Организация личного приема граждан

Порядок приема и рассмотрения обращений регламентирован Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», а также ведомственными инструкциями. График личного приема граждан должен быть размещен в общедоступном для граждан месте — на информационном стенде приемной государственного или муниципального органа, а также на их официальных сайтах.

Технология работы с обращениями граждан включает следующие этапы:

• ? прием гражданина с устным обращением;
• ? прием и первичная обработка письменных обращений;
• ? регистрация обращений;
• ? направление обращений на исполнение;
• ? уведомление заявителя о направлении обращения в другие организации;
• ? уведомление заявителя о длительном рассмотрении обращения;
• ? контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
• ? информационно-справочная работа по обращениям;
• ? извещение заявителя о принятых решениях;
• ? группировка обращений в дела;
• ? анализ поступивших обращений;
• ? опубликование в печати обращений, имеющих важное общественно-политическое значение.

Таким образом, можно разделить работу с обращениями граждан на два блока: организация работы с устными обращениями и организация работы с письменными обращениями.

Организация работы с устными обращениями, заключается в организации приема граждан.

Личный прием граждан осуществляют руководители организации, их заместители или ответственные должностные лица. Прием должен быть правильно организован: установлено время и место приема, оборудована приемная, подготовлена бумага, ручка (для письменных обращений).

При подготовке к очередному приему секретарь обязан:

• ? осведомиться у руководителя за два — три дня до приема о планах его работы на указанное время;
• ? доложить о примерном количестве посетителей на указанную дату, заранее сформировав список посетителей;
• ? передать руководителю для ознакомления письменные материалы потенциальных посетителей (заявления, предложения, жалобы и т.п.);
• ? после корректировки списка руководителем оповестить о приглашении на прием посетителей, сообщив точное время приема и напомнив о необходимости прибыть в приемную заблаговременно со всеми необходимыми материалами;
• ? подготовить два экземпляра окончательного списка посетителей (один передать руководителю, второй оставить у себя для контроля).

Если руководитель не имеет возможности принять всех желающих, на этапе подготовки приема определить, кому из них действительно важно встретиться с руководителем, а чей вопрос может быть решен другим должностным лицом.

Секретарь может вести журнал приема граждан или осуществлять запись информации о приеме на карточках (приложение 37), где фиксируются: дата приема, фамилия, имя, отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия принимавшего и результаты рассмотрения.

Продолжительность приемного времени устанавливается исходя из среднего числа посетителей и средней продолжительности индивидуального общения посетителя с руководителем.

Примерная форма журнала учета посетителей с устными обращениями

Примерная форма журнала учета посетителей за_год

Во время приема секретарь обязан: запросить у заявителя удостоверение личности, следить за временем запланированной беседы, вести краткую запись беседы, передавать руководителю необходимые для ведения беседы дополнительные материалы.

Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Прием граждан ведется в порядке очередности. Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на прием не допускаются. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Если заявления или жалоба не могут быть разрешены во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа, как с письменными обращениями.

Руководитель при ознакомлении с информацией о произведенной предварительной записи к нему на личный прием вправе делегировать (в письменной форме) полномочия по приему граждан должностным лицам (не ниже руководителя структурного подразделения) аппарата руководителя, в компетенцию которых в соответствии с должностными регламентами и инструкциями входят рассматриваемые вопросы.

Сведения о результатах приема граждан руководителем, заместителями руководителя, иными должностными лицами вносятся в карточки личного приема и передаются для учета, хранения и проведения анализа в службу делопроизводства.