Лекция №6. Основы работы в среде электронных таблиц MS Excel. Типы данных

Общая характеристика и назначение табличного процессора MS Excel

Электронная таблица это структурированная таблица с данными, основным элементом, которой является ячейка, расположенная на пересечении строки и столбца. Каждая ячейка имеет свой адрес, с помощью которого можно обращаться к данным из ячейки и выполнять над ними арифметические, логические, финансовые и другие операции. MS Excel является очень мощным инструментом обработки данных и позволяет решать самые разнообразные математические, инженерные и экономические задачи.

Область применения MS Excel широка:

  • ? благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, его часто используют для создания документов без каких-либо расчётов, а просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);
  • ? в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график финансовых показателей деятельности предприятия, объемы продаж товаров и услуг менеджерами);
  • ? его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил пользователь или отдел за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);
  • ? Excel содержит многие математические, статистические функции и финансовые функции, благодаря чему его можно использовать для ведения расчетов при решении экономических, управленческих и математических задач;
  • ? Excel интенсивно используется в бухгалтерии - на многих предприятиях это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;
  • ? Excel может работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко.

Структура окна и объекты MS Excel

Рабочая книга

Окно Excel (Рис. 6.1) содержит рабочую книгу, которая названа Книга 1. Если при установке Excel вы вынесли кнопку Excel на панель Microsoft Office, запустите ее оттуда, просто щелкнув на ней. Кроме того, Excel запускается и при открытии уже имеющейся рабочей книги, которую вы должны создать и сохранить

Большинство операций в Excel выполняют с помощью строки меню инструментов, а также кнопок панели инструментов Форматирования и Стандартная.

Структура рабочей книги. Рабочий лист (электронная таблица).

Документ Excel имеет расширение "*.xls" ("*.xlsx" в Microsoft Office Excel 2007-2016) и называется рабочая книга. Рабочая книга состоит из рабочих листов, количество которых задает пользователь. Переключаться между листами можно, используя ярлычки в нижней части окна "Лист 1" и т.д.

Рабочая книга Excel состоит из одного или нескольких рабочих листов. Внешний вид каждого рабочего листа показан на Рис. 6.1.

Каждый лист представляет собой таблицу. Таблица состоит из столбцов и строк. Столбцов в листе 16384 (214), а строк 1048576 (220). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "А" до

78 "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. Строки обозначаются обычными арабскими числами.

Каждому рабочему листу соответствует свой ярлычок, так на этом рисунке текущим является Листі. Таким образом, файл (электронная таблица) состоит не из одной таблицы, а из нескольких, каждая из которых может содержать свои данные, обладать своей структурой, связями, графическими и другими объектами. Окно Excel (рис. 6.2) содержит много стандартных элементов графической ОС Windows, включая строку меню, позволяющую задавать команды, строку состояния для вывода информации о текущей работе и панель инструментов, состоящую из кнопок и раскрывающихся списков, с помощью которых легко задавать разнообразные команды.

На пересечении столбца и строки находится ячейка. Каждая ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из буквы столбца (в обычном режиме) и номера строки (например "А1"). Адрес ячейки (ссылка на ячейку) используется в расчётах (и не только) для того, чтобы "достать" данные из этой ячейки, и использовать в формуле.

Только одна из ячеек листа в текущий момент времени является активной. Вокруг активной ячейки видна жирная чёрная рамка с квадратиком в нижнем правом углу (маркером автозаполнения) - Рис. 6.1.

В то же время в окне Excel размещается несколько элементов, присущих только ей.

Строка формул. Когда вы вводите информацию в ячейку, она одновременно появляется в строке формул, где высвечиваются и координаты ячейки.

Окно рабочей книги. Каждый файл Excel представляет собой рабочую книгу с листами. Одновременно вы можете открыть несколько книг — каждую в своем окне.

Заголовки столбцов. Столбцы обозначаются буквами, расположенными вдоль верхней их части.

Заголовки строк. Строки различаются номерами, расположенными в левой их части, образуя столбец заголовков строк.

Табличный курсор. Этот контур выделяет активную ячейку, с которой вы работаете.

Заголовки столбцов

Табличный курсор

Заголовки строк Строка формул

Строка состояния

Рис. 6.1. Элементы окна Excel

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >