Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Экономика arrow Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении
Посмотреть оригинал

Технология обработки поступающих, отправляемых и внутренних документов

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяют несколько этапов:

  • ? прием и первичную обработку поступающих документов;
  • ? предварительное рассмотрение документов;
  • ? порядок регистрации поступающих документов;
  • ? порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей;
  • ? порядок регистрации отправляемых документов;
  • ? порядок отправки документов;
  • ? порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
  • ? порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
  • ? учет и анализ объемов документооборота;
  • ? организация работы с документами в структурных подразделениях.

В федеральном органе исполнительной власти и муниципальном органе управления доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Корреспонденция должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки.

Внимание! Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

Первичная обработка поступивших документов (входящих потоков)

включает в себя проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

При обработке не вскрывается корреспонденция, имеющая отметку «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим).

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожаются, исключения делаются только в следующих случаях:

  • ? в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • ? в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • ? если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;
  • ? при желании взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.

На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при позднейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихся в этих упаковках.

Запомните! Обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в нерабочие дни.

Корреспонденция, не вскрывавшаяся при обработке, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

В каждой организации должен быть перечень документов, нереги- стрируемых службой ДОУ. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Их перечень включается в инструкцию по делопроизводству (письма- приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). Примерный перечень документов, нерегистрируемых службой делопроизводства, представлен в приложении 29. Эти документы имеют самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Предварительное рассмотрение документов. Перед тем как направить документы исполнителям или руководителю недостаточно только знакомства с заголовком документа и адресатом, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе делопроизводства на основе делегирования руководителем прав начальнику службы и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При этом учитывается:

  • ? важность содержания;
  • ? вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;
  • ? сложность и новизна поставленных вопросов;
  • ? авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  • ? реальная срочность исполнения документа.

Замечание! Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Регистрация поступивших документов (входящих потоков). После обработки документы, адресованные руководителю организации или структурного подразделения, передаются ему для проставления на документе реквизита «указание по исполнению». Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям. Секретари руководителей по мере поступления к ним документов с указанием по исполнению, сотрудники службы ДОУ заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), куда вносят сведения о номере и дате документа, содержании указания по исполнению, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передает документ на исполнение.

Передача поступивших документов (входящих потоков). Входящие документы, поступившие в структурное подразделение органа исполнительной власти с указанием по исполнению (поручением) руководства органа исполнительной власти, могут передаваться исполнителям (соисполнителям) только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти.

При автоматизированной системе обработки поступающих документов поступающие документы сканируются и их электронная копия прикрепляется к входному формату, а бумажный документ передается исполнителю.

Определение: электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме[1].

Нерациональным, затрудняющим в дальнейшем процесс организации документооборота, формирования и хранения документов и дел считается технология, при которой бумажный документ остается в службе делопроизводства.

Внутри организации документы передаются из одного подразделения в другое только секретарями или через службу делопроизводства (ДОУ), если указание по исполнению давал руководитель организации.

Подготовка ответа на поступивший документ. Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть документооборота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

В настоящее время стало общепринятой практикой подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводится в возрастающей иерархической последовательности (последовательно) или одновременно (параллельно) со всеми заинтересованными лицами. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется организационными и распорядительными документами федерального органа исполнительной власти. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается руководителем обычно один экземпляр документа, остальные заверяются «отметкой о заверении копии» службой делопроизводства при регистрации отправляемого документа.

В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. Сведения о регистрируемых отправляемых документах вносятся службой делопроизводства в журнал регистрации или в регистрационно-контрольную карточку (бумажную или автоматизированную), используемые для учета, поиска и хранения документов.

Обработка отправляемого документа. В процессе регистрации отправляемых (исходящих потоков) документов службой делопроизводства должны проверяться:

  • ? правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридическую значимость;
  • ? соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;
  • ? наличие необходимого числа копий;
  • ? идентичность всех копий подписанному подлиннику;
  • ? уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Запомните! Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию. Отправка документов по почте или передача их с помощью курьеров (сотрудников) решается исходя из конкретной ситуации. Для экспедиционной обработки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы.

Внимание! На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

После регистрации документа службой ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки, и сохранение обязательного экземпляра: тираж = Т адресов + 1 экземпляр.

В случае направления копии отправляемого документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением (для оперативности решения вопроса) адресату досылается в дальнейшем подлинник документа.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

На документы заказного характера, отправляемые в адрес иностранных юридических или физических лиц, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся:

  • ? распорядительные документы;
  • ? протоколы заседаний коллегиальных органов;
  • ? служебные записки, акты, справки, планы, отчеты;
  • ? положения, инструкции и др.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. Индивидуальные маршруты прохождения имеют внутренние информационно-справочные документы (справки, служебные и аналитические записки), протоколы заседаний и др.

Внутренние документы, как правило, создаются или составляются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело.

При необходимости рассылки документа исполнителям, заинтересованным лицам и подразделениям с подлинника документа снимаются копии или оформляются выписки из документа. Заверенные копии и выписки направляются или рассылаются всем заинтересованным лицам и подразделениям.

При обработке внутренних документов исполнители любой организации должны знать:

  • ? процедуру прохождения проектов приказов по основной деятельности, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Федерации, другим организациям;
  • ? сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей;
  • ? процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;
  • ? место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти;
  • ? передачу документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти через службу делопроизводства.

Например, технология прохождения договора на предприятии включает следующие стадии.

  • 1. Подготовка и оформление проекта договора. Данная стадия включает:
    • ? подготовку и оформление коммерческого предложения;
    • ? принятие решения по коммерческому предложению;
    • ? оформление проекта договора.
  • 2. Подписание договора. Данная стадия состоит из следующих этапов:
    • ? корректировка проекта договора;
    • ? подписание договора исполнителем;
    • ? подписание договора заказчиком.
  • 3. Исполнение и контроль исполнения договора. На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:
    • ? с проверкой и регулировкой исполнения договора (этапа);
    • ? докладом руководителю об исполнении договора (этапа);
    • ? корректировкой условий договора (этапа).
  • 4. Подшивка исполненного договора в дело. На данной стадии выполняются технологические операции, связанные:
    • ? с записью (отчетом) об исполнении договора;
    • ? снятием исполненного договора с контроля;
    • ? подшивкой исполненного договора в дело.

Обработка электронных документов

В государственных органах широко используются электронные документы.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота государственного органа. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах (приложение 30). В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Для подписания электронных документов используются электронные подписи, сертифицированные в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Прием и отправка электронных документов также осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

  • [1] Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356 «О внесении измененийв Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
 
Посмотреть оригинал
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Популярные страницы