Подготовка и передача документов на архивное хранение

Текущее хранение дел в организации

Для обеспечения информационно-справочной работы по документам в текущем делопроизводстве и в целях определения порядка их дальнейшего хранения производится систематизация документов в дела.

Определение: дело — учетная единица, применяемая в делопроизводстве.

Систематизация документов в дела закрепляется в таком виде документа, как номенклатура дел.

В номенклатуру дел включаются все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел включаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. Дела общественных органов или организаций (например профсоюзной), действующих на общественных началах, включаются в номенклатуру дел организации, при которых они созданы.

В номенклатуру дел включаются незаконченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники нормативных актов, брошюры, справочники, информационные листы, реферативные журналы и аналогичные материалы.

Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (2009). Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января. Таким образом, номенклатура дел подготавливается ежегодно.

Определение: номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел создается для однотипных организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел составляется для конкретной организации службой делопроизводства. Если имеется примерная номенклатура дел, то при составлении индивидуальной используют примерную номенклатуру дел, но выбирают только те заголовки дел из нее, которые фактически образуются в деятельности конкретной организации.

Запомните! Номенклатура дел организации подразделяется на сводную номенклатуру дел и номенклатуру дел структурного подразделения. Они отличаются порядком оформления.

Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Составленные номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел организации, которая обязательно утверждается руководителем организации. Таким образом, номенклатура дел структурного подразделения является составной частью сводной номенклатуры дел, поэтому не требует дополнительного утверждения.

В делопроизводстве государственного и муниципального управления на территории РФ действует унифицированная форма номенклатуры дел структурного подразделения (приложение 38) и сводной номенклатуры дел организации (приложение 39).

Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом на секретаря. Номенклатура дел структурного подразделения может составляться ответственным за делопроизводство в структурном подразделении (приложение 40).

Формы номенклатуры дел структурного подразделения и органа исполнительной власти, а также формы соответствующих описей дел представлены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Данные формы также представлены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).

От того, насколько грамотно и ответственно проводилась работа по группировке и описанию документов дел при подготовке их к дальнейшему хранению, зависит в первую очередь сохранность документов.

Номенклатура дел конкретной организации составляется на основании:

• ? Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
• ? Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
• ? Ведомственных перечней;
• ? Типовых и примерных номенклатур дел;
• ? Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень НТД), утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (ред. от 28.04.2011);
• ? Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень ТУП).

Определение: ведомственный перечень — перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли.

Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 утверждены Методические указания по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения в федеральных органах власти^[1].

Ведомственные перечни могут использоваться и другими организациями в качестве справочников межотраслевого значения при определении сроков хранения документов, относящихся к специальным системам документации (налоговых, финансовых, медицинских и т.п.). Ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г., также могут применяться в настоящее время в качестве справочников межотраслевого значения при условии подтверждения установленного срока решением экспертной комиссии организации.

В субъектах Федерации активно разрабатываются примерные номенклатуры дел для однородных организаций (отделов ЗАГС, «служб одного окна», отделов образования, нотариата и т.п.), которые в основном являются источниками комплектования муниципальных архивов.

Номенклатура дел может быть построена по структурной, производственно-отраслевой и функциональной схеме.

Названия разделов и подразделов в схеме номенклатуры дел, как правило, соответствует утвержденной структуре организации. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать службу ДОУ (канцелярия, секретариат, управление делами и т.п.). После структурных подразделений, указанных в порядке значимости, располагаются органы и подразделения организации, действующие на общественных началах. Построенная таким образом сводная номенклатура дел — номенклатура дел структурного типа, т.е. построенная в соответствии со структурой организации, например табл. 7.1.

Номенклатура дел структурного типа

Таблица 7.1

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевой и функциональной схеме, ее разделами и подразделами являются управленческие функции, которые располагаются в ней в порядке значимости. За ними располагаются разделы, характеризующие деятельность организации на общественных началах и деятельность его общественных организаций, например табл. 7.2, 7.3.

Номенклатура дел производственно-отраслевого типа

Таблица 7.2

Номенклатура дел функционального типа

Таблица 7.3

Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение пяти лет, но подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года (в течение пяти лет) она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Совокупность граф, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Каждая статья номенклатуры дел включает пять граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела и номер статьи по перечню, примечания.

Рассмотрим более подробно каждую из граф статьи номенклатуры дел.

Графа «Индекс дела». Вся входящая, исходящая и внутренняя документация вашей фирмы или структурного подразделения для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре. Индекс дела включает условное обозначение подразделения и порядковый номер самого дела. Например, 02—01 может означать, что 02 — отдел кадров, 01 — порядковый номер дела в номенклатуре этого года.

Графа «Заголовок дела». Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее — заголовки дел организационной документации. После них — заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа — заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем — переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещенных в дело. Заголовок должен быть сформулирован коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Рассмотрим эти признаки.

Номинальный — указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данной дело, например: «Акты о получении и расходовании государственных субсидий», «Протоколы собрания Совета директоров».

Предметно-вопросный указывает, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например: «Переписка с ФНС России по вопросам проведения аттестации государственных служащих».

Корреспондентский — указание в заголовке для дел по переписке корреспондента, например: «Переписка с банком «Империал» по вопросу выдачи кредита».

Авторский — указание автора документов, помещенных в дело, например: «Приказы генерального директора по основной деятельности».

Хронологический — указание (для переходящих дел), за какой период времени документы, например: «Годовой отчет Московского института юриспруденции за 2014/2015учебный год».

Географический используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например: «Переписка с директорами заводов Московской области по вопросу...» .

Некоторые заголовки с небольшими изменениями и дополнениями составитель номенклатуры дел может взять из Перечня.

Заголовок должен быть сформулирован предельно коротко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков. Например, Переписка с вузами Московской области по вопросу распределения молодых специалистов, Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Тюменской области по вопросам социальной защиты населения.

В некоторых заголовках указывается род заводимого дела (дело, переписка). Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например: «Дело о присвоении ученого звания доцента. ФИО».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например: «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размешаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

«Переписка с компанией “Маяк” по вопросам...»;

«Переписка с компанией “Норильский Никель”...»;

«Переписка с компанией “Оптима”...»;

Или:

«Переписка с предприятиями Ростовской области...»;

«Переписка с предприятиями Тульской области...»;

«Переписка с предприятиями Хабаровского края» и т.д.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например:

«Документы (планы, списки, доклады) о проведении конференций».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу, например: Документы к приказам по основной деятельности.

Графа «Количество дел». В конце года необходимо подсчитать количество листов в каждом деле. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела. Одно дело может содержать от одного до 250 листов или быть шириной не более 3—4 см. Дела до 10 лет срока хранения могут быть шириной до 10 см.

Графа «Срок хранения дела и номера статей по перечню». Четвертая графа заполняется на основании Перечней документов с указанием сроков хранения

В данной графе указывают срок хранения и номера статей по перечню. Эта графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в последующем будет производиться отбор документов для хранения и уничтожения. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

• ? временного хранения (до 10 лет включительно);
• ? долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
• ? постоянного срока хранения.

Запомните! Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечнях к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» (ДМН) означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации. Не допускается объединять в одно дело документы с различными сроками хранения.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

• ? государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;
• ? негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Если организации не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом — не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения организации определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Графа «Примечания». Если в процессе деятельности организации возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, например, судебные дела, дела о строительстве объекта, то в этом случае в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

В конце календарного года к номенклатуре дел структурного подразделения заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в ней отмечается общее количество дел, а также дел постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет сроков хранения и количество переходящих дел.

Также итоговая запись составляется к сводной номенклатуре дел организации, которая направляется в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.

• [1] Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание,хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности».