Регламентация делопроизводства в государственных органах

Основные понятия в области делопроизводства

В соответствии со ст. 10 Конституции РФ государственная власть в России подразделяется на законодательную, исполнительную и судебную, в зависимости от выполняемых функций. Принцип разделения властей относится не только к организации государственной власти на федеральном уровне, но и к системе органов государственной власти субъектов Федерации.

Государственные органы осуществляют одну из функций государственной власти, соответственно она подразделяются на органы законодательной, исполнительной и судебной власти.

Органы законодательной власти — это представительные и законодательные учреждения, образуемые путем выборов. Главная их задача — правотворчество, но помимо этого они выполняют и другие функции, например, контролируют деятельность исполнительной власти.

Органы исполнительной власти — это, как правило, назначаемые органы. Главная задача исполнительных органов власти — выполнять положения Конституции, федеральных законов, иных нормативных актов. Органы исполнительной власти действуют на основе сочетания единоначалия с коллегиальностью.

Органы судебной власти осуществляют правосудие. Деятельность судов направлена на укрепление законности и правопорядка, предупреждение преступлений и иных правонарушений, имеет задачу охраны от всяких посягательств на закрепленные в Конституции основы конституционного строя, права и свободы человека и гражданина, другие демократические институты. Суды независимы и подчиняются только закону.

Органы местного самоуправления управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения.

Органы местного самоуправления являются юридическими лицами и действуют от своего имени самостоятельно. Из перечисленного следует, что муниципальное управление — это деятельность выборных и других органов местного самоуправления по управлению муниципальной собственностью, объектами муниципального хозяйства, формированию и исполнению местного бюджета, направленная на обеспечение жизнедеятельности населения муниципального образования, решения других вопросов местного значения, включая и вопросы организации своей работы, муниципальной службы.

Местное самоуправление осуществляется в муниципальных образованиях — городских и сельских поселениях: в селе или нескольких селах, имеющих общую территорию (район), городах или частях крупных городов (городских районах, кварталах).

Определение: муниципальная служба — профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора (контракта)^[1].

Основная функция любого государственного или муниципального учреждения — принятие управленческих решений. Все управленческие решения государственных и муниципальных органов принимаются на основе информации, которая должна быть достоверной, своевременной и полной.

Определение: документирование — запись информации на носителе по установленным правилам^[2].

Процесс фиксирования информации на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.) в целях ее дальнейшего использования называется документированием. Документирование управленческой деятельности — это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными органами.

Определение: документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать^[3].

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т.д.

Определение: средства документирования — средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

В настоящее время в органах государственного управления широко используются электронные документы.

Определение: электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме^[3].

Документ, составленный, выданный или находящийся в обороте государственных или муниципальных органов, учреждений, организаций и отвечающий определенным требованиям, относится к категории официального документа.

Определение: документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом^[3].

Официальный документ, используемый в текущей деятельности государственных органов, называют служебным документом.

Внимание! Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы, как официальные, так и служебные, должны обладать юридической силой или юридической значимостью.

Определение: юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера^[3].

Определение: юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия^[3].

Характерной чертой официальных документов является наличие определенной формы, порядка их издания, составления, наличия необходимых реквизитов.

Определение: реквизит — элемент оформления документа (например, подпись, печать, текст)^[8].

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством.

Определение: делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов^[3].

Определение: документационное обеспечение (управления), ДОУ — деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами^[3].

Запомните!

В делопроизводстве применяются следующие сокращения:

УС — унифицированная система;

УСОРД — унифицированная система организационно-распорядительной документации;

ГСДОУ — государственная система документационного обеспечения управления;

ОКУД — общероссийский классификатор управленческой документации;

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организации; ГОСТ — государственный стандарт.

Управленческие документы обслуживают определенные управленческие функции: планирование, организация, контроль и т.д.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например, система организационно-распорядительной документации, система бухгалтерской документации, система внешнеторговой документации.

Определение: система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению^[3].

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам.

Определение: приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов^[3].

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Определение: унифицированная система документации — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности^[3].

Систему документации составляют различные виды документов. В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г., были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации.

Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:

• 1) регистрация форм документов;
• 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
• 3) сокращение количества применяемых форм;
• 4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;
• 5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
• 6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• 7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм.

В настоящее время в ОКУД включены следующие системы документации:

• 1) 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• 2) 0300000 Унифицированная система первичной учетной документации;
• 3) 0400000 Унифицированная система документации Банка России;
• 4) 0500000 Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления;
• 5) 0600000 Унифицированная система отчетно-статистической документации;
• 6) 0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• 7) 0800000 Унифицированная система документации по труду;
• 8) 0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• 9) 1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации;

Объекты классификации ОКУД — межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами Российской Федерации. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.

Определение: унифицированная форма документа (УФД) — формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

В обязательном порядке коды Общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. С применением Общероссийским классификатором управленческой документации были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

Самой массовой системой документации, применяемой в органах государственного и муниципального управления, является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационноправовых форм (далее — организации).

Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления, если иное оформление предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм организационно-распорядительных документов и т.д.

Унифицированные формы в УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

• ? документация по созданию организации;
• ? документация по реорганизации организации;
• ? документация по ликвидации организации;
• ? документация по приватизации государственных организаций;
• ? документация по распорядительной деятельности организации;
• ? документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
• ? документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
• ? документация по приему на работу;
• ? документация по оформлению изменений трудовых отношений;
• ? документация по увольнению с работы;
• ? документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
• ? документация по оформлению поощрений;
• ? документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
• ? документация по оформлению командировок.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак — контрольное число.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

XX XX XXX X

Класс форм Подкласс форм

Регистрационный номер_

Контрольное число_

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

09 01 004 6

Унифицированная система документации Пенсионного фонда

Документация по учету и распределению средств

Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд

Контрольное число_

Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Определение: стандартизация — это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг^[14].

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется в рамках ИСО — Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены:

• ? форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975, ИСО 353:1975);
• ? размеры папок для хранения документов (ИСО 623:1974);
• ? межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
• ? формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);
• ? основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);
• ? принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985);
• ? форматы конвертов для пересылки документов, порядок написания адреса на почтовых отправлениях (ИСО 11180:1993);
• ? правила проставления дат и времени в документах (ИСО 8601:2000);
• ? порядок расположения кодов в торговых документах (ИСО 8440:1986).

В 2001 году были приняты первые стандарты новой серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489—1:2001, ИСО 15489—2:2001), определяющие требования к системам делопроизводства. В 2007 году принят ГОСТ ИСО Р 15489— 1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Необходимо учитывать, что применение международного стандарта или стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Данный стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001, методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Определение: документ — зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности^[15].

Все документы, циркулирующие в процессе документооборота государственных и муниципальных органов, можно классифицировать по различным признакам.

1. По способу документирования документы можно классифицировать на письменные, текстовые, рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, фото-, фоно-, кинодокументы, документы на машинных носителях.

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

• 2. По отношению к объекту управления документы классифицируют:
  • ? на входящие (поступившие в организацию);
  • ? исходящие (отправляемые из организации);
  • ? внутренние (создаваемые в данной организации и не выходящие за ее пределы).
• 3. По числу затронутых вопросов в документе они классифицируются:
  • ? на простые;
  • ? сложные.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.

• 4. По ограничению доступа документы классифицируются:
  • ? на секретные;
  • ? для служебного пользования;
  • ? несекретные (простые).

Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются. В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

• 5. По способу изложения текста документы классифицируются:
  • ? на индивидуальные;
  • ? трафаретные;
  • ? типовые;
  • ? примерные;
  • ? унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

В трафаретных документах информация представлена в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Примерные используются для составления и оформления документов по аналогии (примерная номенклатура дел организации).

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части документа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть документа.

Таблица — документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

• 6. По срокам хранения документы делятся:
  • ? на документы постоянного срока хранения;
  • ? временного (свыше 10 лет) срока хранения;
  • ? временного (до 10 лет) срока хранения.

Также необходимо знать, что документы подразделяются на виды и разновидности. Например, вид документа — акт, разновидность — акт об уничтожении документов, акт о списании материальных ценностей и т.д.

С видами и разновидностями управленческих документов можно ознакомиться в Указателе видов и разновидностей документов в Перечне типовых архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения^[16].

• [1] Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 30.03.2015) «О муниципальнойслужбе в Российской Федерации».
• [2] ГОСТ Р 7.0.8—2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения».
• [3] Там же.
• [4] Там же.
• [5] Там же.
• [6] Там же.
• [7] Там же.
• [8] ГОСТ Р 7.0.8—2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Терминыи определения».
• [9] Там же.
• [10] Там же.
• [11] Там же.
• [12] Там же.
• [13] Там же.
• [14] Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
• [15] ГОСТ ИСО Р 15489—1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечномуи издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
• [16] Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихсяв процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправленияи организаций, с указанием сроков хранения».