Основные правила документооборота
- 1. Прохождение документов в организации должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.
- 2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.
- 3. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.
- 4. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов. Данные схемы могут быть изданы в виде приложений к Инструкции по документационному обеспечению управления.
Запомните! Правильная организация документооборота предполагает следующие принципы его построения: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность движения документов.
Основные принципы документооборота
Принцип прямоточности движения документов — это осуществление перемещения документов по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений. Для выполнения этого очень важно создать для всех документов наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций.
Принцип непрерывности в документообороте — это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. В этих целях рекомендуют документы, не подлежащие рассмотрению руководством, минуя руководство, передавать на исполнение непосредственно в структурное подразделение. Принцип ритмичности — это осуществление равномерности движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения.
Принцип параллельности — это осуществление отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Например, одновременное согласование проекта документа с несколькими заинтересованными лицами.
Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности структурных подразделений должны соответствовать их потребностям.
Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях с документами необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, а также компетенцией работников.
В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и предоставляются руководству органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов).
Определение: под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро органа исполнительной власти для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности персонала копировально-множительного бюро.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ[1].
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.
В практике работы федеральных органов исполнительной власти сложились три основные формы организации работы с документами:
- ? централизованная;
- ? децентрализованная;
- ? смешанная.
Централизованная форма применяется в организациях с большим объемом документооборота. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии. Сосредоточение операций по приему и отправке документов в «одних руках» одновременно решает несколько задач: во-первых, структурные подразделения освобождаются от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт и т.д., во-вторых, повышается эффективность использования средств оргтехники).
Децентрализованная форма предполагает выполнение все операций с документами в структурных подразделениях, как правило, разобщенных территориально.
Смешанная форма (централизованная + децентрализованная) используется в организациях с большим объемом документооборота и сложной управленческой организационной структурой, например в вузе.
При выборе формы работы с документами необходимо учитывать:
- ? объем документооборота;
- ? характер работы учреждения или организации;
- ? территориальное размещение структурных подразделений;
- ? техническую оснащенность учреждения или организации.
В каждом конкретном случае этот вопрос решается службой делопроизводства и руководством организации. Следует иметь в виду, что решение этого вопроса связано не только с первоначальной организацией службы делопроизводства, но и с развитием самой организации.
- [1] Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».