Построение информационно-поисковых систем

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения информационно-поисковых систем является регистрация документов.

Определение: регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Запомните! В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др.

Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения. При правильном построении системы документооборота регистрация поступающих и отправляемых документов должна производиться централизованно в службе делопроизводства.

Регистрация внутренних документов производится децентрализованно по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания или исполнения. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Замечание! Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы.

В целях регистрации и учета поступивших документов в органе исполнительной власти могут разрабатываться классификаторы (справочники):

• ? структурных подразделений;
• ? видов документов;
• ? должностных лиц;
• ? корреспондентов;
• ? предметно-тематические (по вопросам деятельности);
• ? указаний по исполнению (резолюций, поручений);
• ? исполнителей и др.

Ввод документа в И ПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Существует три формы регистрации документов:

• ? журнальная;
• ? карточная;
• ? электронная (автоматизированная).

В одной организации могут одновременно применяться несколько форм регистрации. Такая регистрация называется смешанной.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Внимание! В делопроизводстве понятия «журналы» и «книги» не имеют нормативно закрепленных определений. Как правило, журналом именуется регистрационно-учетный документ книжного формата, заводимый на определенный период, по окончании которого он считается законченным. Книгой часто именуют регистрационно-учетный документ альбомного формата, ведущийся постоянно, без привязки к календарным периодам.

Основным поисковым признаком в журнале является дата.

Журнальная форма регистрации применяется в организациях с небольшим объемом документооборота. Главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль исполнения документов по срокам и оперативно вести информационносправочную работу по документам.

Журналы ведутся отдельно по каждому документопотоку или по видам документов:

• ? журнал учета поступающих документов;
• ? журнал учета отправляемых документов;
• ? журнал учета телефонограмм;
• ? журнал учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи (порядок слов);
• ? журнал учета принятых факсограмм;
• ? журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
• ? журнал учета приема граждан.

Для каждого потока или вида документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

При ведении журнальной формы регистрации необходимо помнить, что:

• ? каждый документопоток регистрируется отдельно;
• ? отдельные виды документов не смешивают — например, протоколы, приказы, служебные записки, договоры, докладные записки и т.п., регистрация проводится в одном месте;
• ? допускается отдельные большие группы разбивать на несколько подгрупп — например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

В журнале информация представляется в виде таблицы. Таблица может размещаться на одном или двух листах.

Формат листов журнала, их количество и способ брошюровки могут быть различными. Часто для ведения делопроизводственных журналов используются книги учета, которые продаются практически в любом канцелярском магазине. Эти книги имеют плотную обложку. В них обычно 72 листа формата А4 (с графлением горизонтальными линиями), скрепленные двумя металлическими скобками. Вариантов здесь может быть много. В наибольшей степени потребности конкретной организации удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу. В этом случае в журнале делается типографским способом вся разметка по графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной части таблиц, номера страниц.

На обложке журнала указываются:

• ? названия организации и структурного подразделения, где ведется журнал;
• ? название журнала;
• ? даты начала и окончания журнала;
• ? количество листов;
• ? номер тома и другие сведения.

Состав реквизитов журнала определяется видом документов, для работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска. Так, журнал учета входящей корреспонденции может включать минимальный набор регистрационных реквизитов или предусматривать подробное описание поступившей почты. Журнал регистрации приказов по основной деятельности применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом. Примерная форма журнала представлена в приложении 31.

Внимание! Картотеки на бумажных носителях практически уже не используются, процесс регистрации производится средствами автоматизации делопроизводства.

Принцип построения бумажной картотеки следующий. Картотеки делятся на контрольные и справочные, которые, в свою очередь, подразделяются на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и автоматизированные базы данных. Пример карточки представлен в приложении 32.

Процесс заполнения карточек в настоящее время автоматизирован. В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по конфиденциальным документам, по распорядительным документам, по протокольным мероприятиям. При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) предназначена для повышения производительности и оптимизации документооборота в организациях. Это достигается посредством комплексной автоматизации и унификации процессов работы с документами в структурных подразделениях. Объектами автоматизации АСДОУ являются рабочие места всех сотрудников, чья служебная деятельность связана с процессами обработки документов.

Внедрение системы делопроизводства и, как следствие, автоматизация процессов делопроизводства позволяет достичь следующих результатов:

• ? объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений федерального органа исполнительной власти;
• ? обеспечение эффективного контроля исполнения поручений Правительства РФ и документов федерального органа исполнительной власти;
• ? сокращение сроков обработки поступающих и отправляемых документов;
• ? регламентирование документационных управленческих процессов организации;
• ? оптимизация маршрутов прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины сотрудников;
• ? повышение качества, достоверности и наглядности информации;
• ? исключение дублирования работы по вводу информации в информационно-поисковую систему на различных этапах работы с документами, в том числе исключение повторной регистрации при передаче документов на различные уровни управления;
• ? регистрация карточек документов в соответствии с ГСДОУ;
• ? возможность коллективной работы с документами при подготовке проектов документов, сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• ? сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения документов, сокращение числа бумажных документов, переход на безбумажный документооборот;
• ? сокращение временных затрат при поиске информации о документах, находящихся в текущем делопроизводстве, а также передаваемых на архивное хранение;
• ? достоверность и подлинность документов, передаваемых в электронном виде, оперативность доставки их исполнителям;
• ? оперативное доведение до сотрудников необходимой информации;
• ? повышение эффективности управления и координации работ по документационному обеспечению управления в органах государственной власти и управления;
• ? повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов на каждом уровне исполнения и в целом по органу государственной власти и управления;
• ? организация и ведение единых информационных (документационных) ресурсов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти и управления;
• ? создание единого централизованного информационного хранилища документов организации;
• ? обеспечение высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности, защита данных от несанкционированного доступа.

Реализация взаимодействия информационных систем организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной целевой программы «Информационное общество (2011—2020 гг.)»^[1].

Взаимодействие реализуется в рамках:

• ? системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)2;
• ? единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме^[2].

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Федерации, а также иные государственные органы.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, в том числе:

• ? электронными документами;
• ? уведомлениями — информацией о ходе рассмотрения и исполнения документов.

Цель создания МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

Основной принцип МЭДО — интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

Все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями^[3].

На начальном этапе подключения организации к МЭДО обмен электронными документами осуществляется с их дублированием на бумажном носителе. По мере отработки технологии обмена электронными сообщениями по МЭДО предполагается отказ от направления бумажных документов.

В перспективе планируется перевод федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности. Кроме того, существует план-график сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО.

Для автоматизации процесса регистрации документов применяют автоматизированные системы делопроизводства или документационного обеспечения управления отечественных и зарубежных производителей. Одной из таких компаний является компания «Электронные офисные системы».

В настоящее время компания «Электронные офисные системы» — лидер рынка СЭД для федеральных органов государственной и исполнительной власти принимает непосредственное участие в реализации проекта МЭДО^[4].

В число участников МЭДО входят такие федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, использующие системы компании «Электронные офисные системы» (СЭД «ДЕЛО» и EOS for Share Point), как^[5]:

• ? Совет Федерации РФ;
• ? Государственная Дума;
• ? Счетная палата РФ;
• ? Центральный Банк РФ;
• ? Генеральная прокуратура РФ;
• ? Следственный комитет РФ;
• ? Судебный департамент при Верховном Суде РФ;
• ? Центральная избирательная комиссия РФ;
• ? Министерство юстиции РФ;
• ? Министерство культуры РФ;
• ? Федеральная служба по контролю за оборотом наркотиков;
• ? Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка;
• ? Государственная фельдъегерская служба РФ;
• ? Аппарат Правительства Калининградской области;
• ? Аппарат Правительства Липецкой области;
• ? Аппарат Правительства Ростовской области;
• ? Аппарат Правительства Ставропольского края;
• ? Администрация Тамбовской области;
• ? Администрация Новгородской области;
• ? Администрация Алтайского края;
• ? Администрация Забайкальского края;
• ? Администрация Рязанской области;
• ? Администрация Ненецкого автономного округа;
• ? Правительство Ханты-Мансийского автономного округа — Югры;
• ? Федеральное агентство по туризму и др.

Количество ведомств — пользователей систем ЭОС (СЭД «ДЕЛО» и EOS for Share Point), входящих в состав участников МЭДО, постоянно растет.

В соответствии с п. 5 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 были утверждены Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

• [1] Программа утверждена Распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р.
• [2] Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействияутверждено Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 697.
• [3] Технические требования утверждены Распоряжением Правительства РФ от02.10.2009. № 1403-р.
• [4] http://www.eos.ru/
• [5] Там же.