Контроль исполнения документов

Контроль — одна из важнейших функций управления, и поэтому важная составная часть процесса документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Определение: контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов^[1].

Цели контроля исполнения. Контроль исполнения документов должен содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В федеральных органах исполнительной власти контроль по существу вопроса (качество) осуществляют руководители различных уровней управления, а контроль за своевременным исполнением документов — служба делопроизводства.

Для регламентации процесса контроля в организации могут разрабатываться организационные документы: Положения о контроле, Регламенты по контролю за исполнением документов (приложение 33).

Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти^[2] (далее — Типовой регламент) предусматривает обязательное создание в его структуре специализированного структурного подразделения, которое и обеспечивает контроль за исполнением документов.

Основными задачами службы контроля являются:

• ? отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также поступающих, отправляемых и внутренних документов, имеющих достаточно важное управленческое значение;
• ? обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания хода и результатов исполнения, и доведение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;
• ? выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.

Контроль исполнения, осуществляемый службой ДОУ, как правило, ведется на нескольких уровнях:

• ? сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;
• ? контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
• ? контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
• ? контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
• ? контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
• ? контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.

Сроковый контроль своевременного исполнения поручений и документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• ? постановку документов на контроль;
• ? проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
• ? предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• ? учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых

документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и другие.

Замечание! В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Типовые сроки исполнения поручений Правительства РФ, поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, исполнения ряда документов органов управления в негосударственных коммерческих организациях и другое установлены федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Например, в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти указано, что «поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день»^[3].

В Типовом регламенте определен порядок информирования о срыве срока исполнения. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль за исполнением, еженедельно представляет руководителю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти. Кроме того, должностное лицо, ответственное за исполнение, в течение двух—трех дней после истечения срока обязано представить руководителю, который давал задание, объяснение о ходе исполнения поручения, перечислить исполнителей (должностных лиц), причины неисполнения в установленный срок и меры ответственности, предлагаемые или принятые в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Должностные лица, допустившие нарушение сроков исполнения документов и поручений руководителя органа государственного или муниципального управления, могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ и субъектов Федерации.

Дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, т.е. за дисциплинарный проступок.

Определение: дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя, технических правил и т.п.).

В Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти установлен порядок снятия документов с контроля структурным подразделением, которое осуществляет контроль. Процедура снятия с контроля проводится только после представления в контрольное подразделение документированной информации об утверждении соответствующего акта, принятом решении, заключений о согласовании проектов актов или проведенных экспертиз. Таким образом, и в завершающей процедуре контроля основная роль принадлежит документам, подтверждающим исполнение.

Контроль за исполнением обращений граждан прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке ответа заявителям.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения поступающих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Запомните! Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную контрольную форму (автоматизированную базу данных, регистрационно-контрольную карточку) вводятся следующие сведения о документе.

Реквизиты карточки и правила их заполнения

Таблица 5.1

Окончание

В течение срока исполнения документа служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

При небольших сроках исполнения за три — пять дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, например, трех дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Поскольку типовые аналитические формы по контролю исполнительской дисциплины не определены, то они устанавливаются руководством организации по представлению службы ДОУ. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

• ? общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
• ? количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
• ? количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
• ? задержки исполнения в рабочих долях;
• ? причины задержек исполнения документов.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения могут быть подготовлены в виде документа, представленного ниже. Такие сводки подписываются руководителем службы ДОУ организации.

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения) по состоянию на_

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Снятие документа с контроля оформляется «отметкой об исполнении документа», которая проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа, содержащего указание по исполнению (резолюцию) и имеет вид:

В дело № 06-76

Иванов

12.02.2015

При работе с бумажными документами в роли контролера выступает сотрудник, которому вменяется в обязанности осуществление функций контроля за исполнением документов. Следует отметить, что контролер в большинстве случаев работает только с документами, «поставленными на контроль», имеющими реквизит «Контроль». Остальные документы не контролируются. В целях повышения исполнительской ДИСЦИПЛИНЫ нужно все документы ставить на контроль. Но это, конечно, очень трудоемко — осуществлять контроль всех документов. Поэтому автоматизация контроля исполнения документов является решением данной проблемы.

Как было указано выше, контроль исполнения документа начинается с создания для него контрольной карточки. В нее заносится информация о документе, поручениях, сроках исполнения, исполнителях. В процессе контроля в нее вносятся различные отметки о ходе исполнения. Работа очень трудоемкая. Но использование системы электронного документооборота может ее облегчить. Если в системе уже имеется электронная регистрационная карточка документа, то для осуществления контроля в ней добавляются страницы «Контроль» и «Ход исполнения». Значит, вводить данные о самом документе уже не требуется, а достаточно указать сроки и исполнителей.

В электронной контрольной карточке документа автоматически будет отображаться весь ход исполнения документа.

Карточку любого электронного поручения можно открыть, посмотреть и узнать, как, кем и какая ведется работа по исполнению документов. Если срок указан в бумажной карточке, то, чтобы оповестить о его приближении исполнителя, нужно ему позвонить. Система электронного документооборота позволяет отправить любому исполнителю уведомление прямо из карточки документа или из карточки его поручения о приближении срока исполнения документа.

Система автоматизированного контроля исполнения документов позволяет автоматически сформировать журнал из карточек просроченных документов. Наличие такого журнала дает возможность руководителям принимать оперативные меры по исправлению ситуации.

Отчет по исполнению документа (проект документа) можно подготовить в электронном виде, отсканировать, прикрепить файлы к карточке поручения и отправить отчет на проверку. В автоматизированной системе он сначала поступает на предварительную проверку контролеру и после его одобрения отправляется руководителю, выдавшему указание по исполнению (резолюцию).

В системе электронного документооборота автоматически фиксируются все события. Так и событие отправки отчета содержит запись даты и времени. Если отчет будет отклонен и отправлен на доработку, то тоже будет записана дата этого события.

Удобной функцией системы автоматизированного контроля исполнения является формирование версий документов. Если исполнитель подготовил проект документа, а его вернули ему на доработку, то он может создать новую версию проекта документа и в ней выделить свои доработки, исправления.

Все перечисленные возможности позволяют существенно снизить затраты на сбор и проверку проектов документов, подготовленных исполнителями.

Контрольные вопросы

• 1. Какие существуют основные этапы обработки документов ?
• 2. Какие существуют формы регистрации документов: их достоинства и недостатки ?
• 3. Кто осуществляет контроль исполнения документов?
• 4. Какие технологии используются для осуществления контрольной технологии ?
• 5. Кто может снять документ с контроля ?

Практические задания

• 1. Рассмотрите Примерный регламент по контролю за исполнением документов, представленный в приложении 33, и составьте блок- схему движения контролируемого документа в организации.
• 2. На основании данных, представленных в приложении 28, подсчитайте количество сотрудников, необходимых для организации контроля за исполнением 10 документов в день.

• [1] ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• [2] Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти,утв. Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008.
• [3] Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти,утвержденный Постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от21.02.2008.
• [4] Графы 5—7 заполняются в подразделении.