) обусловлено психофизиологическими особенностями человека, так как мозг готов эффективно воспринимать и перерабатывать информацию в течение не более 30 минут, далее начинает искажать ее.

Метод помидора включает 5 этапов:

  • - Планирование. На данном этапе вы составляете список дел, которые хотите выполнить и, исходя из него, составляете список дел на день.
  • - Отслеживание. В течение всего дня вы собираете информацию о том, сколько времени вы потратили на помидоры, сколько осталось и сколько не хватило.
  • - Записывание. Все данные должны быть зафиксированы на бумаге, а не храниться в голове.
  • - Обработка и визуализация. В конце дня вы обрабатываете всю полученную информацию, делаете вывод и разрабатываете план по улучшению своей эффективности. [4]

Метод помидора

Рис. 27. Метод помидора

Следует, в рамках обсуждаемого принципа, отметить и акцентировать внимание и на важнейшем умение эффективности управления временем: умение говорить «нет». Это действенный инструмент экономии времени, т.к. попытка ответить всем «да», быть хорошим для всех, лишают сотрудника (руководителя) энергетических и временных ресурсов для выполнения важных, необходимых дел. Даже попытка отвлечь работника «на секундочку», может повлечь и спровоцировать срыв выполнения плана.

Бенчмаркинг - анализируйте чужой и свой опыт и создавайте свои правила эффективного управления временем. Всегда общие правила, не только в тайм - менеджменте, но в любых кадровых технологиях, требуют коррекции на конкретный стиль работы отдельного работника, на специфику деятельности организации и т.п. Потому чрезвычайно важно не только «вариться в собственном соку» субъективных подходов к управлению временем, но на основе анализа чужого опыта, не в ущерб изучению и анализу своих ошибок, выработать наиболее оптимальное распределение и использование рабочего времени. Обязательно надо анализировать ситуации, в которых особенно интенсивно терялись временные ресурсы, как по вине работника, так и по объективным причинам. Контроль трат времени должен быть жестким. Выработка своих правил сохранения, распределения и использования времени - неотъемлемая важнейшая составляющая часть технологии тайм - менеджмента.

Для проведения анализа использования рабочего времени и с целью выяснения, применяется ли технология тайм - менеджмента в практике управления организации (ООО «ДиректСтар») было организовано наблюдение трудовой деятельности супервайзера методом «фотография рабочего времени». Наблюдение за работой супервайзера проводилось всю рабочую неделю (5 дней), по результатам, усреднен- но, составлена фотография одного полного рабочего дня.

В обязанности супервайзера входит:

  • - дисциплинарный контроль: графики выходов операторов в смену, опоздания, перерывы, больничные, соблюдение правил корпоративной культуры, мониторинг звонков операторов в онлайн режиме;
  • - контроль качества работы с клиентами: прослушивание разговоров операторов с клиентами, разбор спорных ситуаций;
  • - обучение новым методам работы, оформлению заказов в программе, правилам ведения диалогов с клиентами согласно регламентам работы, развитие профессиональных навыков сотрудников;
  • - контроль качества работы каждого оператора в режиме реального времени;
  • - составление индивидуальных планов для каждого оператора;
  • - помощь в сложных или нестандартных ситуациях;
  • - мотивация подчиненных;
  • - составление отчетности, участие в планерках.

В исследуемой организации несколько супервайзеров. Каждый из них ежедневно взаимодействует с 15-17-ю операторами, решает вопросы обслуживания клиентов. Основная задача супервайзера - обеспечение качественного общения операторов с клиентами. То есть, супервайзер - это сотрудник колл-центра, главной обязанностью которого является контроль текущей деятельности группы (не менее 15-17 человек) операторов, контроль качества их работы. В общем смысле, супервайзер - это «диспетчер», осуществляющий оперативное управление работой операторов. В практике менеджмента используется такое понятие как норма управляемости, определяемая как максимальное количество работников, управление которыми способно раскрыть потенциальные возможности сотрудника и максимально использовать их для достижения результата*" . Излишнее увеличение количества подчиненных ведет к росту управленческих обязанностей руководителя, что ослабляет контроль работы. Чрезмерное же сужение нормы управления (значимое уменьшение количества объектов управления) является причиной увеличения количества управленческих уровней, мегацентрализации власти, повышения административных расходов и роста проблем в результате ослабления взаимосвязей между верхним и нижним уровнем пирамиды организационной структуры управления. Теорией и практикой было подтверждено, что реальная результативная управляемость достижима при 7 (± 2) объектах управления (подчиненных).

Таким образом, можно сделать вывод, что в рассматриваемой ситуации норма управляемости нарушена, явно завышена, т.е. ведет к росту управленческих обязанностей супервайзера, вследствие чего страдает качество исполнения самих обязанностей, а рабочее время тратится неэффективно. [5]

Проанализируем фотографию рабочего времени по следующим видам индексации, используя соответствующую кодировку:

  • - Индексация затрат рабочего времени по видам:
  • - ВР - время работы;
  • - ОТЛ - время на отдых;
  • - ПНР - время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства;
  • - ПНД - время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины.

Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:

  • - О - время основной работы;
  • - ПЗ - подготовительно-заключительное время;
  • - ОРМ - время на обслуживание рабочего места.

Трудовой кодекс РФ определяет продолжительность рабочего дня - 8 часов (480 минут), не более 40 часов в неделю. Однако рабочий день супервайзера (менеджера) не регламентирован, отличается от рабочего дня рядового работника и достаточно сложно поддается нормированию. В данном случае: рабочий день супервайзера длился на 60 минут (1 час!) дольше времени, определенного ТК РФ, что позволяет сделать вывод об отсутствии продуманной организации труда и организации рабочего времени, носящей не рациональный характер.

Проведенный анализ фотографии рабочего времени позволил провести общую классификацию рабочего времени и рассчитать доли видов работ в общем бюджете рабочего времени супервайзера (рисунок 28).

Доли видов работ в общем бюджете рабочего времени супервайзера

Рис. 28. Доли видов работ в общем бюджете рабочего времени супервайзера

Из диаграммы видно, что большую часть оперативного времени занимает работа с агентами (49%), в которую входит помощь на линии, обучение и контроль работы (19%, 8% и 22% соответственно), на работу с электронной почтой приходится 14%, на составление планов и отчетов приходится 8%, время, затраченное на планерки составляет 14%, время на беседы с коллегами на личные темы занимает 6 %, потеря времени из-за нарушения дисциплины 3%, время перерывов из-за недостатков в организации производства и подготовительнозаключительное время - 6%.

Показателен и информативен анализ затрат рабочего времени по экстенсивности и рациональности использования рабочего времени, приведенный ниже.

Для оценки результативности использования рабочего времени применяют коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

А) без учета времени на отдых и личные надобности:

  • (при 540). Нормативное значение Кэ без учета времени на отдых составляет 0,94, расчетное значение КД75, отклонение составляет 0,19, таким образом, рабочий процесс организован не рационально.
  • Б) с учетом времени на отдых и личные надобности:

Нормативное значение Кэ с учетом времени на отдых, и личные надобности составляет 1,0; расчётное значение Кэ 0,85, отклонения составляют - 0,15, таким образом, производственные процессы организованы не рационально.

Коэффициент потерь времени, из-за нарушений режима работы:

Нормативное значение коэффициента Кпнрпри рациональной организации труда равно 0,00. Расчетное значение коэффициента Кпнр равно 0,04, следовательно, потери времени из-за нарушений режима работы присутствуют и оказывают негативное влияние на организацию труда.

Коэффициента времени регламентированных перерывов в работе

Нормативное значение КоТЛравно 0,06. Расчетное значение коэффициента времени регламентированных перерывов в работе равно 0,11, что выше нормативного значения, следовательно, рабочее время использовано нерационально.

Рациональность использования рабочего времени отражается в следующих показателях (таблица 9):

Таблица 9

Рациональность использования рабочего времени супервайзера

п/п

Наименование показателя

Формула

Расчетное

значение

Нормативное

значение

По содержанию труда:

%

%

1.

Коэффициент времени подготовительно заключительной работы, Кпз

Кпз= ПЗ/ (ПЗ+О+ОРМ)

9,8%

2-4%

2.

Коэффициент времени основной работы, К0

К0= О/

(ПЗ+О+ОРМ)

88,2%

92-96%

3.

Коэффициент времени на обслуживание рабочего места, Копм

Корм=ОРМ/

(ПЗ+О+ОРМ)

1,96%

2-4%

Проведя анализ данных, представленных в таблице 2, можно отметить, что расчетное значение коэффициента времени подготовительно- заключительной работы и коэффициента времени на обслуживание рабочего места выше нормативного значения на 4,8%, коэффициент времени на обслуживание рабочего места немного ниже нормативного значения на 0,04%. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени ниже нормативного значения на 3,8%.

Проведенное исследование позволило представить фактический баланс рабочего времени, который показывает степень рациональности организации рабочего процесса, позволяет найти причины потерь времени, а также пути и способы устранения их.

В заключении хотелось бы еще раз подчеркнуть - время - это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению и стороннему влиянию. Время нельзя зарезервировать или оставить «на потом».Его нельзя истратить раньше, восполнить нехватку, сэкономить, вернуть назад. Его можно только правильно распределить и потратить с пользой. Фактор времени - это ресурс, которым каждый обладает в абсолютно равных количествах. Но каждый распределяет его и распоряжается им по-разному. Ресурс времени обходится тем дороже, чем менее эффективно он используется. Потому решающее значение для практики повседневной профессиональной деятельности имеет рациональное использование времени и управление временем.

В настоящее время проблема в сфере эффективного использования рабочего времени приобретает все большее значение. Сокращение и устранение потерь рабочего времени обеспечивает ритмичную работу в течение всего рабочего дня, поддержание необходимого уровня работоспособности и достижение высокого уровня интенсивности труда, что обеспечивает продуктивную производительную деятельность. Рациональное использование рабочего времени - непременное условие, обеспечивающее эффективность производственного процесса и успешное выполнение поставленных задач. Практическое внедрение принципов технологии тайм - менеджмента в организацию производственных процессов любого предприятия сделает их высоко результативными.

В настоящее время современное информационное общество ставит перед людьми задачу гибко адаптироваться в меняющихся жизненных ситуациях. Для этого необходимо самостоятельно приобретать знания, критически мыслить, принимать решения, используя современные технологии, быть способным генерировать новые идеи, делать аргументированные выводы, применять полученные выводы для выполнения и решения новых проблем, максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять личным временем, течением своей жизни. Неотъемлемым качеством профессионала в любой динамично развивающейся области должно быть умение эффективно организовывать свою работу, рационально расходовать личное время. Время является одной из важнейших ценностей жизни. Убежденность в этом высказал английский ученый, политик и философ Френсис Бэкон писавший, что выбирать время правильно - значит владеть

ЖИЗНЬЮ . [6]

  • [1] Фатхутдинов, Р.А.Управленческие решения. М., 2014.
  • [2] Литвак Д. Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать /Генеральный директор. Персональный журнал руководителя. - 2015. [Электронный ресурс].- Режим доступа: URL:http://www.gd.ru/articles/4011-upravlenie-rabochim-vremenem; Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности. [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://businessman.ru/new-upravlenie-vremenem-struktura-i-operativnoe- planirovanie-deyatelnosti.html
  • [3] Дмитрий Шапошников. Тайм-менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем + обзор книг, курсов и тренингов, а также реальные примеры из жизни. [Электронныйресурс]. - Режим доступа: http://hiterbober.ru/psychology-of-success/tajm-menedzhment- upravlenie-vremenem.html.
  • [4] Нётеберг, Ш. Тайм-менеджмент по помидору: Как концентрироваться на одном деле хотябы 25 минут. М, 2013.
  • [5] Рыбалкина 3. М. Повышение управляемости организации за счет построения рациональной организационной структуры управления. 2012. - №28.
  • [6] Реунова, М.А. Тайм-менеджмент студента. Оренбург: ОГУ, 2012.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >