Справочно-информационные документы

Информация, заключенная в справочно-информационных документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-либо решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации.

Акт — справочно-информационный документ в системе организационно-распорядительной документации.

Акт применяется в организациях всех форм собственности. Слово «акт» произошло от латинского actus — «действие». В зависимости от уровня принятия акты делятся на государственные, региональные, ведомственные, нормативные и др.

Основания для составления акта могут быть различными, поэтому существует большое число разновидностей актов:

акт списания книг и периодических изданий;

  • ? акт приема-сдачи (сдаточные);
  • ? акт приема-передачи документов;
  • ? акт уничтожения печатей и штампов;
  • ? акт ремонта автотранспорта;
  • ? акт заболеваний, причин аварий;
  • ? акт проведения ревизии;
  • ? акты, представляемые в правоохранительные, судебные органы и третейские суды и др.

Определение: акт — документ, составленный комиссией в целях подтверждения имевших место фактов или событий.

Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должно входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным. Комиссия может быть постоянно действующая или назначенная руководством. Приступив к работе, члены комиссии изучают существо вопроса, законодательно-нормативные акты, его регулирующие, и затем приступают к установлению фактического положения дел для отражения его в акте. В процессе проверки обычно ведутся черновые записи, отражаются количественные данные.

Замечание! Акты имеют ряд разновидностей в зависимости от их назначения.

Для значительного количества повторяющихся ситуаций разрабатываются унифицированные трафаретные формы. Например: форма акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору на время выполнения определенной работы (код формы Т-73), утверждена Постановлением Госкомстат от 05.01.2004 № 1; форма акта вскрытия ценной посылки (код формы 5) утверждена Минфином России 21.02.2005 № 20; форма акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» представлена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2003).

Типовая форма акта проверки органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя[1] представлена в приложении 23.

Акт оформляется на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа (акт). Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события. Некоторые разновидности актов требуют утверждения. Утверждается акт руководителем организации.

Заголовок к тексту акта может формулироваться с предлогом «о» («об») или без него. Например: акт о списании материальных запасов (о чем?) или акт приемки выполненных работ (чего?).

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей, в конце основной части могут быть выводы комиссии.

Вводная часть в большинстве случаев формализована и включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, составляющих акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица).

Начинается вводная часть акта словом «Основание», которое печатается через два — три интервала после заголовка, с абзаца.

Как правило, основанием для работы комиссии является документ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ генерального директора от 22.09.2008 № 18 «О проведении проверки исполнительской дисциплины».

Далее с новой строки с прописной буквы пишется словосочетание «Составлен комиссией» и перечисляются члены комиссии (составители акта) с указанием должности (наименование предприятия указывается), фамилии и инициалов, а также присутствующие лица. Можно сначала указать инициалы и фамилии председателя и членов комиссии, а потом их должности.

Например:

Составлен комиссией:

Председатель: Должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии: Должность, инициалы, фамилия

Должность, инициалы, фамилия Должность, инициалы, фамилия Присутствовали: Должность, инициалы, фамилия

Должность, инициалы, фамилия

Таким образом, работу комиссии организует ее председатель, который несет ответственность за полноту, объективность и соблюдение сроков проведения проверки. Обычно председатель комиссии:

  • ? организует проведение проверки, оказывает членам комиссии методическую помощь по сбору, обобщению и анализу материалов;
  • ? координирует, организует взаимодействие членов комиссии и осуществляет контроль за работой членов комиссии;
  • ? направляет запросы в различные организации о предоставлении информации с целью выяснения обстоятельств, имеющих отношение к проводимой проверке;
  • ? вносит предложения руководителю, назначившему проверку, об отстранении от участия в проверке членов комиссии, недобросовестно относящихся к выполнению возложенных на них обязанностей либо допустивших нарушение дисциплины.

После указания председателя, членов комиссии и приглашенных (присутствующих) составляют констатирующую часть акта.

Констатирующая часть начинается с абзаца. Констатирующая часть акта может быть представлена в виде таблицы или связного текста. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Акт составлен в 3-х экз.:

  • 1- й экз. — в бухгалтерии в деле № 02-15
  • 2- й экз. — в кадровой службе в деле № 16-12
  • 3- й экз. — в канцелярии в деле № 05-24

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). Например:

Приложение: счет-фактура на 1 л. в 1 экз.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все члены комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Например:

Председатель комиссии личная подпись А.П. Петров

Члены комиссии: личная подпись В.В. Волков

личная подпись С.Р. Ольхин

личная подпись Я.А. Пронин

личная подпись Т.А. Чекин

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим вопросам) также необходимо заверение печатью.

Решения, принятые комиссией или руководителем, оформляются приказом или доводятся до подразделения в виде других документов, предусматривающих меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, которые не могли быть устранены в ходе работы комиссии.

Докладные записки обеспечивают связь объекта управления снизу вверх.

Запомните! Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Направляется всегда снизу вверх по иерархии управления.

В тексте докладной записки четко выделяются две части.

Первая — констатирующая (описательная), в которой сообщаются факты, и вторая — где идет изложение конкретных выводов, просьб и предложений. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Такие записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности).

Отдел продаж ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА №

Генеральному директору ОАО «Крым» А.А. Попову

о переводе специалиста отдела маркетинга

В связи с реорганизаций структуры Управления маркетинга и укрупнением отделов прошу перевести специалиста отдела маркетинга Кротова Валентина Ивановича в отдел продаж с внесением изменения в штатное расписание.

Начальник отдела

личная подпись С.А. Жаров

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

В настоящее время наиболее массовым документом, циркулирующим во внутреннем документообороте организации, является служебная записка.

Внимание! Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне.

Такие служебные записки могут содержать определенную просьбу, предложение. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Оформляются служебные записки, так же как и докладные. В бланке служебной записки можно указать ссылку на служебную записку, содержащую запрос.

КАНЦЕЛЯРИЯ Начальнику службы безопасности

В.Г. Толкачеву

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 14.01.2015 №02-12/7

На №_от_

о выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (устранение последствий производственной аварии — протечка батареи) прошу Вас разрешить вход в здание 18.01.2015 инспектору по делопроизводству Сидоровой Ирине Петровне.

Начальник отдела личная подпись Т.А. Минина

Объяснительные записки применяются обычно по требованию руководителя организации или структурного подразделения.

Определение: объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы.

Объяснительные записки составляют по унифицированной форме. Они включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) и имеют код 0284070 по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

К первой группе относятся записки, являющиеся приложением к основному документу и дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации. Подписываются такие объяснительные записки руководителями организации.

Вторая группа объяснительных записок составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты составления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные. Пример оформления объяснительной записки.

Отдел кадров Начальнику отдела кадров

П.Г. Пронину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 07.10.2015 № 16 Об опоздании на работу

По причине транспортной аварии 07.10.2015 я опоздала на работу на 2 часа.

Приложение: справка транспортной службы на 1 л. В 1 экз.

Менеджер личная подпись К. Ю. Борк

Справки подразделяются на две группы. К первой группе относятся справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера. Например, справка об объеме документооборота.

Справка

Об объеме документооборота за_год

Документы

Всего

Подлинники

Тираж

поступающие

отправляемые

внутренние

Итого

Наименование должности личная подпись расшифровка подписи

руководителя

делопроизводственной

службы

Вторую группу составляют справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан выдать сотруднику справку по его письменному запросу не позднее, чем через три рабочих дня (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Сотрудник не обязан называть причину предоставления справки: в таком случае в документе вместо адресата указывается «по месту требования».

Определение: справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

В некоторых учреждениях справки являются наиболее многочисленным и ежедневно составляемым служебным документом. Это справки о подтверждении места учебы и работы, медицинские справки, архивные справки, справки, подтверждающие стаж работы, занимаемую должность, место проживания и т.д. Справка с места работы может потребоваться органам государственной власти или местного самоуправления, для оформления визы в другое государство, в органы социальной опеки, при обращении в суд или правоохранительные органы.

Такие справки могут оформляться по унифицированной форме, установленной органом, который запрашивает справку. Пример справки представлен в приложении 24.

Текст справки, выполненной на трафаретном бланке, обычно начинается с указания фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается наименование учреждения, куда она представляется или делается пометка «представляется по месту требованию». Справки подписывают лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные сведения. Внешние справки заверяются печатью.

Если справка содержит сведения финансового характера, то ее подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер, подписи заверяются печатью.

Внимание! Не стоит путать справку с места работы и справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Справка 2-НДФ/1 — это документ, в котором отражены сведения об источнике вашего дохода, заработной плате и удержанных налогах. Выдается работодателем за определенный период (обычно за год).

Справка 2-НДФЛ может потребоваться наравне со справкой с места работы для оформления визы, получения кредита или в судебных разбирательствах, однако основное ее назначение — это свидетельство финансового дохода и налоговых отчислений.

В зависимости от адресата справки могут быть внешними и внутренними.

Основные реквизиты внешней справки:

  • ? наименование организации;
  • ? название вида документа (СПРАВКА);
  • ? дата;
  • ? индекс;
  • ? заголовок к тексту (о чем);
  • ? текст;
  • ? адресат;
  • ? отметка о наличии приложения (если оно есть);
  • ? подпись.

Внутренняя справка оформляется на чистом листе бумаги. Состав реквизитов внутренней справки тот же, только на месте наименования организации будет наименование структурного подразделения.

Деловые письма осуществляют информационный обмен между организациями. «Кто хочет написать хорошее письмо или деловую бумагу, тот должен, прежде всего, обдумать хорошо, правильно и отчетливо, о чем и для чего хочет писать, т.е. все содержание письма или бумаги, потом приготовить в мыслях своих план и расположение письма или бумаги, а после того они, можно сказать, выльются на бумагу в таком совершенстве, какого только можно ожидать от способностей сочинителя»[2].

Определение: деловое письмо—документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые могут быть и юридическими, и физическими лицами.

Все виды писем можно разделить на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа.

Запомните! Письма оформляются на специальных бланках, при этом наименование вида документа — письмо — не пишется.

Согласно п. 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Письма также не используются во внутренней переписке органа управления. Для этих целей применяются рассмотренные выше докладные и служебные записки.

Для упрощения работы с документами письмо должно содержать один вопрос. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в том случае, если они взаимосвязаны.

Объем письма не должен превышать двух страниц, в исключительных случаях допускается не более пяти страниц машинописного текста.

Если письмо составлено более чем на одной странице, то для второго и последующих листов используются не бланки, а обычная стандартная бумага. Скреплять документы степлером можно, но с точки зрения архивной обработки это не всегда удобно, так как при сдаче документов в архив все металлические предметы должны быть удалены, поскольку при контакте металла и бумаги происходит ее разрушение.

Письмо оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр оформляется на бланке письма, подписывается руководителем государственного или муниципального органа и отправляется адресату, второй подшивается в дело. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов исполнительной власти — авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица».

Визы заинтересованных лиц проставляются на копии письма, которая остается в организации.

Уровень составления и оформления писем является одним из показателей культуры управления. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным по изложению, не содержащим ненужных сокращений. Все логические элементы письма выделяются абзацами.

Обычно текст письма состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указываются причины составления письма, а в основной — излагается цель письма. Если письмо состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во второй просьбу, решение. В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть, например письмо-просьба, — без объяснений.

Для служебных писем выработан особый стиль изложения — официально-деловой. Этот стиль сравнительно близок к научному и публицистическому, от которых он отличается в основном тем, что в официально-деловом стиле больше элементов разговорного стиля. В отличие от стиля художественной литературы в деловом письме не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор, аллегорий, гиперболы. Кроме того, не должно быть перестановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении.

Деловые письма, как правило, оформляются от имени юридического лица — учреждения, организации, подразделения, поэтому личный момент должен быть сведен до минимума.

Определение: под стилем служебных документов понимается совокупность использования языковых средств при составлении деловых документов.

В настоящее время существует несколько разновидностей писем. Они подразделяются на деловые (служебные) и коммерческие. К коммерческим письмам относятся:

  • ? рекламное письмо;
  • ? гарантийное письмо;
  • ? письмо-подтверждение;
  • ? письмо-напоминание;
  • ? письмо-претензия и др.

В государственном и муниципальном управлении используются деловые письма:

  • ? сопроводительное письмо;
  • ? письмо-извещение;
  • ? письмо-сообщение;
  • ? информационное письмо;
  • ? письмо-приглашение;
  • ? письмо-запрос;
  • ? письмо-ответ.

Запомните! По правилам русского языка местоимения «вы» и «ваш» пишутся с прописной (большой) буквы как форма вежливого обращения к одному лицу. При обращении к нескольким лицам следует писать «вы» и «ваш» со строчной буквы. Написание «вы», «ваш» с прописной при обращении к нескольким лицам — ошибка.

Сопроводительное письмо. Информирует адресата о направлении ему документов, которые прилагаются к письму. В сопроводительном письме разъясняется цель посылаемого документа или характер исполнения последнего. Текст может начинаться словами «направляем», «представляем на согласование» и др. Данное письмо обязательно должно содержать реквизит «Отметка о наличии приложения». Например:

Согласно предварительной договоренности направляем проект договора с консалтинговой фирмой «КПВ».

Приложение: на 3л. в 1 экз.

Письма-извещения. В них что-либо сообщается или утверждается. Обычно в управлении с помощью таких писем сообщается о различных мероприятиях и их изменениях (о совещаниях, собраниях, конференциях). Например:

«Сообщаем, что заседание коллегии Министерства переносится на 12.05.2015 в 15.00. Повестка дня остается без изменения».

Письмо-сообщение — служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес[3]. Ключевые фразы: «Сообщаем что...», «Доводим до вашего сведения, что...», «Считаем необходимым поставить вас в известность о...». Письмо-сообщение может начинаться с обоснования, например: «Согласно постановлению правительства...», «В целях выполнения распоряжения...».

Информационное письмо. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное лицо или предприятие о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости событий подписывает руководитель аппарата управления или заместитель. Ключевые слова: «Информируем вас, что...», «Информируем...», «Префектура Юго-Восточного округа информирует, что...». Объем письма может варьироваться.

В государственном и муниципальном управлении также используют унифицированные информационные письма, применяемые только в данной организации. Например, ранее действовавший Высший Арбитражный Суд РФ разработал форму информационного письма, применяемую только по данному направлению деятельности. Пример такого письма представлен в приложении 25.

Так как форма является унифицированной, то разновидность письма «Информационное письмо» указана в документе. Не следует оформлять другие информационные письма по данному образцу.

Письма-приглашения. Могут быть адресованы лично, индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом тексты или трафареты, в которых заполняются от руки лишь фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

Уважаемые коллеги!

Главным управлением МВД Тульской области 12.03.2015 в 10.00 проводится коллегия по вопросу взаимодействия ведомств, входящих в государственную систему профилактики и предупреждения преступности несовершеннолетних.

Просим направить ваших представителей, курирующих вопросы социальной сферы, для участия в проведении коллегии.

Место проведения коллегии: Шухова ул., 10, г. Тула.

Об участии ваших представителей просьба сообщить по контактному телефону (4872) 32-46-32до 11.00 09.03.2015Ивановой Ирине Владимировне.

Письмо-запрос, письмо-ответ следует рассматривать как форму реализации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в письме-запросе предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе. Письмо-ответ может начинаться с выделения на первый план того вопроса или аспекта информации, которому в письме-запросе уделялось основное внимание, но ни один пункт запроса не должен остаться без ответа. Сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются правовыми актами или резолюциями руководства органа исполнительной власти.

Письмо-просьба составляется от имени предприятий, организаций, учреждений с целью получения информации, документов или совершения каких-либо действий, необходимых автору. Например:

Просим выделить материальную помощь инвалиду Великой Отечественной войны I группы Соловьеву Максиму Сидоровичу.

Приложение: характеристика на 2 л. в 1 экз.

Правописание отдельных слов и сочетаний в управленческих документах представлено в приложении 26.

Контрольные вопросы

  • 1. В чем состоит особенность оформления организационно-правовых документов ?
  • 2. Каким документом регламентируются права, обязанности и ответственность государственного служащего?
  • 3. Какие распорядительные документы издают органы федеральной власти и управления ?
  • 4. В чем отличие оформления краткого и полного протокола ?
  • 5. Какие документы осуществляют информационный обмен между организациями, а какие между структурными подразделениями ?

Практические задания

  • 1. Составьте должностную инструкцию документоведа.
  • 2. Составьте распоряжение мэра Москвы о порядке проведения «Дня чистоты» в городе.
  • 3. Составьте письмо префектуры ЮВЛО о приглашении на конференцию «Актуальные проблемы управления», адресованное вузам Москвы.

  • [1] Приказ Министерства экономического развития Российской Федерацииот 30.04.2009 № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите правюридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (с изменениями и дополнениямиот 24.05.2010, 30.09.2011).
  • [2] Наливкин Ф. Руководство к сочинению писем и деловых бумаг с образцами, примерами и формами. М., 1847.
  • [3] Делопроизводство : Образцы, документы. Организация и технология работы.Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.];под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК «Велби», изд-во «Проспект», 2004.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >