Организация условий труда работников службы ДОУ

Организационно-техническими условиями предусматривается:

  • ? рациональная организация рабочих мест;
  • ? соблюдение рационального режима труда и отдыха;
  • ? обеспечение установленных санитарных норм.

Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных

условий труда для работников включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

При применении нормативов численности должны быть обеспечены безопасные условия и охрана труда работников и создан комплекс организационно-технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы службы делопроизводства (ДОУ) в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими нормами и стандартами.

Площадь помещений, в которых располагается служба ДОУ, должна соответствовать требованиям, предусматривающим рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень освещенности рабочего места, кратность обмена воздуха и температура в рабочих помещениях должна соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами.

При расстановке мебели в рабочих помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту и обеспечение рациональных схем движения документов с учетом специализации исполнителей.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

  • 1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);
  • 2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе — портативная пишущая машинка);
  • 3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
  • 4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);
  • 5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
  • 6) копировальные средства и аппараты;
  • 7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
  • 8) офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний — его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны незаменимы, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер — удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, нужного качества копий и других параметров.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия — в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. Если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть мини-кухню. Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей.

Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.

Рабочее место секретаря подразделения должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники, например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения.

Задача секретаря — сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т.п.

Режим труда и отдыха является одним из обязательных требований, предъявляемых к условиям труда служащих в государственном и муниципальном управлении. Нерациональный режим труда и отдыха приводит к потере рабочего времени, снижению почасовой производительности труда, особенно во второй половине рабочего дня и в конце смены; невыходам на работу в связи с заболеваниями, вызванными утомлением; прекращению работы по специальности до достижения пенсионного возраста; ослаблению трудовой активности; увеличению производственного травматизма и др.

Определение: режимом труда и отдыха называется упорядоченное чередование времени работы и перерывов для снятия утомления. Он является фактором условий труда, влияющим на тяжесть и напряженность работы.

Режим труда и отдыха при работе с ПЭВМ должен организовываться в зависимости от вида и категории трудовой деятельности (СанПиН от 03.06.2003 № 2.2.2/2.4.1340-03).

Важной частью нормирования труда сотрудников являются Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы: санитарно-эпидемиологические правила и нормативы (СанПиН от 03.06.2003 2.2.2./2.4.1340—03).

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Основные санитарно-гигиенические нормы труда

Таблица 4.1

Санитарно-гигиенический фактор

Нормативный показатель

Температура воздуха, ° С: летом зимой

  • 22-25
  • 18-21

Относительная влажность воздуха, %

40-60

Скорость движения воздуха, м/с, не более

0,2

Освещенность рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания

  • 300
  • 150

Уровень шума, дБ, не более

40-65

Содержание вредных примесей, мг/куб. м пыли

15-20

Коэффициент отражения стен, %, не более

60

Таким образом, рациональная организация труда работников службы делопроизводства складывается из организации рабочего места, условий труда и планирования рабочего дня.

Контрольные вопросы

  • 1. В чем заключается функциональное назначение службы ДОУ?
  • 2. Каковы цели и задачи службы ДОУ?
  • 3. Как производится установление оптимальной организационной структуры службы ДОУ?

Практические задания

  • 1. Составьте положение о службе делопроизводства какого-либо муниципального образования.
  • 2. Составьте структуру службы делопроизводства какого-либо министерства.
  • 3. Составьте схему расположения технических средств на столе секретаря с учетом соответствующих требований.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >