Указание по исполнению документа (резолюция)

Указание (поручение) по исполнению документа, написанное на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Например:

Воронец Н.В.

Федорову Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «Росса» к 05.10.2015 Личная подпись дата

Указывать в поручении должность исполнителя не обязательно.

Указание (поручение) по исполнению пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то поручение может быть оформлено на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Многие руководители, по различным причинам, предпочитают оформлять поручения на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе поручения указывается регистрационный номер и дата документа, к которому поручение относится. Например, приказом Минюста России от 30.12.2011 № 460 (ред. от 24.01.2014) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» утвержден образец бланка для поручений в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области.

Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность поручения (лист с поручением может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с поручением подшивается как отдельный документ).

Внимание! В организациях, не являющихся федеральными органами власти, данный реквизит называется «резолюция».

Поручения руководителя могут быть индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены несколько фамилий). Обязательное требование к резолюции — адресность резолюции. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Если в указании по исполнению (поручении, резолюции) отмечено несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в указании (поручении, резолюции) назван первым. Указание по исполнению — своего рода распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте указания по исполнению будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

• ? «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
• ? «дополнительно переговорить»;
• ? «подтвердить получение»;
• ? «сообщить о выполнении» и др.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора и дата. Содержание действия, безусловно, будет зависеть также и от квалификации работника: чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в поручении (резолюции), могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

• ? к руководству;
• ? к исполнению;
• ? к сведению.

Вместе с тем указания по исполнению (резолюции) должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.