Текст документа

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Слова «министерство», «служба», «агентство» пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных (например, «Предложить агентству рассмотреть вопрос о...»; «По согласованию с министерствами...»).

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например:

«В соответствии с постановлением Администрации Тверской области от 10.04.2010 № 119-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Тверской области»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2... ».

Если текст содержит несколько решений, ВЫВОДОВ И Т.Д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

  • ? от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
  • ? от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
  • ? от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ОАО «Сфера» считает возможным»).

Страницы текста нумеруют, начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.

В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование вида документа и организации-автора, дату, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Например: в соответствии с письмом Правительства Московской области от 17.07.2015 № 02-08/2712 «О планировании...».

Организация самостоятельно определяет:

  • ? тип шрифта, используемый при оформлении приказов;
  • ? размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;
  • ? возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;
  • ? размер междустрочных интервалов;
  • ? способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);
  • ? необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.

В Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов, разработанных ВНИИДАД в 1998 г., даются примеры различных вариантов обращения:

  • ? Уважаемый господин (фамилия)!
  • ? Уважаемая госпожа (фамилия)!
  • ? Уважаемые господа!
  • ? Уважаемый господин Председатель!
  • ? Уважаемый господин Мэр!
  • ? Уважаемый господин министр!
  • ? Уважаемый Николай Петрович!
  • ? Уважаемая Анна Андреевна!
  • ? Уважаемые коллеги!

Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

С уважением,

Должность личная подпись расшифровка подписи

Согласно нормам русского языка, запятая здесь не нужна. С другой стороны, в сложившейся практике русского письма после таких слов запятую ставить принято: это связано с ориентацией на английское письмо («Love, Ann» — «С любовью, Энн»). Хотя у англичан в аналогичном случае нормы этикета эпистолярного жанра не противоречат нормам пунктуации. Выбор остается за автором: предпочитает он следовать за сложившейся практикой или за правилами русской пунктуации. Ошибки в любом случае не будет. Но при деловой переписке лучше отдать предпочтение варианту с запятой.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >