Основные правила документооборота

• 1. Прохождение документов в организации должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.
• 2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.
• 3. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.
• 4. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов. Данные схемы могут быть изданы в виде приложений к Инструкции по документационному обеспечению управления.

Запомните! Правильная организация документооборота предполагает следующие принципы его построения: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность движения документов.

Основные принципы документооборота

Принцип прямоточности движения документов — это осуществление перемещения документов по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений. Для выполнения этого очень важно создать для всех документов наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций.

Принцип непрерывности в документообороте — это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. В этих целях рекомендуют документы, не подлежащие рассмотрению руководством, минуя руководство, передавать на исполнение непосредственно в структурное подразделение. Принцип ритмичности — это осуществление равномерности движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения.

Принцип параллельности — это осуществление отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Например, одновременное согласование проекта документа с несколькими заинтересованными лицами.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности структурных подразделений должны соответствовать их потребностям.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях с документами необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, а также компетенцией работников.

В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и предоставляются руководству органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов).

Определение: под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро органа исполнительной власти для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности персонала копировально-множительного бюро.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ^[1].

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

В практике работы федеральных органов исполнительной власти сложились три основные формы организации работы с документами:

• ? централизованная;
• ? децентрализованная;
• ? смешанная.

Централизованная форма применяется в организациях с большим объемом документооборота. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии. Сосредоточение операций по приему и отправке документов в «одних руках» одновременно решает несколько задач: во-первых, структурные подразделения освобождаются от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт и т.д., во-вторых, повышается эффективность использования средств оргтехники).

Децентрализованная форма предполагает выполнение все операций с документами в структурных подразделениях, как правило, разобщенных территориально.

Смешанная форма (централизованная + децентрализованная) используется в организациях с большим объемом документооборота и сложной управленческой организационной структурой, например в вузе.

При выборе формы работы с документами необходимо учитывать:

• ? объем документооборота;
• ? характер работы учреждения или организации;
• ? территориальное размещение структурных подразделений;
• ? техническую оснащенность учреждения или организации.

В каждом конкретном случае этот вопрос решается службой делопроизводства и руководством организации. Следует иметь в виду, что решение этого вопроса связано не только с первоначальной организацией службы делопроизводства, но и с развитием самой организации.

• [1] Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».