Характеристика внутренней документации СМК

Классификация документов. Согласно руководству по документированию СМК (2.49) все внутренние документы представлены в виде трех уровней иерархической структуры (см. рис. 9.5).

Уровень 1 составляют основополагающие и общесистемные документы, определяющие принципы построения, содержания и функционирования СМК.

Уровень 2 составляют документированные процедуры (ДПУ). Эти документы определяют требования к деятельности организации и ее отдельных подразделений по реализации политики и целей организации.

Уровень 3 составляют документы, необходимые для обеспечения эффективного планирования и управления процессами; подтверждения обеспечения качества продукции и его улучшения.

Основополагающие и общесистемные документы. Указанные документы включают в политику в области качества и руководство по качеству.

Политика — намерения и направление организации, официально сформулированные ее высшим руководством.

Политика в области качества (ПК) — политика, относящаяся к качеству.

Как правило, ПК согласуется с общей политикой организации и обеспечивает основу для постановки целей в области качества. Цели в области качества — это то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества.

Цели должны быть по возможности измеримы (доля на рынке, степень улучшения конкретных показателей, виды новаций и пр.). Если цели являются неизмеримыми, то их выполнение трудно проверить, а это может привести к ложному ощущению их достижения.

Политика качества отражает принципы СМ К, поскольку является своеобразным заявлением руководства (лидерство руководителя), направлена на интересы потребителей (ориентация на потребителей), регулярно пересматривается, чтобы убедиться в соответствии интересам потребителей и бизнеса (постоянное улучшение), установленные в документе цели доводятся до сведения всех заинтересованных сторон (менеджмент взаимоотношений).

Несмотря на то что ПК является кратким по объему документом (одна — три страницы машинописного текста), он является определяющим в области качества, исполняет роль «витрины организации».

Все документы СМК не должны противоречить Политике в области качества, а любое несоответствие в документах или действиях персонала не допустимо. Образец Политики представлен в приложении 6.

Спецификация — документ, устанавливающий требования.

Примеры: руководство по качеству, план качества, технический чертеж, процедурный документ, рабочая инструкция.

Руководство по качеству (РК) — спецификация на систему менеджмента качества организации.

Это ключевой документ, который показывает, как реализуются требования ИСО 9001 в конкретной организации. Выполняет две основные цели:

  • 1) внутреннюю цель — быть справочником (путеводителем), в котором в концентрированной форме излагается деятельность по обеспечению качества.
  • 2) внешнюю цель — демонстрирует доказательство высокого уровня СМК внешним организациям.

В частности, РК нужно:

  • ? органу по сертификации для заочного и очного аудита СМК организации, обратившейся с заявкой на проведение сертификации;
  • ? потребителям (заказчикам, поставщикам), которые должны принять решение о долговременных партнерских отношениях;
  • ? органам власти — для предварительной оценки компании перед привлечением к тендеру при конкурсном отборе поставщиков продукции для государственных нужд.

Руководство по качеству разрабатывается на основе «Политики в области качества». Для небольших организаций в РК целесообразно включать полное описание СМК со всеми документированными процедурами. Для крупных организаций может быть разработано несколько РК (например, для международного, регионального и национального направлений деятельности организаций).

В РК должна быть приведена информация об организации и отражены следующие элементы:

  • 1) наименование и область применения;
  • 2) содержание;
  • 3) сведения о статусе РК, датах рассмотрения, утверждения и пересмотра;
  • 4) политика и цели в области качества или ссылки на них;
  • 5) структура организации, ответственность и полномочия (или ссылки на них);
  • 6) перечень документов, на которые делаются ссылки;
  • 7) описание СМК.

Документированные процедуры (ДНУ) являются документами второго уровня. Документированные процедуры представляются в различной форме: в виде текстов, схем, таблиц, их сочетания.

Примером могут быть шесть приоритетных ДПУ, которые составляются в каждой организации:

  • ? управление документаций;
  • ? управление записями;
  • ? управление несоответствующей продукцией;
  • ? проведение внутреннего аудита;
  • ? проведение корректирующих действий;
  • ? проведение предупреждающих действий.

Приоритетность этих процедур обусловлена тем, что эти процессы носят общесистемный характер, охватывают деятельность всех без исключения подразделений организации и сотрудников, которые участвуют в СМК.

Необходимость процедур по другим объектам организация решает самостоятельно.

Третий уровень документов представляют две группы документов: документы по планированию, обеспечению и улучшению качества и документы по подтверждению качества.

Документы по планированию, обеспечению и улучшению качества представлены техническими и правовыми документами.

К техническим документам относятся планы качества, рабочие инструкции, технические условия и формы.

План качества — спецификация, определяющая, какие процедуры и соответствующие ресурсы, когда и кем должны применяться в отношении конкретного объекта.

К таким процедурам обычно относятся процедуры, связанные с процессами менеджмента качества и процессами жизненного цикла продукции и услуг.

План качества, как правило, является одним из результатов планирования качества. План качества часто содержит ссылки на разделы РК или ДПУ. Организация должна определить область применения плана по качеству. План по качеству может включать в себя уникальные процедуры, рабочие инструкции и / или записи.

Рабочая инструкция — эта категория документов, в которой дается подробное описание порядка выполнения поставленных заданий на ответственных участках деятельности организации. К рабочим инструкциям могут быть отнесены, например, пояснительные записки, технологические карты процессов, чертежи. В случае необходимости в них могут быть включены инструкции по эксплуатации оборудования, нормы расхода сырья.

Особое место занимают должностные инструкции, которые разрабатываются для руководителей и специалистов. В них указываются те процессы СМ К, в которых участвует конкретный работник в соответствии с положением о подразделении, а также конкретизируется его ответственность.

Технические условия являются документом, устанавливающим требования к продукции. Так, ИСО 9001 и ИСО / ТО 10013 не рассматривают этот вид документов, так как он одинаков для любой продукции и любой организации. Структура ТУ в нашей стране определена межгосударственными стандартами (2.43, 2.44).

К правовым документам относятся внешние документы (законы РФ, постановления Правительства РФ, нормативные акты федеральных органов исполнительной власти) и внутренние документы.

Внутренние документы существуют двух видов:

  • 1) документы, которые дают право осуществлять деятельность (лицензии, учредительные документы — устав и др.);
  • 2) документы, регламентирующие отношения организации с другими сторонами при осуществлении деятельности (договоры, контракты и т.п.).

Документы по подтверждению качества представлены записями.

Запись — документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществления деятельности.

Записи могут использоваться, например, для оформления прослеживаемости и представления свидетельств проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.

Основой записи является такой документ, как форма.

Форма — документ, в который вносятся данные, необходимые для системы менеджмента качества. После заполнения форма становится записью.

Ответственность за ведение записей должна быть установлена в документах СМК. Записи, как правило, не пересматриваются. Дело в том, что коррективы или дополнения приводят к тому, что записи теряют свою ценность в качестве документального свидетельства.

В организациях, выпускающих продукцию, могут быть следующие записи:

  • ? записи, демонстрирующие соответствие продукции установленным требованиям (например, результаты технического контроля и испытаний продукции, отчеты о качестве производимой продукции);
  • ? записи, демонстрирующие состояние СМК (например, результаты аудита, отчеты о проведении обучения персонала, результаты внутренних проверок);
  • ? записи по совершенствованию процесса производства (спецификации модернизированных процедур, протоколы проверок руководством);
  • ? записи по вспомогательным процедурам (например, записи результатов калибровки измерительного оборудования, справки о ремонтных работах).
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >