Составление и оформление отдельных видов документов

Организационные документы

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 11.12.2014) предусматривают издание нормативных правовых актов в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Организационно-правовые документы являются юридическим основанием для осуществления организацией своей деятельности. Целью разработки организационных документов является наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К организационно-правовым документам относятся:

• ? устав организации;
• ? положение об организации;
• ? положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;
• ? регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
• ? штатное расписание;
• ? инструкции (правила, порядок) по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);
• ? должностной регламент и др.

Запомните! Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа, утверждаются руководителем организации, содержат визы заинтересованных лиц, подписываются составителем.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению)^[1].

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Виды и разновидности инструкций

Таблица 3.1

Положение — организационный документ, может быть как типовое, так и индивидуальное (конкретное).

Определение: положение — это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, задачи, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.

Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Определение: положение о службе делопроизводства — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе делопроизводства.

Текст положения о структурном подразделении включает в себя следующие разделы.

• 1. Общие положения.
• 2. Задачи.
• 3. Функции.
• 4. Права.
• 5. Ответственности.
• 6. Взаимоотношения.

Положение обязательно проходит процедуру утверждения руководителем, содержит визы согласования заинтересованных лиц.

Оформляется положение на общем бланке организации и содержит реквизиты

• ? наименование организации;
• ? вид документа ПОЛОЖЕНИЕ;
• ? дата документа;
• ? номер документа;
• ? заголовок к тексту;
• ? текст;
• ? подпись;
• ? гриф утверждения;
• ? визы согласования.

С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение о структурном подразделении, то всех работников структурного подразделения; если положение о работе с договорами — всех, кто работает с договорами, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.

Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о ... ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.

Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности^[2].

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе делопроизводства (приложение 16), но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе делопроизводства, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

• 1) общие положения;
• 2) цели и задачи службы;
• 3) функции службы;
• 4) права и ответственность службы;
• 5) взаимоотношения службы делопроизводства с другими структурными подразделениями.

Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, не являющимися государственными и гражданскими служащими.

При разработке должностных инструкций руководствуются:

• ? Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий;
• ? Федеральным законом от 02.05.2015 № 122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ и ст. 11 и 73 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации»;
• ? Унифицированной системой ОРД (УСОРД), в которой закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

При разработке должностных инструкций и должностных регламентов также применяются профессиональные стандарты. Профессиональный стандарт — это характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.

Приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н утвержден профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 № 37509).

Положение о структурном подразделении организации и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства.

Определение: регламент — документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса.

Ввиду того что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется.

Одной из разновидностей регламента является административный регламент и должностной регламент.

Определение: административным регламентом является нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур (действий) федерального органа исполнительной власти и органа государственного внебюджетного фонда при осуществлении государственного контроля (надзора), а также процедур (действий), осуществляемых по запросу физического или юридического лица либо их уполномоченных представителей в пределах установленных нормативными правовыми актами РФ полномочий.

При разработке административных регламентов необходимо соблюдать требования Федерального закона от 30.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Постановления Правительства РФ от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

Должностной регламент — документ, который способствует правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением о структурном подразделении, а также используется при оценке результатов служебной деятельности государственного или муниципального служащего.

Определение: должностной регламент — это локальный нормативный акт, устанавливающий административно-правовой статус должности, в том числе права, обязанности и ответственность, условия и основания замещения, квалификационные требования по должности, предъявляемые к замещающему ее лицу, правила и процедуры юридически значимых действий, совершаемых по должности, а также перечни вопросов, рассматриваемых, согласовываемых или разрешаемых лицом, замещающим должность, а также показатели результативности исполнения должности^[3].

Должностной регламент — это нормативный документ, в котором для государственного или муниципального служащего определены:

• ? квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к государственному или муниципальному служащему, а также к образованию, стажу муниципальной службы или стажу (опыту) работы по специальности;
• ? должностные обязанности, права и ответственность государственного и муниципального служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;
• ? перечень вопросов, по которым государственный или муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• ? перечень вопросов, по которым государственный или муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• ? сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• ? порядок служебного взаимодействия;
• ? перечень государственных и муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям;
• ? показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности государственного или муниципального служащего^[4].

Должностной регламент должен представлять собой технологическую инструкцию, содержать перечень действий необходимых для выполнения государственных услуг, делегированных структурному подразделению на закрепленном за соответствующей должностью участке работы.

Основные требования к структуре и содержанию должностного регламента для государственных служащих установлены ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», а для муниципальных служащих в Федеральном законе от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

При разработке должностного регламента государственных служащих можно также использовать в работе приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.02.2006 № 18 (ред. от 08.08.2014) «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих аппаратов федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации».

Текст должностного регламента муниципального служащего может содержать следующие разделы.

• 1. Общие положения.
• 2. Квалификационные требования к образованию, стажу работы, уровню и характеру знаний и навыков.
• 3. Должностные обязанности.
• 4. Права.
• 5. Ответственность.
• 6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
• 7. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.
• 8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования и принятия проектов управленческих и иных решений.
• 9. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением должностных обязанностей с муниципальными служащими структурных подразделений администрации города, гражданами и организациями.
• 10. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего.

Должностной регламент в муниципальном органе составляется по каждой штатной должности муниципальной службы и носит обезличенный характер.

Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Государственной системой документационного обеспечения управления^[5] и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее — Методические рекомендации)^[6].

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

• ? назначение правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер;
• ? порядок подготовки правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер, и порядок их оформления;
• ? порядок согласования правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер, с заинтересованными лицами органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;
• ? порядок утверждения правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер;
• ? доведение правил, положений, инструкций и других документов, носящих нормативный характер до исполнителей;
• ? внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции и другие документы, носящие нормативный характер.

В связи с этим для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Структура текста инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти должна соответствовать Методическим рекомендациям, а в остальных организациях она не регламентирована нормативно-методическими документами. В связи с этим структура инструкции в муниципальных органах может варьироваться, но обязательно должна регламентировать процессы создания (подготовки), оформления, прохождения и оперативного хранения документов.

Примерная структура инструкции по делопроизводству может быть построена следующим образом.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

• ? сферу распространения инструкции (на ведение какого делопроизводства распространяется);
• ? ответственность за ее несоблюдение;
• ? подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации и в структурных подразделениях;
• ? нормативно-методическую базу на основании которой оформляются, составляются документы, организуется оперативное хранение документов, порядок передачи документов в архив на различных носителях.

В разделе «Правила составления и оформления документов» устанавливают:

• ? виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• ? общие правила подготовки и оформления документов;
• ? правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания.

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов»

включает несколько подразделов.

Подраздел «Порядок обработки поступающих и отправляемых документов»:

• ? порядок получения корреспонденции;
• ? порядок обработки поступающих документов, с учетом способа доставки;
• ? порядок предварительного рассмотрения документов;
• ? порядок передачи поступивших документов исполнителю;
• ? порядок подготовки ответа на поступивший документ;
• ? порядок обработки исходящего документа в службе делопроизводства.

Подраздел «Регистрация документов» устанавливает:

• ? порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• ? сроки, формы и методы регистрации;
• ? правила индексации документов.

Подраздел «Контроль за исполнением документов» устанавливает:

• ? категории документов, подлежащих обязательному контролю;
• ? порядок их постановки на контроль;
• ? технология контроля (карточная или автоматизированная, применение отметок на документах и др.);
• ? обязанности исполнителей;
• ? типовые сроки исполнения;
• ? порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
• ? порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

В раздел «Оперативное хранение документов» включают:

• ? правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;
• ? устанавление ответственности определенных должностных лиц за сохранность документов;
• ? правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• ? порядок разработки и использования номенклатуры дел;
• ? порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

• ? порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
• ? правила подготовки дел к хранению;
• ? требования к описанию и оформлению дел;
• ? порядок передачи дел в архив.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти может быть утверждена распорядительным документом руководителя федерального органа или непосредственным руководителем, а в муниципальном органе управления она может вводиться в действие распорядительным документом руководителя Администрации муниципального образования или решением Совета муниципального образования. Образец такого документа представлен в приложении 17.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу государственного или муниципального органа^[7].

• [1] Янковая В. Ф. Документы и системы документации // Секретарь-референт. 2006. № 1. 67
• [2] Кожанова Е. Н. Положение как организационно-правовой документ // Секретарь-референт». 2014. № 8.
• [3] http://www.top-personal.ru/
• [4] Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданскойслужбе Российской Федерации», ст. 47.
• [5] ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.
• [6] Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
• [7] Организация работы с документами : учебник / под ред. проф. В.А. Кудряева.2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002.