Организация работы с документами

Понятие, принципы и правила организации документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в 20-е годы прошлого столетия. Первое нормативное закрепление понятия было зафиксировано в ГОСТе 16487—70. В настоящее время ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение понятия «документооборот».

Определение: документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот характеризуется количеством документов и их распределением по потокам.

Запомните! Различаюттри основных потока документов: входящий, исходящий и внутренний.

Входящий документопоток образуют документы, поступающие в организацию. Он подразделяется на документопотоки трех видов:

  • ? документы, направляемые руководителям;
  • ? документы, направляемые в структурные подразделения;
  • ? документы, направляемые отдельным исполнителям.

Исходящий документопоток составляют документы, отправляемые

из организации.

Внутренний документопоток, составляют документы, созданные в учреждении и не выходящие за его пределы.

К числу основных показателей потоков, применяемых во внимание при организации документооборота, относятся:

  • ? содержание или функциональная принадлежность;
  • ? структура потока;
  • ? направление потока и его объем;
  • ? режим потока.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей ит.д.

Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению в основном это информационные документы о состоянии объектов управления: письма, отчеты, выписки из протоколов. Однако состав входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистическая документация и т.д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства.

Замечание! Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адресности движения документов и режимы их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >