Документальная основа системы менеджмента качества

Характеристика системы документирования СМК

Сущность и задачи документирования. Документирование — это деятельность по установлению структуры и содержанию документации, по управлению с помощью документации.

Человечество пока не изобрело других способов описывать управленческие системы, кроме как в виде документов. Документация делает систему «видимой» для разработчиков, пользователей и контролирующих организаций. Наличие системы, ее соответствие определенным требованиям может быть доказано лишь в том случае, если она представлена в документированном виде.

Согласно (2.3) документ — информация и носитель, на котором эта информация представлена. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом или их комбинацией.

Комплект документов часто называется документацией.

Степень документирования СМК может различаться в зависимости от следующих факторов:

  • ? размера и видов деятельности организации;
  • ? сложности процессов и форм их взаимодействия;
  • ? компетентности персонала.

Основная цель документирования состоит в обеспечении работников нужной информацией при помощи ее распространения и сведения к минимуму риска ошибки благодаря наличию четких процедур.

Требования к документальной основе СМК установлены в подразделе 7.5 «Документированная процедура» ИСО 9001 (2.2).

Система менеджмента качества организации должна включать:

  • 1) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
  • 2) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.

Классификация документации. Документацию можно классифицировать по объекту, субъекту и функциональному содержанию.

По объекту документация подразделяется на документацию на продукцию, документацию на систему менеджмента качества. Поскольку документация на продукцию рассматривается в дисциплине «Метрология, стандартизация и подтверждение соответствия», то главный объект настоящего пособия — документация на СМК.

По субъекту разработки различают внешнюю документацию и внутреннюю документацию.

К внешней относятся документы, принимаемые Правительством РФ, федеральными и муниципальными органами власти. К внутренней относятся документы, принимаемые организацией (рис. 9.5). Внешние документы определяют нормативно-правовое поле, в котором действует организация, и составляют фундамент СМ К. Одним из основных требований к внутренней нормативной документации является ее соответствие требованиям внешней документации — нормативным и подзаконным актам, национальным стандартам и пр.

Типовая структура документации системы менеджмента качества

Рис. 9.5. Типовая структура документации системы менеджмента качества

По функциональному содержанию документация подразделяется на предписывающие документы по качеству, документы по подтверждению качества. Если предписывающие документы содержат требования к документам СМК (например, к руководству по качеству), то документы по подтверждению регистрируют степень выполнения корректирующих и предупреждающих действий (например, протоколы испытаний продукции, результаты аудита СМК).

Требования к процессу подготовки документов СМК. Требования изложены в (2.49).

1. Документы СМК должны быть разработаны персоналом, вовлеченным в процессы и выполняемую деятельность. Это необходимо для обеспечения вовлеченности и заинтересованности персонала, а также лучшего понимания персоналом установленных требований.

Приняв решение о создании и внедрении СМК в организации всем очень важно понять и принять самое главное: сотрудники (руководство и персонал) должны сами описывать (документировать) свои процессы и разрабатывать документированные процедуры управления. Хорошо описать процессы могут только непосредственные исполнители, хорошие документы могут сделать только те, кто будет ими непосредственно пользоваться. Специально созданное подразделение, которое называют службой качества, не должно и, что самое главное, не может разрабатывать все документы СМК. Задачей службы качества является организация и координация этих работ и консультирование разработчиков.

2. Согласно (2.49) «организации, внедряющие или планирующие внедрение СМК должны: а) определить процессы, необходимые для результативного внедрения системы менеджмента качества; б) определить последовательность и взаимодействие этих процессов; в) документировать процессы, насколько это необходимо, для обеспечения их результативного функционирования и управления».

При разработке документов необходимо рассматривать любую работу (деятельность) как процесс со своими входом и выходом. Границы процесса надо точно установить, т.е. определить, какая информация служит сигналом к его началу, какой информацией заканчивается процесс и кому, куда именно и в какой форме передается соответствующая информация на выходе. Только в этом случае можно точно описать переходы от одного процесса к другому, установить взаимосвязь и взаимодействие процессов, правильно и четко организовать информационные потоки.

Каждый процесс надо разделить на подпроцессы, состоящие микропроцессов, отдельных операций, действий, шагов, имеющих свой вход и выход. Такое разделение процесса позволяет установить, выполнение каких операций (действий, шагов) следует документально подтвердить.

Приступающий к описанию процесса (операции) должен давать непрерывные ответы на следующие вопросы:

  • ? кто принимает результат описываемой работы (кто потребитель)?
  • ? кто выдает задание (информацию, ресурсы) на описываемую работу (кто поставщик)?
  • ? как выполняются в описываемой работе требования потребителя и ожидания поставщика?

При этом нельзя забывать принцип 5W и 1Н (подпараграф 9.1.4).

  • 3. На основе анализа процессов организация должна определить необходимое число документов системы менеджмента качества. Документирование не должно быть самоцелью. Последовательность подготовки документации системы менеджмента качества, в соответствии с иерархической структурой, приведенной на рис. 9.5, не является обязательной, так как документированные процедуры и рабочие инструкции часто разрабатывают до выпуска руководства по качеству.
  • 4. Согласно [4] при разработке необходимо руководствоваться следующими принципами:

системностью — документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами (должны быть ссылки на сопутствующие документы);

простотой — текст должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя;

адекватностью — соответствие ИСО серии 9000;

функциональной полнотой — документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах;

идентифицируемостью — каждый лист по документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ — к определенной части системы;

адресностью — каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям;

актуализированностыо — все изменения должны своевременно отражаться (быть внесены) в каждом документе.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >