Современные требования к составлению и оформлению документов

Требования к бланкам документов

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[1] документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.

Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

Определение: бланк документа — это набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

На бланках левое поле должно быть не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм.

Бланки могут быть выполнены с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере.

Замечание! Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов Федерации. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Федерации являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее — Правила) устанавливают следующие виды бланков, ее структурного подразделения и должностного лица:

  • ? общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
  • ? бланк письма;
  • ? бланк конкретного вида документа (кроме письма);
  • ? бланк должностного лица.

Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее более удобным. Однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на местном национальном языке, справа — на русском.

Если количество национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже — на русском, продлевая строку до границы правого поля. При угловом варианте бланка каждый реквизит указывают сверху на местном национальном языке, а ниже — на русском языке.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельно бланк для писем. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке для писем не допускается. Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). Для федеральных органов исполнительной власти установлен состав реквизитов для каждого вида бланков.

Внимание! Бланки с воспроизведением герба субъекта Российской Федерации или Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

Для бланка постановления, приказа (распоряжения), протокола:

  • ? герб;
  • ? наименование органа исполнительной власти;
  • ? вид документа;
  • ? отметки для проставления даты и регистрационного номера;
  • ? место составления (издания) документа.

Для бланка письма органа исполнительной власти:

  • ? герб;
  • ? наименование органа исполнительной власти;
  • ? справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения)[2];
  • ? отметки для проставления даты и регистрационного номера;
  • ? отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица органа исполнительной власти (руководителя, заместителя руководителя):

  • ? герб;
  • ? наименование органа исполнительной власти;
  • ? справочные данные об органе исполнительной власти;
  • ? должность лица, подписавшего документ;
  • ? отметки для проставления даты и регистрационного номера;
  • ? отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма структурного подразделения органа исполнительной власти:

  • ? герб;
  • ? наименование органа исполнительной власти;
  • ? наименование структурного подразделения органа исполнительной власти (координационного или совещательного органа);
  • ? справочные данные о структурном подразделении органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
  • ? отметки для проставления даты и регистрационного номера;
  • ? отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка должностного лица органа исполнительной власти (для резолюций и поручений):

  • ? герб;
  • ? наименование органа исполнительной власти;
  • ? должность лица, внесшего резолюцию;
  • ? отметка для проставления даты;
  • ? отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

Для общего бланка органа исполнительной власти:

  • ? герб;
  • ? наименование органа исполнительной власти;
  • ? отметки для проставления даты и регистрационного номера;
  • ? место составления или издания документа.

Согласно распоряжению Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16.07.2008 № 943/788 (с изменениями от 17.09.2008, 21.10.2008, 30.01.2009, 23.09.2010) подразделениями Администрации Президента России и Аппарата Правительства РФ при подготовке проектов указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ и иных официальных документов должны использоваться полные наименования федеральных органов исполнительной власти. Сокращенные наименования используются при подготовке распоряжений Президента РФ, распоряжений Правительства РФ, протоколов заседаний и совещаний, служебных писем, документов справочного характера (приложение 1). Например, Министерство юстиции РФ (Минюст России), Федеральное архивное агентство (Росархив), Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор).

Полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

  • ? указов Президента РФ;
  • ? постановлений Правительства РФ и иных официальных документов (международных договоров и др.).

Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:

  • ? распоряжений Президента РФ;
  • ? распоряжений Правительства РФ;
  • ? протоколов заседаний и совещаний;
  • ? служебных писем;
  • ? документов справочного характера;
  • ? приложений (нетекстовых) к указам Президента РФ и постановлениям Правительства РФ;
  • ? проектов актов Президента РФ и актов Правительства РФ об утверждении положений о федеральных органах исполнительной власти.

Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Федерации. Уничтожение бланков должно производиться по акту. Форма журнала учета бланков представлена в приложении 2.

Гербовые бланки органа исполнительной власти:

  • ? используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;
  • ? передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;
  • ? ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несут уполномоченные лица органа исполнительной власти;
  • ? испорченные и невостребованные бланки возвращаются уполномоченному лицу органа исполнительной власти, которое отчитывается перед бухгалтерией органа исполнительной власти материальными отчетами.

Образцы гербовых бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях 3—10.

  • [1] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.
  • [2] В организациях, не являющихся федеральными органами исполнительной власти,дополнительно указывают ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003«УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».
 
Посмотреть оригинал