Нормирование труда работников службы делопроизводства

Нормирование труда — это определение необходимых затрат рабочего времени на выполнение конкретного объема работ в конкретных организационно-технических условиях.

Нормирование труда в нашей стране регламентируется рядом локальных документов и нормативно-правовых актов.

В Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) глава 22 посвящена нормированию труда. В соответствии со ст. 159 ТК РФ работникам гарантируются:

  • ? государственное содействие системной организации нормирования труда;
  • ? применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором.

Под нормами труда (ст. 160 ТК РФ) понимаются нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы, которые устанавливаются в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда. Нормы труда могут быть пересмотрены по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования.

В соответствии со ст. 161 ТК РФ для однородных работ могут разрабатываться и устанавливаться типовые нормы труда:

  • ? межотраслевые;
  • ? отраслевые;
  • ? профессиональные и др.

Типовые нормы труда разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ. Например, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О правилах разработки и утверждения типовых норм труда» типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социального развития РФ.

При нормировании труда работников службы ДОУ применяют: нормы численности, нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания и нормы управляемости.

Норма численности — количество работников, выполняющих определенный объем работ за установленный период времени в заданных организационно-технических условиях.

Расчет норм численности работников федеральных органов исполнительной власти производится в соответствии с Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (далее — Нормы времени)[1].

В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле

где Чн — нормативная численность работников, чел.; Гоб — общие затраты времени на работы по документационному обеспечению, ч; Фп — планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника, ч.

В свою очередь, значение Т»в определяется по формуле:

где Тн затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм, ч; Гнн — затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом), ч.

Пример расчета и таблицы для расчета норм времени на некоторые работы сотрудников службы делопроизводства представлены в приложении 27 и 28.

Для расчета численности могут применяться также нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания.

Определение: норма времени — количество затрат рабочего времени на выполнение единицы работы (продукции) работником или группой работников в заданных организационно-технических условиях.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ.

Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования (хронометраж времени) на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (восемь часов). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по делопроизводству рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле

где #вр — значение нормы времени, ч;

Н — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч;

К— коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографии и самофотографии рабочего времени работников К принимается равным 1Д[2].

Определение: норма выработки — количество единиц работы (продукции), выполняемой в единицу времени работником или группой работников в заданных организационно-технических условиях.

В соответствии с нормами времени на обработку входящих документов, установленных в разделе 5 Норм времени 2002 г. (фрагмент этого документа смотрите ниже), рассчитаем, сколько рабочего времени ежедневно затрачивает сотрудник службы ДОУ на регистрацию входящей корреспонденции, если за год всего зарегистрировано 6000 документов данной группы.

Вычислим, какое количество входящих документов регистрируется в организации ежедневно (в среднем):

  • (6000 документов / 12 месяцев) /21 рабочий день в месяце =
  • 18 документов.

Рассчитаем, сколько времени в соответствии с установленными нормами должно быть затрачено сотрудником на выполнение данной работы:

18 документов / 10 документов (единица измерения для данной нормы) х 0,65 часа (норма времени) = 1,17 часа.

В итоге получается примерно 1 час ежедневно.

Особое внимание уделите пункту «Содержание работы» Норм времени, в котором перечисляются виды работ, входящих в нормируемый процесс.

Фрагмент документа

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23

5. Обработка, регистрация, учет количества документов 5.1. Обработка поступающих документов

Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек, штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения. Нормы времени на обработку входящих документов Исполнители — работники канцелярии, экспедиции.

Единица измерения — десять документов.

Таблица 32

Наименование работы

Норма времени, ч

Обработка входящих документов

0,65

Регистрация входящих документов может осуществляться как на бумажном носителе (в журнале регистрации, на регистрационных карточках), так и в электронном виде (в таблице, созданной средствами Word или Excel, либо в специальной системе электронного документооборота). Соответственно, время, затраченное на регистрацию одного и того же документа, в каждом из перечисленных вариантов будет варьироваться.

Определение: норма обслуживания — количество производственных объектов, которые работник или группа работников обслуживают в заданных организационно-технических условиях.

Для определения численности руководителей могут использоваться нормы управляемости, т.е. количество подчиненных, которыми может и должен управлять руководитель.

Определение: норма управляемости — это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно- технических условиях один руководитель[3].

Постановление Правительства РФ от 05.11.1995 № 1094 «О структуре центрального аппарата федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями на 27.02.2013) установило, что штатная численность департамента не может быть менее 35 единиц, управления — менее 20 единиц, отдела — менее 10 единиц, отдела в составе департамента (управления) — менее 5 единиц.

В структуру департамента и управления не может входить менее трех отделов, при формировании структуры центрального аппарата этих органов учитывают, что количество ведущих должностей государственных служащих не должно превышать 10%, а старших — 40% общей численности работников этих органов.

Для определения численности сотрудников используют различные нормативные документы. Для расчета сотрудников в федеральных органах исполнительной власти применяются:

  • 1) Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти (утв. Постановлением Минтруда России от 05.05.2002 № 39);
  • 2) Приказ Росархива от 14.01.2004 № 9 «Об утверждении методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду».

Расчет численности секретарей производится по формуле: где Ч — необходимое количество сотрудников;

#вр — средняя норма времени на обработку одного документа (0,67 ч);

О — количество корреспонденции за год (документооборот);

К — коэффициент изменения трудоемкости работы;

Т — годовой номинальный фонд рабочего времени; а — коэффициент неявок на работу (0,3).

Они предназначены для определения и обоснования штатной численности, указанных сотрудников подразделений, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, четкого распределения работ между исполнителями, установления должностных обязанностей. Поскольку большая часть операций ДОУ, предусмотренных нормативами, выполняется в автоматизированном режиме операторами и сотрудниками служб документации, представляется, бесспорно, актуальным анализ локального, но важного вопроса: оптимизация режимов их труда и отдыха.

  • [1] Постановление Минтруда Российской Федерации от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческихструктур федеральных органов исполнительной власти».
  • [2] Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утв. Постановлением Минтруда России от 25.11.1994№ 72 (утратил силу).
  • [3] Приказ Росархива от 14.01.2004 № 9 «Об утверждении методики расчета штатнойчисленности государственных архивов на основе нормативов по труду».
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >